Elektroniczny Obieg Faktur kosztowych w firmie

Pomimo tego, że zdecydowana większość polskich organizacji stawia na digitalizację i tym samym na optymalizację wielu procesów biznesowych, na rynku nadal funkcjonuje duża grupa przedsiębiorstw, które wzbraniają się przed takimi projektami.

A szkoda – digitalizacja procesów biznesowych przynosi firmom wiele korzyści. Dziś jednym z obszarów, który szczególnie wymaga pełnej digitalizacji, jest zarządzanie dokumentacją kosztową. Pytanie więc nie brzmi, czy elektroniczny obieg faktur to dobre rozwiązanie dla firmy, tylko – jaki system wybrać i jak podejść do wdrożenia rozwiązania.

Czym jest Elektroniczny Obieg Faktur w firmie?

Elektroniczny Obieg Faktur to narzędzie służące do generowania, archiwizowania oraz przesyłania faktur kosztowych. Obejmuje ono zarówno faktury przygotowywane i funkcjonujące w strukturach wewnętrznych organizacji, jak i tych odbieranych oraz przesyłanych na zewnątrz.

Dla przedsiębiorców, menedżerów czy księgowych Elektroniczny Obieg Faktur jest kluczowym sposobem na zwiększenie efektywności pracy.

Elektroniczny Obieg Faktur kosztowych w firmie – schemat

Jak w praktyce wygląda zdigitalizowany obieg faktur kosztowych?

Nowy dokument jest rejestrowany w systemie – proces może być zrealizowany automatycznie w oparciu o technologię OCR
Następuje wybór właściciela dokumentu (pracownika firmy odpowiedzialnego za daną fakturę)
Weryfikacja faktury kosztowej po kątem zasadności wystawienia i – o ile to możliwe – powiązanie jej z dokumentem zapotrzebowania (zamówieniem) lub umową
Akceptacja faktury zgodnie z drabinką akceptacji
Dekretacja dokumentu przez księgowość.
Dekretacja controllingowa faktury
Kontrola rachunkowa i wprowadzenie dokumentu do systemu finansowo-księgowego

Tak poukładany i zdigitalizowany proces stanowi duże wsparcie w codziennym funkcjonowaniu firmy. Przyspiesza realizację kolejnych etapów i usprawnia komunikację wewnątrz firmy.

Najważniejsze funkcjonalności systemu do Elektronicznego Obiegu Faktur

Systemy umożliwiające zbudowanie Elektronicznego Obiegu Faktur oferują wiele rozbudowanych funkcjonalności, które finalnie mają ułatwiać budowę dopasowanych do potrzeb firmy obiegów Największym wyzwaniem dla firmy planującej wdrożenie tego typu rozwiązania może być jednak dobranie odpowiedniego produktu do swoich potrzeb – i przyszłości firmy.

Platformy low-code do zarządzania procesami biznesowymi umożliwiają budowę obiegów bez konieczności kodowania – logikę workflow ustala się wówczas dzięki graficznemu interfejsowi „drag & drop”. Takie platformy pozwalają m.in. na:

pracę w trybie online, na różnych urządzeniach
wygodne archiwizowanie i szybkie wyszukiwanie faktur
powiązanie konkretnego dokumentu z daną osobą, projektem, kontrahentem czy transakcją
integrację z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie
wprowadzenie intuicyjnego dashboardu dla każdego pracownika, gdzie automatycznie pojawiają się dokumenty czy nowe zadania powiązane z projektami, w które jest zaangażowany
projektowanie indywidualnych obiegów dla różnych typów dokumentów (faktur, umów, zamówień itp.)
tworzenie określonych grup użytkowników i nadawanie im konkretnych uprawnień
automatyczny odczyt papierowych faktur za pośrednictwem technologii OCR
odczytanie historii edycji dokumentów
łatwe i szybkie dostosowanie możliwości systemu do potrzeb konkretnej firmy
łatwą integrację z zewnętrznymi systemami
automatyczne raportowanie
utrzymanie transparentności w kontekście realizowanych zadań

Korzyści z wprowadzenia Elektronicznego Obiegu Faktur

Korzyści biznesowe związane z wdrożeniem Elektronicznego Obiegu Faktur w firmie obejmują m.in.:

przyspieszenie obsługi faktur zakupowych
usprawnienie rejestracji dokumentów oraz ich obiegu wewnątrz organizacji (dokumenty trafiają do weryfikacji, akceptacji i dekretacji w formie elektronicznej)
stałą kontrolę terminów realizacji poszczególnych kroków obiegu faktur, w tym automatyczne przypomnienia lub przekierowania zadań
egzekwowanie przez system procedur akceptacji kosztów, w tym realizacji scenariusza warunkowej akceptacji
egzekwowanie przez system procedur dekretacji dokumentów
jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności w poszczególnych krokach obiegu oraz pełną transparentność procesu
możliwość analizy wydajności procesu i poszczególnych jego kroków, co pozwala na eliminowanie wąskich gardeł, a w efekcie usprawnia realizację całego procesu

Jak wygląda wdrożenie Elektronicznego Obiegu Faktur?

Wdrożenie Elektronicznego Obiegu Faktur może przebiec sprawnie i szybko. Kluczowe jest to, aby wybrany system był kompatybilny z innymi rozwiązaniami, jakie funkcjonują już w danej organizacji, a także umożliwiał ewentualną rozbudowę poprzez uruchamianie kolejnych funkcji. Warto podkreślić, że profesjonalny dostawca tego typu oprogramowania zapewni indywidualne podejście do każdego odbiorcy, uwzględniając wszystkie potrzeby klienta. Standardowy proces zaimplementowania Elektronicznego Obiegu Faktur przebiega następująco:

analiza potrzeb danej firmy
przygotowanie prototypu systemu
konfiguracja do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa
integracja z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie
testowanie systemu w środowisku pracy
dokumentacja oraz szkolenia
uruchomienie systemu

Wybór odpowiedniego systemu to połowa sukcesu – równie ważny jest etap wdrożenia. To, w jaki sposób firma podejdzie do analizy swoich potrzeb, budowy prototypu, konfiguracji systemy i wreszcie, do przygotowania swojego zespołu na korzystanie z nowego narzędzia, decyduje o tym, czy cały projekt usprawni działanie całej organizacji i pozwoli jej wyciągnąć maksimum korzyści z nowych technologii.