Teoria ograniczeń w dobie kryzysu

Ten kryzys przyniósł przewartościowanie tego co się naprawdę liczy. Teraz trzeba działać szybko i zdecydowanie. Metody ciągłej poprawy, które stosuje się w biznesie wydają się być nieodpowiednie, bo nie ma tu mowy o poprawie, ale o ratowaniu biznesu. Jedną z takich metod jest Teoria Ograniczeń (TOC).

Ktoś mógłby pomyśleć, że TOC (ang. Theory of Constraints) nie ma recepty na problem jak sobie radzić z obecną sytuacją.

Otóż ma. Teoria Ograniczeń to podejście systemowe. Oznacza to, że zajmuje się całym systemem, a nie jego wycinkiem. Skoro tak, to potrzebujemy zastosować podstawowe narzędzie TOC do skoncentrowania się na ograniczeniu. Obecnie ograniczeniem jest koronawirus. Jednak, jako że jest to całkowicie od nas niezależna przyczyna (w TOC nazywamy to „Faktem życia”) to musimy znaleźć takie ograniczenia, które ten „Fakt Życia” powoduje. Takimi ograniczeniami jest dla wielu firm brak możliwości sprzedaży w sklepach, dla innych brak możliwości produkcji, bo brak jest komponentów lub nawet popytu. Co w takim razie mogą zrobić?

Zobaczmy, jak działa proces POOGI (ang. Process of Ongoing Improvement), czyli proces ciągłego doskonalenia.
Proces ten ma pięć punktów:
1. Zidentyfikuj ograniczenie
2. Wyeksploatuj ograniczenie
3. Podporządkuj wszystko pod ograniczenie
4. Zainwestuj w organicznie
5. Wróć do pkt. 1 – nie pozwól, aby inercja stała się ograniczeniem.

Skoncentrujmy się na 2. punkcie: Co oznacza „wyeksploatowanie ograniczenia”?

Należy wykorzystać wszystkie możliwości, jakie mamy, aby ograniczenie cały czas pozwalało nam działać. W przypadku obecnej epidemii będzie to oznaczało znalezienie takich sposobów, żeby firma nadal działała.

Najpierw zastanówmy się czy nie możemy zmienić profilu produkcji, czy przenieść sprzedaży do Internetu. Są oczywiście branże, które tego nie mogą zrobić, np. turystyczna. Wtedy trzeba robić co się da, żeby firma przetrwała. Kiedy możemy znaleźć jakiś sposób na zmianę profilu firmy to bezwzględnie należy to zrobić. Nawet jeżeli nasza firma będzie działać nieefektywnie w tej nowej branży to i tak w obecnej sytuacji liczy się przepływ gotówki do firmy. Czy i ile zarabiamy to ma znacznie mniejsze znaczenie.

Eliyahu M. Goldratt (twórca TOC) powiedział: „Płynność finansowa jest nieważna, kiedy jest zapewniona. Kiedy jednak jej nie ma to nic innego nie jest ważne”. Być może to brak płynności jest ograniczeniem dla twojej firmy w tym czasie?

Kiedy jednak kryzys się skończy (mam nadzieję, że raczej szybciej niż później…) będzie potrzeba zwiększenia mocy produkcyjnych bardzo szybko. Z doświadczeń wielu firm wynika, iż zastosowanie TOC w produkcji potrafi bardzo szybko i bez dużych inwestycji, podnieść wydajność produkcji. Inne metody ciągłej poprawy działają zwykle znacznie wolniej.

W zeszłym roku miałem okazję prowadzić projekt, dzięki któremu udało się z zwiększyć zysk firmy o 37,5%. Co ciekawe wydajność na produkcji wzrosła o niecałe 10%. Ważniejsze okazało się takie sterowanie tym co było produkowane.

W jednym z projektów usprawniających przeanalizowaliśmy rentowność poszczególnych zamówień. Okazało się, że jest bardzo duża rozbieżność. Oktan (czyli szybkość generowania zysku przez wąskie gardło) dla najlepszych produktów był 27 razy większy niż dla najsłabszych. Oczywistym stało się, że przede wszystkim trzeba szukać klientów na najbardziej rentowne produkty

W pewnej drukarni według działu księgowości dwóch klientów przynosiło straty. Produkcja dla nich była nierentowana. Nawiasem mówiąc liczenie rentowności konkretnych klientów to błąd. Dlaczego? Rentowność (czyli liczenie, ile zysku coś przynosi) to miara globalna – dotyczy całej firmy, a nie poszczególnych produktów czy klientów.

Krótki przykład miary globalnej i miary lokalnej: Jeżeli moje IQ wnosi 100 i ważę 100 kg to ile wynosi IQ mojej lewej nogi, która waży 20 kg? Nie można określić IQ mojej nogi! IQ jest miarą całego człowieka (miara globalna), a waga może być miarą poszczególnych części człowieka (miara lokalna). Zysk jest miarą globalną!

Oktan, którego definicja jest powyżej jest miarą lokalną, dlatego możemy porównywać Oktan dla różnych produktów czy klientów. Dlatego drukarnia policzyła Oktan dla wszystkich swoich klientów. Dla tych dwóch, którzy wg. księgowości byli nierentowni, Oktan był jednym z najwyższych. Działania sprzedażowe i zwiększenie sprzedaży dla tych klientów przyniosło zwiększenie zysku. Dość powiedzieć, że w ciągu roku udało się zwiększyć rentowność z 3,4% do 10,3% (rentowność podawana w procentach oznacza, ile zysku firma generuje z przychodu).

Kluczowe jest, żeby zrozumieć, że nie wystarczy produkować w właściwy (wydajny) sposób. Trzeba przede wszystkim produkować rzeczy właściwe!
Dlaczego uważam, że w czasie kryzysu będzie konieczne poznanie metody usprawnienia produkcji, którą proponuję TOC. Jest to bowiem nie tylko sposób na poprawę efektywności produkcji (czyli produkowanie więcej w tym samym czasie), ale przede wszystkim sposób na produkowanie efektywniejszych produktów. Jeżeli twoja firma działa w branży usługowej to TOC również jest dla ciebie! To także sposób na bardziej efektywne świadczenie usług. Przykład?

Proszę bardzo! Hotel, który zamienił bar na salę konferencyjną. Otóż, Oktan baru (czyli ile bar był w stanie wygenerować zysku w godzinie jego używania, był znacznie mniejszy niż Oktan dla sali konferencyjnej. Na bar zostało wykorzystane miejsce w holu, obok recepcji. Spowodowało to, że bar ten mógł być otwarty 24h, bo poza godzinami szczytu, był obsługiwany przez recepcjonistę.

Dlatego zapraszam Cię na mój webinar niezależnie, czy twoja firma coś produkuje, czy świadczy usługi.
Szczegóły już wkrótce!