Outsourcing procesów produkcyjnych – rozwiązanie wspierające innowacyjność przedsiębiorstw czy remedium na brak pracowników?
Fot. Trenkwalder

Outsourcing procesów produkcyjnych – rozwiązanie wspierające innowacyjność przedsiębiorstw czy remedium na brak pracowników?

31/01/2020

Polska jest europejskim liderem w obszarze nowoczesnych usług dla biznesu. Realizujemy z dużym sukcesem outsourcing usług IT, finansowo-księgowych, call centre, obsługi klienta i HR. Jakie jeszcze procesy można oddać zewnętrznemu usługodawcy, aby podnieść elastyczność i efektywność firmy?

SERYJNA PERSONALIZACJA WYMUSZA ELASTYCZNOŚĆ
Popularnym rozwiązaniem w przemyśle staje się outsourcing procesów produkcyjnych. Zmiany w sposobie zarządzania firmą wymusza sam rynek – świat zmierza do seryjnej produkcji rzeczy na zamówienie, seryjnej personalizacji. To dodatkowo zwiększa potrzebę elastyczności produkcji, a co za tym idzie elastyczności w dostarczaniu pracowników i organizacji ich pracy. Obsadzenie całej załogi własnymi pracownikami etatowymi zniwelowałoby całkowicie elastyczność na wahania wielkości produkcji.

Rozwiązaniem jest praca tymczasowa, ale trzeba pamiętać o jej ograniczeniach – agencja rekrutacji odpowiada tylko za dostarczenie pracownika. W przypadku outsourcingu procesów, agencja dodatkowo przejmuje na siebie planowanie, nadzór i koordynację pracy tego pracownika, realizację procesu, terminowość, naprawę usterek oraz odpowiedzialności za ewentualne reklamacje.

– Obserwujemy wzrost zainteresowania usługą outsourcingu produkcji ze strony naszych klientów. To zrozumiałe, bo firmy produkcyjne, które stawiają na innowacyjność, chcą pozbyć się obciążających je procesów wymagających ciągłej kontroli i przekazać zewnętrznemu usługodawcy zarządzanie całymi procesami produkcyjnymi, począwszy od wydania części z magazynu, a skończywszy na odbiorze wyrobów gotowych. – mówi Wojciech Ratajczyk, CEO Trenkwalder w Polsce, agencji pracy i firmy outsourcingowej.

JAKIE KORZYŚCI DAJE OUTSOURCING PRODUKCJI?
Outsourcing to narzędzie, które służy nie tylko do poprawy elastyczności firmy, ale przede wszystkim do wprowadzania zmian biznesowych. Przekazując partnerowi wszystkie ryzyka związane z produkcją, zdejmujemy sobie „problem z głowy” i możemy skupić się na głównym obszarze działalności firmy.

Co tak naprawdę daje outsourcing?

Oszczędność czasu i uwolnienie własnych zasobów
Agencja przejmuje od firmy odpowiedzialność za cały proces produkcyjny, magazynowania, dystrybucji, procesy biurowe, procesy inwentaryzacji, za planowanie realizacji usługi, m.in. za ustalenie liczby pracowników, norm produkcyjnych, liczby koordynatorów, harmonogramu zatrudnienia i rekrutacji i za raportowanie. Firma odpowiada natomiast za opracowanie procesów technologicznych.

Zapewnienie zasobów ludzkich i ciągłości produkcji
Zatrudniając firmę outsourcingową nie musimy się martwić o to, jak pozyskać pracowników z rynku i jak ich utrzymać, ani o to, jak nimi zarządzać w przypadku wahań koniunktury i zmiennych zamówień. To firma outsourcingowa ponosi odpowiedzialność za rekrutację, zatrudnienie i rozliczanie pracowników zgodnie z kodeksem pracy oraz za zarządzanie ich czasem pracy. W gestii agencji leży też legalizacja pobytów i pracy obcokrajowców, badania lekarskie, szkolenie BHP i dostarczenie odzieży roboczej, szkolenie pracy i motywacja.

Optymalizacja wydzielonego procesu
Agencja odpowiada również za realizację optymalnych wskaźników efektywnościowych, ilościowych i jakościowych. Ustalenie akordowego rozliczenia daje możliwość długofalowego planowania kosztów (stała stawka bez dodatkowych kosztów nadgodzin, przestojów itp.). Optymalizacja procesu jest także opłacalna dla firmy outsourcingowej, a więc jej cel będzie spójny z celem firmy – uzyskanie jak najlepszego efektu biznesowego. W optymalnym modelu współpracy, agencja będzie dzielić się swoim doświadczeniem z firmą i wspólnie szukać rozwiązań optymalizujących.

Transparentność produktywności i efektywności wydzielonego obszaru działalności
Firma rozlicza się z agencją na podstawie faktury kosztowej, za wykonaną usługę, np.: liczbę wyprodukowanych wyrobów, liczbę zmagazynowanych lub przygotowanych do wysyłki paczek, pozyskanych pozwoleń na pracę dla obcokrajowców lub zinwentaryzowanych produktów, po pozytywnie zamkniętym procesie inwentaryzacji.

JAK BEZPIECZNIE PRZEKAZAĆ PRODUKCJĘ ZEWNĘTRZNEMU DOSTAWCY?
W dużym uproszczeniu, outsourcing procesów produkcji można porównać do zlecenia wykonania X sztuk produktu w cenie Y firmie outsourcingowej, której narzucimy szereg obostrzeń i dodatkowo będziemy patrzeć na ręce. Ale outsourcing to coś więcej. Firma outsourcingowa staje się zarazem partnerem biznesowym dla firmy produkcyjnej. Z tego względu warto rozpocząć współpracę z agencją, która ma już doświadczenie w tej usłudze, know how i odpowiednią wiedzę merytoryczną.

Rzetelny partner outsourcingowy, przed przedstawieniem oferty współpracy, powinien zaproponować przeprowadzenie audytu u klienta. Planowanie procesu produkcyjnego, często opiera się na audycie optymalizacyjnym, który wyznacza prostą drogę do uzyskania oczekiwanych wyników i minimalizacji ryzyka.

Ważne jest, aby firma udostępniła agencji kompletne i prawdziwe dane, bo na ich podstawie ustalane są później procesy związane z zarządzaniem linią produkcyjną i wdrażane zaproponowane po audycie rozwiązania, które mają przynieść optymalizację procesu produkcji. Jeśli wiemy, że coś jest skomplikowane w procesie produkcyjnym i wymaga użycia kluczowych kompetencji, to musimy o tym powiedzieć agencji, albo tak przebudować ten proces, by np. te kluczowe kompetencje zostawały po naszej stronie, jako odpowiadającego za produkt, a nie generowały ryzyka po stronie tego, kto proces biznesowy po nas przejmuje.

Przy outsourcingu procesów, firmy mogą się oczywiście obawiać, że utracą kontrolę, spadnie jakość czy też będą problemy z terminami realizacji usług. To nieuzasadnione obawy, bo usługa outsourcingu produkcji jest realizowana zgodnie z instrukcjami i procesami technologicznymi klienta, a firma ma możliwość stałego monitoringu poprawności i wydajności. Często, oprócz bieżącej kontroli, firmy decydują się także na wyrywkowe kontrole jakościowe. Można też umówić się na stałą kooperację własnego działu kontroli jakości, który będzie nadzorował działania podwykonawcy i ściśle współpracował z koordynatorem projektu ze strony firmy outsourcingowej.

Zwykle też park maszynowy i jego utrzymanie techniczne pozostaje w gestii klienta. Dzięki temu ma on stały nadzór nad stanem technicznym maszyn, co przekłada się na jakość wykonywanej usługi przez podwykonawcę.

Jeśli obawiamy się przekazania agencji od razu całego procesu produkcji, to rozwiązaniem będzie rozpoczęcie współpracy od przekazania wydzielonego obszaru, np. nadzoru nad jedną z wielu linii produkcyjnych, pakowania wyrobów, konfekcjonowania czy kompletowania wysyłek. Daje to możliwość porównania efektywności i sprawdzenia czy nasz model outsourcingowy działa. Jeśli współpraca będzie się układać, można włączyć kolejne obszary.

Jeden z klientów, producent sprzętu RTV, dla którego świadczyliśmy dotychczas usługi pracy tymczasowej, zwrócił się do nas z propozycją przejęcia jednej z linii produkcyjnych. Firma, chciała skupić się rozwoju sprzedaży i innych celach strategicznych, a zdjąć z siebie obowiązki związane z zarządzaniem pracownikami. Po dwóch latach współpracy, zarządzamy już czterema liniami produkcyjnymi naszego klienta. Kluczem do sukcesu było połączenie wprowadzonej przez nas optymalizacji i przygotowanie procesu przez klienta w sposób transparenty, który pozwala na jego niemal autonomiczne funkcjonowanie – mówi Wojciech Ratajczyk, CEO Trenkwalder Polska