Lean gamification, czyli doskonalenie organizacji z wykorzystaniem elementów gier

Czy zastanawialiście się kiedyś, dlaczego gry i zabawy sprawiają nam zwykle więcej przyjemności niż praca? Dlaczego rozgrywając partię w swoją ulubioną grę planszową lub wideo, czujemy często większe zaangażowanie niż podczas realizowania obowiązków służbowych? W końcu, czy możliwe jest przeniesienie radości, którą odczuwamy podczas zabawy, na nasze środowisko biznesowe?

Powyższe pytania zadają sobie tysiące kierowników i menadżerów, dla których znalezienie recepty na znaczące i trwałe podniesienia zaangażowania swoich pracowników, jest jak poszukiwanie Świętego Graala. Książki, czasopisma, portale zajmujące się tematyką zarządzania bez przerwy podkreślają znaczenie zmotywowanej kadry dla osiągnięcia sukcesu przedsiębiorstwa, a podążające za tymi trendami firmy, na stałe wprowadzają ocenę satysfakcji pracowników do listy swoich najbardziej istotnych wskaźników. Organizacje gonią w ten sposób za ulotnym i trudnym do realizacji celem – osiągnięciem doskonałych wyników biznesowych, przy jednoczesnym zadowoleniu kadry pracowniczej.

Na przestrzeni lat powstało sporo koncepcji zarządczych, dążących do realizacji obu tych ambicji, jednak ich połączenie ciągle stanowi nie lada wyzwanie. Wiele przedsiębiorstw, które w teorii promują kulturę ciągłego doskonalenia, w rzeczywistości nie potrafi stworzyć angażujących warunków pracy, a co dopiero zachęcić pracowników do usprawniania swoich procesów.

Zjawisko to potwierdzają badania, wskazujące, że aż 40% osób w wieku 18-24 lata i 44% w wieku 24-34 lata odczuwa znużenie bieżącymi zadaniami w miejscu pracy. Widoczna jest również niska motywacja do działań proaktywnych, jak np. zgłaszanie pomysłów doskonalących, których, wg. badań z 2021 roku, dokonuje jedynie 29,2% pracowników.

Odpowiedzią na te wyzwania, może być nowa, nabierająca szybkiej popularności idea o nazwie lean gamification. Stanowi ona połączenie dwóch, wiodących obecnie koncepcji zarządzania:

• lean management (pol. szczupłe zarządzanie) –  wywodzącej się z Systemu Produkcyjnego Toyoty filozofii zarządzania, dążącej do maksymalizacji wartości dodanej dla klienta, przy jednoczesnej minimalizacji marnotrawst z procesów;

oraz

• gamification (pol. grywalizacja) – polagającej na na stosowaniu elementów i mechanizmów znanych z gier, dla zwiększenia zaangażowania ludzi w środowisku niezwiązanym z grami.

Ich synteza, czyli lean gamification, to koncepcja polegająca na na wykorzystaniu technik i elementów gier do wsparcia stosowania zasad szczupłego zarządzania oraz budowania kultury ciągłego doskonalenia w organizacjach.

Jednak czy wdrażanie elementów gier do praktyki zarządzania organizacjami może być skuteczne?

W końcu grywalizacja, od lat kojarzy się bardziej z takimi obszarami jak sprzedaż, marketing czy edukacja, gdzie kierowana jest najczęściej do klientów a nie samych pracowników przedsiębiorstw.  Badania wskazują, że jak najbardziej!

Według ankiety przeprowadzonej przez portal TalentLMS z 2019 roku, aż 89% amerykańskich pracowników stwierdziło, że wprowadzone w pracy elementy gier sprawiają, że czują się bardziej produktywni, natomiast 87% powiedziało, że są dzięki nim bardziej zaangażowani w swoje zadania. Dodatkowo, 88% badanych respondentów potwierdziło, że wykorzystanie grywalizacji w pracy powoduje, że czują się po prostu szczęśliwsi.

Wyniki te mogą okazać się zaskakujące dla osób z konserwatywnymi poglądami, dla których wprowadzanie elementów gier do swoich codziennych obowiązków, wydawać się może niestosowne. W tradycyjnym środowisku biznesowym, przyzwyczajeni jesteśmy w końcu do jednoznacznego rozdzielenia rozrywki od zadań służbowych. Wszystko wskazuje jednak na to, że wraz ze zmianami pokoleniowymi na rynku pracy, zmieniać się będą również nawyki i zwyczaje obowiązujące w biurze czy na hali produkcyjnej.

Posługując się danymi ze Stanów Zjednoczonych, które mogą być reprezentatywne dla większości krajów rozwiniętych, 70% osób poniżej 18 roku życia regularnie gra w gry wideo, natomiast aż 74% nauczycieli wspiera się cyfrowymi elementami gier podczas prowadzenia zajęć w szkołach. Dzisiejsza młodzież przyzwyczajona jest więc do grywalizacji wkomponowanej w ich codzienne aktywności i istnieje spore prawdopodobieństwo, że nawyk ten przeniesiony zostanie na ich dorosłe życie zawodowe

Wpisując się we wskazane powyżej trendy i potrzeby, koncepcja lean gamification, stanowi zatem wzbogacenie tradycyjnego zestawu metod i technik zarządczych, adresując „miękkie” problemy organizacyjne, związane z niską motywacją pracowników. Dzięki wkomponowaniu mechanizmów i elementów gier w istniejące programy i procesy organizacyjne, rozwiązanie to tworzy w firmie warunki podnoszące autonomię, nadające większą celowość, czy po prostu sprawiające większą przyjemność z pracy. Stąd też, grywalizacja powinna znaleźć się w „przyborniku” każdej organizacji pracującej w duchu lean management.

Dla osiągnięcia najlepszych efektów, lean gamification, stosowane powinno być w ustandaryzowany sposób, opisany modelem POMPA. Model ten przedstawia jasną i uporządkowaną ścieżkę postępowania, umożliwiającą właściwe zdefiniowanie problemów i odbiorców grywalizacji, zaprojektowanie adekwatnych mechanik, przeprowadzenie pilotażu oraz wyciąganie istotnych informacji zwrotnych.

1. Problem – jednoznaczne zdefiniowanie problemu oraz celu biznesowego
2. Odbiorcy – zidentyfikowanie odbiorców rozwiązania lean gamification oraz ich najważniejszych potrzeb
3. Mechanika – zaprojektowanie koncepcji rozwiązania lean gamification, składającego się z elementów emocji, narracji i zasad
4. Pilotaż – pilotażowe wdrożenie rozwiązania lean gamification
5. Aktualizacja – wyciągnięcie wniosków z pilotażu oraz dokonanie aktualizacji

Osoby dobrze zaznajomione z koncepcją lean management, szybko dostrzegą podobieństwo modelu POMPA z cyklem PDCA, będącym fundamentem dla większości metod ciągłego doskonalenia i rozwiązywania problemów.

Podobieństwo to nie jest przypadkowe i wręcz zamierzone. Uznać można, że model POMPA stanowi wersję cyklu PDCA, dopasowaną do potrzeb doskonalenia procesów z wykorzystaniem grywalizacji.

Do przykładowych, praktycznych zastosowań lean gamification zaliczyć można:

Systemy sugestii pracowniczych

Dzięki zastosowaniu grywalizacji w firmowych systemach sugestii, pracownicy odczuwają większą motywację do zgłaszania i wdrażania pomysłów doskonalących. Wykorzystane elementy gier, dopasowane mogą być do różnych typów pracowników, zapewniając im możliwość rywalizacji, współpracy, zdobywania kolejnych poziomów czy tworzenia własnych, innowacyjnych rozwiązań. Dzięki temu, właściwe wdrożenie lean gamification stwarza warunki wspierające kreatywność i zachęcające do większej proaktywności kadry.

Przykład: Program pomysłów pracowniczych w formie gry planszowej

Proces przyjęcia nowych pracowników (onboarding)

Grywalizacja stanowić może istotne wsparcie w doskonaleniu programów przyjęcia nowych pracowników. Tradycyjny proces onboardingu, który polega na wysłuchaniu wielokrotnych i monotonnych prezentacji na temat, postrzegany jest często jako mało atrakcyjny i przede wszystkim – nieskuteczny.

Zamiast tego, proces ten zorganizowany może być w formie gry, podczas której nowi pracownicy zapoznają się ze specyfiką firmy, zdobywają nowe kontakty, rozwiązują zagadki, świetnie się przy tym bawiąc. Rozwiązanie to stosowane może być nie tylko w odniesieniu do nowych pracowników, ale także dla integracji obecnej kadry.

Przykład: Proces przyjęcia w formie gry miejskiej, realizowanej wewnątrz firmy

Programy szkoleniowe i rozwijania kompetencji

Elementy gier z powodzeniem mogą być wykorzystywane w celu zwiększenia zaangażowaniu odbiorców do podnoszenia swoich kompetencji. Podobnie jak w grach typu RPG (ang. Role-Playing Games), każdy pracownik posiadać może własny profil gracza, dążąc do zdobywania kolejnych odznak, punktów, artefaktów, podnosząc w ten sposób poziom swojej wiedzy i doświadczenia. Analogicznie jak we wcześniej omawianych rozwiązaniach, wkomponowane w program elementy gier dostosowane mogą być do potrzeb różnych graczy, zachęcając do rywalizacji lub współpracy ze sobą.

Przykład: Program rozwijania kompetencji lean management

Powyższe, stanowią jedynie przykładowe obszary zastosowania lean gamification, której potencjał ogranicza jedynie nasza kreatywność i pomysłowość.

Jeśli widzicie potencjał zastosowania tej koncepcji w swoich organizacjach, lub chcielibyście dowiedzieć się o niej więcej, serdecznie zapraszam do kontaktu!