Komunikacja pozwala ciąć koszty

Komunikacja wewnętrzna jest dla firmy niczym układ krwionośny dla człowieka. Gdy działa bez zastrzeżeń zapominamy o jego istnieniu, lecz wszelkie dolegliwości mogą prowadzić do poważnych kłopotów: nadciśnienia, zatorów, czy wreszcie zawału. Jedynie strategiczne podejście do zarządzania komunikacją wewnętrzną może uchronić dzisiejsze przedsiębiorstwa przed prawdziwą epidemią XXI wieku.

Wczesne wykrywanie

Współczesne organizacje podlegają nieustanym przemianom – ewoluuje ich otoczenie, one same dynamicznie się rozwijają, rozbudowując swoje struktury zarówno na obecnych, jak również na nowych rynkach. Często z małych i średnich przedsiębiorstw stają się dużymi korporacjami funkcjonującymi na kilku kontynentach. To właśnie wtedy są najbardziej narażone na zaburzenia komunikacji i wymagają sprawnego systemu wczesnego wykrywania. Przykładem takiego przedsiębiorstwa jest firma LUG SA i jej spółki zależne, które z małej rodzinnej firmy przekształciły się w wiodącego producenta profesjonalnych opraw oświetleniowych z kilkunastoma biurami regionalnymi w kraju i przedstawicielstwami na całym świecie.

Dynamiczny rozwój firmy i rozproszenie naszych przedstawicieli uświadomiły nam znaczenie sprawnej komunikacji. Odebraliśmy sygnały, że pewne informacje nie docierają do wszystkich pracowników, powodując zatory komunikacyjne, które utrudniają nam zdobywanie kontraktów i rozwijanie asortymentu. Poza tym należało rozwiązać problem tzw. komunikacji pionowej – od dyrekcji do pracowników, również tych w terenie, i z powrotem.

Fakt, że firma nie zbagatelizowała niepokojących sygnałów, umożliwił jej wczesne wykrycie i zdiagnozowanie problemów komunikacyjnych, a w konsekwencji zastosowanie kompleksowej terapii.

Terapia

Niezbędnym elementem skutecznej terapii jest analiza obecnego stanu systemu komunikacji. Audyt można zlecić wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej lub, tak jak to zrobiła firma LUG, spróbować samodzielnie ocenić zagrożenia wyznaczając do tego zadania specjalnie powołany zespół. Zaletą drugiego podejścia jest nie tylko oszczędność środków, które można później przeznaczyć na wdrażanie konkretnych rozwiązań, ale także bardzo dobra znajomość wszystkich uwarunkowań wewnętrznych przez jej pracowników. Wnioski z analizy są fundamentem przyszłej strategii komunikacji wewnętrznej, która w sposób kompleksowy określa cele i systematyzuje kanały przepływu informacji, a także przyporządkowuje konkretne narzędzia do rozwiązania diagnozowanych problemów.

Tanie i skuteczne leki

Do niedawna większość menadżerów postrzegała narzędzia komunikacji wewnętrznej jako generujące koszty mechanizmy, których efektywność jest niemierzalna. Praktyka pokazuje jednak, że zarówno argument kosztowności, jak również niemierzalności w przypadku kilku prostych, lecz skutecznych narzędzi można bardzo łatwo odrzucić. Na uwagę zasługują między innymi newslettery wewnętrzne, które w szybki sposób wspierają komunikację poziomą pomiędzy różnymi komórkami firmy i likwidują problem zatrzymywania informacji w jednym dziale. Stworzenie newslettera nie wymaga żadnych dodatkowych umiejętności ani programów, wystarczy określić grupę odbiorców, przygotować w prostej formie materiały, które wymagają upowszechnienia, a następnie wygenerować plik w formacie PDF i rozesłać go mailem do zainteresowanych osób. Systematycznie przygotowywane newslettery nie zastąpią bezpośredniej komunikacji między pracownikami, ale są w stanie zdecydowanie ją usprawnić.

Konkretna kasa

Firma, przygotowując trzy różne newslettery w miesiącu i wysyłając je do blisko 100 pracowników, zaoszczędza do około 90 godzin pracy swoich pracowników w ciągu miesiąca. Gdyby newslettera nie było, pracownicy nie tylko straciliby czas, ale i wyjaśniali poruszane tematy podczas rozmów telefonicznych, a to jak wiadomo również spory wydatek, zwłaszcza gdy działa się na skalę międzynarodową.

Innym przykładem bardzo efektywnego i pozytywnie ocenianego przez pracowników narzędzia komunikacji jest biuletyn firmowy. Opracowanie koncepcji biuletynu, przygotowanie i skład materiału oraz dopilnowanie kwestii wydruku wymaga pracy kilku osób, lecz zarówno w wykonaniu zespołu pracowników, jak i firmy zewnętrznej koszty są relatywnie niskie w stosunku do pozytywnej reakcji pracowników. W zależności od tego, jakie cele zostaną mu wyznaczone, biuletyn może z powodzeniem realizować funkcję informacyjną, edukacyjną czy integracyjną i być znakomitym źródłem informacji.

Profilaktyka

Najważniejszym aspektem przeciwdziałania problemom „układu krwionośnego” organizacji jest profilaktyka i zapobieganie wystąpieniu powikłań. Dlatego tak istotne jest, by kompleksowe podejście do zagadnień komunikacji wewnętrznej funkcjonowało nie tylko na poziomie działań operacyjnych, ale także w obszarze decyzji strategicznych. Odnosi się to do trzech aspektów: strategicznego planowania komunikacji, jak również wykorzystywania bezpośredniej komunikacji z pracownikami w procesie formułowania celów strategicznych firmy oraz komunikowania nowej strategii pracownikom. Nowa formuła warsztatów strategicznych w oparciu o bezpośrednie rozmowy z pracownikami średniego szczebla przyniosła wiele interesujących wniosków i uzupełniła listę projektów strategicznych o kilka ciekawych pomysłów. Dostrzegamy zdecydowaną wartość dodaną wykorzystywania narzędzi komunikacji na szczeblu strategicznym i planujemy rozwijać to podejście także szeroko komunikując pracownikom plany rozwojowe na kolejne lata.