Sześć sposobów na optymalizację kosztów w Twoim magazynie

Każde przedsiębiorstwo dąży do maksymalizacji zysków poprzez zwiększenie sprzedaży oraz optymalizację kosztów. W dzisiejszych czasach każdy dział ma szukać oszczędności. Problem ten nie omija również firm z rozbudowanymi halami magazynowymi. Magazyny są jednymi z najbardziej kosztochłonnych działów. Wymagają drogich rozwiązań, które ułatwią zarządzanie ruchem towarów czy wykorzystaniem przestrzeni. Jak więc zoptymalizować koszty działania magazynu?

Każdy magazyn ma swoją specyfikę. Oczywiście, inaczej podejdzie się do kwestii optymalizacji kosztów dla magazynu nowo projektowanego, a inaczej dla już funkcjonującego. Jednak nie zmienia to faktu, że niezależnie od rodzaju magazynu koszty są ukryte w wielu miejscach i często trudno je wyodrębnić z całości oraz przyporządkować do wybranej kategorii. A to stanowi jedną z głównych trudności optymalizacji kosztów magazynu.

Jakie zatem są główne koszty generowane przez magazyn? Jest ich wiele, a wymienione w artykule stanowią jedynie część wszystkich:
utrzymanie magazynu – przeglądy techniczne budynków, utrzymanie i konserwacja obiektów technicznych, dróg wewnętrznych i placów manewrowych, zakup wyposażenia statycznego magazynu (m.in. regały, palety, owijarki, odbojnice, słupy ochronne itp.), zakup wyposażenia ruchomego magazynu (środki transportu);
serwis – utrzymanie sprawności urządzeń ochronnych, przeglądy i naprawy regałów, serwis środków transportu, oświetlenie magazynu, odnawianie oznakowania w magazynie;
media – koszty energii pochłanianej przez środki transportu w postaci energii elektrycznej i/lub gazu;
wymiana sprzętu – wymiana zużytego wyposażenia, zakup materiałów eksploatacyjnych do urządzeń;
płace – pensje, podatki, ubezpieczenia;
straty – pokrycie strat finansowych w majątku trwałym i obrotowym, nieodpowiednie wykorzystywanie urządzeń;
inne – wysoki stan zapasów, zbędne procesy logistyczne.

Kosztów jest tak wiele, że pomysł na ich obniżenie może się wydawać nierealny. Jest to jednak możliwe i to bez uszczerbku na jakości wykorzystywanych materiałów eksploatacyjnych czy zagrożenia dla bezpieczeństwa pracy. Istnieje bowiem kilka efektywnych sposobów optymalizacji. Oto one.

Produkty poprawiające bezpieczeństwo i wspierające utrzymanie ruchu
Przypadków zawalonych regałów z towarem jest wiele. Straty mogą być liczone nawet w milionach złotych! Jeśli chodzi o zabezpieczenie regałów, to przepisy stanowią, że przedsiębiorcy mają obowiązek umieszczania osłon na słupach narożnych.

W Polsce, ze względu na niski koszt zakupu, wciąż bardzo popularne są osłony stalowe. Jednak coraz więcej dobrze zarządzanych i rozwijających się firm inwestuje w odbojnice i bariery z tworzyw sztucznych, które są już europejskim standardem. Szefowie magazynów często patrzą wyłącznie na cenę jednostkową. Cena samego produktu ze stali jest zazwyczaj niższa. Jednak do niej dochodzą koszty kotew oraz montażu. Należy wziąć również pod uwagę to, że w większości wypadków stalowe produkty mają dużo niższą ochronę (30–40 cm wysokości) w porównaniu z tymi wykonanymi z tworzyw (40–60–80 cm wysokości).

Gdy popatrzy się na kwestię zabezpieczeń regałów w szerszym aspekcie, to okaże się, że odbojnice z tworzyw sztucznych są rozwiązaniem znacząco tańszym. Przede wszystkim nie niszczą tak drogiej w naprawie posadzki, a przez swoją elastyczną konstrukcję skuteczniej i dłużej chronią w wypadku uderzenia wózkiem.

Produktów z tworzyw sztucznych poprawiających bezpieczeństwo w magazynie – jak można się przekonać, przeglądając ofertę Anter System – jest wiele. Są wśród nich różnego rodzaju bariery, słupy czy profile ochronne, które mają różne zastosowania, ale przede wszystkim ich zadaniem jest ochraniać miejsca potencjalnie zagrożone wypadkiem i zderzeniem z wózkiem widłowym. Zakup profesjonalnych produktów pozwala na osiągnięcie znaczących oszczędności: od uniknięcia zawalenia się regałów aż po zapobieżenie wypadkowi pracownika.

Optymalizacja czasu pracy
Planowanie zasobów ludzkich przedsiębiorstwa jest bardzo ważne. Analizę efektywności pracowników należy przeprowadzać na bieżąco. Na miejscu pracy powinna się znajdować optymalna ich liczba – niezbędna do realizacji wszystkich zadań. Co jednak zrobić w wypadku wysokiej zmienności zamówień? Warto rozważyć, czy firma poniesie mniejsze koszty, gdy zatrudni na stałe dodatkowego magazyniera, czy gdy wynajmie pracownika tymczasowego. W zależności od regionu oraz sezonu koszty zatrudnienia będą się zmieniać i być może stały pracownik okaże się dla danego przedsiębiorstwa rozwiązaniem tańszym od pracownika czasowego.

Obniżenie rachunków za energię elektryczną
Koszty prądu w magazynach są znaczące. Wie o tym każdy kierownik. Można je jednak obniżyć, negocjując indywidualną stawkę z dostawcą energii. Warto rozmawiać nie tylko z dominującymi podmiotami, lecz także z mniejszymi dostawcami energii elektrycznej. Często ci mniejsi mają konkurencyjne oferty gwarantujące np. stałą cenę prądu na kilka lat. Gwarancja taka daje pewność, że koszty energii nie wzrosną, nawet gdy dojdzie do zmiany przepisów w prawie energetycznym.

Zarządzanie paletami
Używanie przez magazyn drewnianych palet jest dla każdego przedsiębiorstwa kosztowne. Nie chodzi wyłącznie o ich zakup czy magazynowanie, lecz także o koszty transportu. Drewniane, ciężkie i wysokie palety można zastąpić tekturowymi, które przez to, że mogą być niższe, pozwalają załadować do samochodu ciężarowego więcej towaru. Dodatkowo są one lżejsze, co nie jest bez znaczenia dla kosztów paliwa. Koszty transportu spadają również z jeszcze jednego powodu. Papierowe palety są biodegradowalne i można je zostawić u klienta wraz z towarem. Zaleta tego rozwiązania jest taka, że zamiast wracać samochodem załadowanym wyłącznie paletami bez towaru, przed wysłaniem w drogę powrotną można go ponownie zatowarować.

System identyfikacji pozycji magazynowej
Im większy magazyn, tym trudniejsze jest znalezienie w nim np. małych partii produktów. Ważne jest, by pracownicy magazynu mieli możliwość natychmiastowego namierzenia poszczególnych produktów, a także identyfikacji poszczególnych pozycji. System automatycznej identyfikacji pozycji ułatwia pracę, jednak jest również wymagający – należy pamiętać o dokładnym wprowadzeniu produktu do systemu przy jego przyjęciu oraz o informowaniu o każdym jego późniejszym ruchu. Za pomocą tego systemu można w pełni automatycznie optymalizować alokację obiektów na regałach, co powoduje znaczące oszczędności w wykorzystaniu powierzchni magazynowej, a także czasu.

Nowoczesny system IT
Każdy nieplanowany przestój linii produkcyjnej generuje ogromne straty dla przedsiębiorstwa. Kosztochłonne są również zbyt wysokie stany zapasów (znaczące koszty magazynowania) oraz braki w magazynie. Dbanie o stany magazynowe jest ważne, gdyż umowy z kontrahentami obejmują wysokie kary za nieterminowe dostawy towarów. Można jednak nad tym zapanować, zlecając specjalistycznej firmie IT stworzenie dedykowanego systemu informatycznego, który będzie informował szefów działów (np. magazynu, zaopatrzenia) o brakach lub o stanach magazynowych. System taki może w znaczący sposób usprawnić pracę całego przedsiębiorstwa.

Praktyka pokazuje, że w zarządzaniu magazynem można zastosować koncepcję lean management. Bez wątpienia jednak ograniczenie kosztów magazynu zależne jest od kierownika magazynu. Może on dbać o poziom kosztów generowanych przez magazyn lub przeciwnie. Niezależnie od jakości systemów wykorzystywanych w magazynie najwięcej błędów popełnianych jest właśnie przez człowieka.