Dlaczego część projektów IT kończy się porażką? [BADANIE]

Celem badań było wskazanie istotnych przyczyn braków sukcesów w realizacji projektów IT. Przedstawione badania są kontynuacją badań omówionych w poprzednim artykule, w którym to została przedstawiona definicja projektu zakończonego sukcesem, częściową porażką oraz porażką.

Należy podkreślić, iż rezultaty badań uwzględniają odpowiedzi zarówno ze strony dostawców jak również klientów. Jest to istotne ponieważ, respondenci wskazali, iż interesy dostawcy i klientów są częściowo sprzeczne.

Pytanie badawcze brzmi:

Jakie są przyczyny porażek i częściowych porażek w badanych projektach IT?

Metodyka badań 

• sekwencja wykorzystanych metod badawczych:

• studia literaturowe w celu określenia aktualnej wiedzy dotyczącej przyczyn występowania braków sukcesów w realizacji projektów IT
• wywiad bezpośredni z ekspertami w celu wskazania  określenia listy potencjalnych przyczyn występowania braków sukcesów w realizacji projektów IT
• badania ankietowe w ramach których respondenci wskazywali przyczyny występowania braków sukcesów w projektach

• badania były realizowane w latach 2020 – 2023

• liczba zbadanych przedsiębiorstw w których były realizowane projekty IT – 470

• grupa respondentów w badaniach ankietowych: kierownicy projektów ze strony klienta oraz dostawcy, konsultanci ze strony dostawcy, kluczowi użytkownicy ze strony klienta np.: główna księgowa, dyrektor handlowy, controller, CFO, CIO

• budżety projektów od 150 000 PLN do 2,5 mln PLN

• badane projekty polegały na wdrożeniu następujących systemów: ERP, CRM, BI, DMS.  Były to systemy produkowane przez polskich producentów oraz zagranicznych

Wyniki badań

Wnioski z badań

• Najczęściej wskazywaną przyczyną porażek projektów IT było nie precyzyjnie określony zakres funkcjonalny i technologiczny w fazie przedwdrożeniowej tj. przed podpisaniem umowy wdrożeniowej. Z jednej strony klient wraz z dostawcą nie precyzyjnie określili zakres projektu z czego wynikała wycena pracochłonności z drugiej strony, dostawca mógł stosować zabieg handlowy polegający na ograniczeniu początkowych kosztów wdrożenia, aby móc nawiązać współpracę z kolejnym klientem. Z tym wiąże się kolejna przyczyna związana z asymetrią informacji między dostawcą a odbiorcą w zakresie wiedzy dot. systemu, sposobu wdrożenia, organizacji projektu, polityki licencyjnej. Dostawca, posiada dużo więcej wiedzy odnośnie oferowanego produktu, niż klient co daje pokusę do działań oportunistycznych zmierzających do nieracjonalnego maksymalizowania zysków. Brak wiedzy i stosownych kompetencji po stronie Klienta zwiększa potencjalne pole do działań oportunistycznych dostawcy.

• Kolejną istotną przyczyną jest ograniczony harmonogram realizacji projektów IT. Brak precyzyjnie określonego zakresu projektu, który generuje potencjalnie więcej pracy niż planowano, czasami łączy się z ambitnymi wymaganiami klienta odnośnie krótkiego czasu wdrożenia. W takiej sytuacji dwie strony transakcji stają przed trudną sytuacją, gdy w projekcie mamy więcej pracy niż zaplanowaliśmy i pierwotnie wyceniliśmy, zaś należy ją wykonać w relatywnie krótkim czasie.

• Istotną przyczyną porażek projektów IT jest błędny wybór metodyki wdrożenia, który musi być adekwatny do kultury organizacji klienta, zasobów, umiejętności podejmowania decyzji w projekcie, umiejętności planowania, etc.

• Aktualnie niezwykle ważną przyczyną nieudanych projektów są ograniczona liczba specjalistów w zakresie wdrażania systemów informatycznych zarówno po stronie klienta jak również dostawcy. Na rynku IT obserwowany jest deficyt pracowników o odpowiednim doświadczeniu i kompetencji.

• Aktualnie ważną przyczyną porażki w projekcie informatycznym jest nie skuteczny transfer wiedzy od dostawcy do klienta w szczególności w zakresie:

• Możliwości i ograniczeń funkcjonalności systemu, które powinny być przedstawione kluczowym użytkownikom w ramach analizy funkcjonalnej,
• Sposobu realizacji projektu oraz jego organizacji w tym wybranej metodyki wdrożenia,
• Wdrażanej funkcjonalności systemu dla końcowych użytkowników. W sposób nieracjonalny ogranicza się szkolenia, dokumentacje realizacji testów, podręczniki dla końcowych użytkowników w postaci tekstowej lub video.
• Eksploatacji systemu po uruchomieniu oraz jego rozwoju.

• W ramach badań obserwowane są dwa zjawiska wpływające na nie skuteczny transfer wiedzy:

• Nie racjonalna redukcja kosztów związanych z transferem wiedzy po stronie klienta. W ten sposób może być generowany dług informacyjny, który przejawiał się w nie dostatecznej wiedzy pracowników klienta w wielu obszarach wykorzystania systemu,
• Nie skutecznie przeprowadzony transfer wiedzy od dostawcy do klienta tj. szkolenia, instrukcje stanowiskowe.

• Transformacja cyfrowa spowodowała, iż coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemu w chmurze producenta lub innego dostawcy. Niestety istnieją wdrożenia w których istnieją duże wolumeny transakcji, duża liczba użytkowników lub inne cechy transakcji, które mogą powodować, że system działa zbyt wolno lub niestabilnie. Należy pamiętać, iż nadal producenci oprogramowania mogą nie mieć doświadczenia z pewnymi typami konfiguracji systemu zainstalowanego w chmurze.

• Interesujące, iż nawet zdarzenia typu „czarny łabędź” tj. COVID-19, wojna, które są bardzo trudne do przewidzenia, stosunkowo w niedużym stopniu wpłynęły na skuteczność realizacji projektów IT.