Dlaczego zarządzanie wizualne nie działa? 

Dla osób zajmujących się lean management zarządzanie wizualne jest bardzo dobrze znaną techniką. Często z niej korzystając, choćby jadąc do pracy przejeżdżamy przez skrzyżowania ze światłami, które przekazują nam ważne informacje „jedź” lub „stój”.  Kilka lat temu lecąc do Japonii zastanawiałem się czy to jest technika wymyślona przez Toyotę, czy może jest szerzej znana w Japonii. Pierwsze potwierdzenia tej ostatniej hipotezy zobaczyłem na lotnisku, a kolejne zastosowania zarządzania wizualnego znajdowałem podczas zwiedzania Kraju Kwitnącej Wiśni na ulicach jak i w fabrykach. Tak więc dostałem potwierdzenie, że to jest technika szeroko stosowana przez Japończyków.

Jakie formy przybiera zarządzanie wizualne w naszych firmach?

Są to wszystkie linie na podłogach, kolorowe sygnalizatory, wyświetlacze, lampy na maszynach zwane andony, a po polsku „kogutami”, które informują czy maszyna pracuje, czy stoi, czy jest w trybie awarii, a także tablice do odpraw. Tak więc zarządzanie wizualne to jest zbiór różnych technik, które wykorzystują bodźce wizualne, światło i kolory, tak aby przekazać nam ważne informacje w krótkim czasie.

Odpowiadając na pytanie postawione w tytule skupię się na jednej technice z zakresu zarządzania wizualnego, która jest stosowana w różnego typu firmach i produkcyjnych i usługowych, a mianowicie na tablicach do odpraw.

W wielu firmach zespoły robocze spotykają się i uzgadniają: na początku dnia – plan pracy na dany dzień, lub w trakcie dnia monitorują postęp pracy, lub też na zakończenie dnia sprawdzają jakie są efekty ich pracy, czy wszystkie zadania udało się zrealizować.

Natomiast z moich wizyt w firmach nie liczne zespoły spotykają się przy tablicach, a tym bardziej nie wykorzystują ich do sprawnego prowadzenia spotkań. W firmach gdzie takie tablice można zobaczyć noszą one różne nazwy: często po angielsku meeting’s board, dashboard, tablica odpraw, i wiele innych, bo naprawdę z bardzo wieloma nazwami ich się już spotkałem.

Zwiedzając jakąkolwiek fabrykę Toyoty widzimy bardzo wiele takich tablic, można powiedzieć nawet, że produkcja jest obstawiona różnymi tablicami, bo jest ich tak dużo. Ale wracając do tablicy odpraw  zespołów, to one się przy nich spotykają każdego dnia i korzystając z informacji, które są nich umieszczone np. plan pracy, rodzaj zadań, przydział pracy, cele do realizacji, ale też problemy, które się pojawią w trakcie pracy i ich rozwiązywania, a także informacje administracyjne niezbędne do zarządzania całym zespołem.

Widząc potencjał usprawnienia komunikacji w zespole firmy, decydują się na wdrożenie tej techniki lean management wraz z odprawami oczywiście. Często to polega na zakupie i postawieniu lub zamontowaniu na ścianie tablic i…  I po chwili przychodzi zdziwienie, dlaczego zespół nie korzysta z tych tablic? Dlaczego tablice jak to mówimy w leanowym slangu „zarastają chwastami”, czyli informacje na nich są nieaktualne, bo nie są aktualizowane na bieżąco, a z czasem pokrywają się nawet kurzem.

Przyczyn, tego że zespół nie używa tablicy podczas swoich odpraw nie zapisuje na niej informacji, a także nie korzysta z tych informacji może być wiele. Z mojego doświadczenia wynika to z kilku powodów.

Zaczynając od bardzo prozaicznego powodu a mianowicie kwestii umiejscowienia tej tablicy, czy tablica jest łatwo dostępna, czy zespół może się wokół niej zgromadzić, tak żeby każdy ją widział. Czy jest w takim miejscu, gdzie ją widać też ze stanowisk pracowników, bo jeżeli tablica jest powieszona na ścianie daleko np. na końcu hali, to nie dziwmy się, że zespół nie będzie z niej korzystał.

Kolejną przyczyną niekorzystania z tablic do odpraw jest kwestia zawartości informacji na niej się znajdujące. Jakie informacje są tam umiejscowione, czy to są informacje, które są ważne dla codziennej pracy zespołu, czy też to są bardziej ogólne informacje o firmie czy procesie, takie które często można spotkać na tablicach informujących dla zwiedzających zakład.

Kolejną ważną kwestią jest kto umieszcza te informacje, kto jest za to odpowiedzialny. Bo bardzo często zdarza się tak, że podczas wdrażania tablic do odpraw jest wyznaczona jedna osoba, która tablice przygotowuje, ustala ich miejsce, montuje, a później mówi zespołowi „Drogi zespole masz tablicę i używaj jej”. A zespół który nie uczestniczył w jej w tworzeniu, a przynajmniej nie został przeszkolony jak używać, co zapisywać, czego nie zapisywać, kto i kiedy może zapisywać, kto jest odpowiedzialny za uzupełnianie danych oraz częstotliwość ich aktualizowania. Te rzeczy wydają to się na tyle oczywiste, że właśnie często się pomija ten etap przeszkolenia zespołów, a w szczególności osoby która ma prowadzić te spotkania z wykorzystaniem tablicy czyli brygadzistów i kierowników.

Następnym powodem dlaczego zespoły nie korzystają z tablic, nawet jeśli mają przy swoim obszarze roboczym zamontowaną takową, bo oni nie uczestniczyli w jej powstawaniu, w jej tworzeniu, a to powoduje, że czują że to jest jakiś twór przez kogoś narzucony, postawiony lub przykręcony i nie czują się z nim związani, a także nie rozumieją go, więc mówią sobie „Nie jest to moje, to po co będę się tym interesował.” I powstaje taka obojętność i emocjonalny chłód w stosunku do tej tablicy.

Ważna jest też intencja wdrażania tablic – dla kogo one są: czy dla zespołu czy dla odwiedzających firmę. Oczywiście mogą być tablice informacyjne tylko dla osób wizytujących fabrykę. Natomiast główną intencją wdrażania tablic do dopraw jest ułatwienie komunikacji i współpracy w zespole. Bo często pojawia wątek, który często się zdarza w firmach, gdzie właśnie zespoły tworzą swoje tablice, pojawia się hasło ujednolicenia ich, albo żeby to były bardziej estetyczne, a powodem tego hasła jest planowana wizytacja. I nagle przed wizytacją następuje „malowanie” tych tablic, tak by ładnie wyglądały, szczególnie jeśli chodzi o wyniki, żeby nie było tam czerwonych wyników tylko same zielone, czyli klasyczne „malowanie trawy na zielono”. Takie podejście bardzo mocno zniechęca ludzi do korzystania z tablic, bo widzą że one służą innym celom, a nie samemu zespołowi, A w obecnych czasach pracownicy bardzo zwracają uwagę na autentyczność i szczerość w działaniach.

Kolejnym powodem, który powoduje że tablice nie działają, to spotkane przeze mnie w kilku firmach zafascynowanie cyfryzacją wszystkiego, a które objawia się w tym, że szefostwo chce żeby wszystkie informacje były na telewizorach czy wyświetlaczach, a nie na meeting boardach, a jako, że rzadko się zdarza żeby te krany były interaktywne, bo tu pojawia się kwestia kosztów, powoduje to, że komunikacja jest tylko w jedną stronę, tak więc szybko zespoły przestają z nich korzystać.

Drugi powód, który był już zgłaszany przed covidem, natomiast pandemia bardzo mocno na to wpłynęła szczególnie w firmach biurowych, mianowicie że pracownicy pracują zdalnie, pracują z domów, a więc już fizycznie nie siedzą ze sobą razem w biurze, tylko współpracują online, więc tablice takie przy zespole straciły rację bytu. Bo jeżeli pracownik pojawi się raz w tygodniu w biurze jest sam jeden, to aby zrobił sobie odprawę przy tablicy, to trochę nie ma sensu. Niektóre firmy chcąc zachować tablice przerzuciły ją do cyfrowych programów, tak żeby w trakcie odprawy online’owej  bazować na informacjach tam umieszczonych.

Kolejnym powodem który powoduje że zespół z czasem przestaje korzystać z tablic, to jest brak zainteresowania wyższych przełożonych, kierowników, managerów, czy odprawy się dzieją, jak są prowadzone, co jest na nich przekazywane i właśnie – co jest zapisywane na tablicach. Bo brak takiego zainteresowania powoduje świadomość wśród brygadzisty całego zespołu, że to jest mało istotne, więc to nie ma sensu zapisywać coś na tej tablicy. Tak więc zdarza się, że jeżeli nie ma zainteresowania z wyższego szczebla zarządzania to tablice z czasem „umierają”.

To że jest wiele powodów, tego że tablice nie do odpraw nie działają, to nie znaczy, że to jest zła wiadomość dzisiejszego dnia. To jest bardzo dobra wiadomość dzisiejszego dnia, bo dzięki temu wiemy, co należy zrobić, albo zmienić, aby te tablice nie tylko zawisły na ścianach naszych firm, ale też by były aktywnie wykorzystane przez zespoły do prowadzenia odpraw, usprawniły sposób ich prowadzenia, a przez to cały zespół, żeby lepiej i szybciej się komunikował, a przez to coraz lepiej i skutecznie współpracował, na czym skorzystają on sam oraz cała firma.

Tak więc warto, tak jak przy każdej innej technice leanowej, przyłożyć się, aby dobrze ją wdrożyć. Bo to nie jest kwestia, że tablice czy zarządzanie wizualne, czy szerzej lean management nie działa – to jest tylko kwestia jak je wdrażamy. Bo techniki lean są proste, a tajemnica sukcesu tkwi w tym, jak je wdrażamy.  Tak więc kończąc, życzę uważnego i skutecznego wdrażania tablic do odpraw. Jak również zachęcam do wzięcia udziału w wyjeździe benchmarkingowym do Toyoty, gdzie na własne oczy będzie można zobaczyć, jak dużo tablic jest w fabryce w Wałbrzychu oraz dowiedzieć się od pracowników, jak z nich korzystają. Zapraszam.