Nocny ekspres na linię produkcyjną

Wdrożenie przez firmę Jungheinrich usługi dostaw nocnych, oferowanej przez TNT Express, pozwoliło skrócić czas dostarczania części dla techników, zapewnić lepszą kontrolę statusu przesyłek i w rezultacie poprawić skuteczność serwisu.

Jungheinrich Polska sp. z o.o. to firma produkująca i serwisująca sprzęt magazynowy, w tym wózki widłowe. Spółka dostarcza klientom pojazdy najwyższej jakości, lecz nawet one niekiedy ulegają awariom. W takich sytuacjach liczy się sprawność serwisu. Czas ma w tym wypadku kluczowe znaczenie dla serwisanta, który jest zobowiązany do wykonania naprawy w określonym kontraktem czasie od zgłoszenia awarii wózka. Bardzo często są to cztery godziny od momentu przyjęcia zgłoszenia. Realizacja tego standardu nie byłaby możliwa bez utrzymywania odpowiedniego poziomu zapasów części zamiennych lub szybkiej dostawy z magazynu centralnego. Możliwe jest to dzięki sprawnej logistyce i współpracy z odpowiedzialnym partnerem.

„Korzystamy z dostaw nocnych oferowanych przez TNT Express, bo tego wymaga prowadzony przez nas biznes – mówi Krzysztof Dykrzak, dyrektor serwisu w Jungheinrich. – Części zamówione przez naszych techników muszą być dostarczone kolejnego dnia do godziny siódmej rano. W przeciwnym razie może się zdarzyć, że awaria serwisowanego przez nas sprzętu nie zostanie usunięta na czas, a to oznacza straty finansowe i powoduje niezadowolenie klientów”.

W roku 2012 zadecydowano o rozpisaniu przetargu na dostawcę usług logistycznych gwarantujących sprawne dostawy nocne do rozległej sieci serwisantów firmy Jungheinrich. Kluczowymi wymogami wobec partnera były: gwarantowana godzina dostaw, cena oraz możliwości raportowania i śledzenia przesyłki.

Unikatowy serwis
Ekspresowy serwis nocny TNT to najbardziej kompleksowa oferta dostępna w segmencie dostaw nocnych w Polsce. Dziś korzystają z niej firmy, których model biznesowy opiera się na sieci mobilnych pracowników (techników): branża automatyki przemysłowej, maszyn rolniczych, maszyn budowlanych, sieci dealerów samochodowych, sektor medycznego sprzętu diagnostycznego.

TNT Express świadczy usługę w trzech wariantach. Overnight to usługa gwarantująca dostawę towaru pobranego z dowolnego miejsca w Europie do Polski w czasie 48 godz. W Overnight Premium dostawa realizowana jest do godz. 18 kolejnego dnia po odbiorze. Night obejmuje gwarancję doręczenia przesyłki do godz. 8 rano.

Innowacyjna struktura operacyjna
„Przyszło nam się zmierzyć z trudnym zadaniem, bo wymagania firmy Jungheinrich były wyjątkowo wysokie – mówi Robert Sopeła, menedżer warszawskiego oddziału TNT Express. – Usługa doręczeń nocnych bazuje na standardowej siatce doręczeń, ale za każdym razem jest dopasowywana do konkretnych potrzeb klienta. Aby sprostać wyzwaniu, stworzyliśmy specjalny system dostaw o strukturze wzajemnie uzupełniających się tras i ściśle określonych godzinach doręczania przesyłek. Dzięki temu mamy pewność, że nawet nieprzewidziane sytuacje na drogach bądź warunki atmosferyczne nie wpłyną na niezawodność dostaw. W naszej ocenie jest to kluczowy element usługi, który zapewnia jej właściwą jakość i ma znaczący wpływ na zadowolenie klientów”.

Zamówiony przez technika Jungheinrich towar odbierany jest w cyklach dziennych z jednego z niemieckich magazynów w Norderstedt, Lahr lub z magazynu w Bratysławie i trafia do nowo uruchomionego centrum przeładunkowego TNT w Łodzi, odpowiedzialnego za obsługę dostaw nocnych. Stąd towar rozwożony jest do kilku wybranych centrów przeładunkowych w całej Polsce. Z każdego z nich wyrusza kurier, który ma dostarczyć zamówiony towar już pod drzwi konkretnego serwisanta. Trasa każdej przesyłki uwzględnia punkty docelowe dostaw w taki sposób, by zapewnić optymalny czas dostawy i wymagania klienta.

„Trasy z poszczególnych magazynów krzyżują się ze sobą, dzięki czemu można uwzględnić różne wypadki losowe uniemożliwiające planowaną dostawę – np. występujące w transporcie awarie samochodów. W wypadku takiej sytuacji kurier realizujący sąsiednią trasę może dotrzeć do miejsca unieruchomienia samochodu, przejąć przesyłkę i dostarczyć ją pod wskazany adres przed godz. 7” – dodaje Robert Sopeła.

TNT, w ramach dostaw nocnych, dostarcza także przesyłki pomiędzy technikami firmy Jung-
heinrich. Czasami brakujące części są w posiadaniu innego technika, co może skrócić czas naprawy sprzętu. W efekcie możliwa jest swobodna wymiana części między technikami, lokalnymi dostawcami niektórych części zamiennych i magazynami w Bratysławie, Lahr, Norderstedt, Broniszach k. Warszawy. Dostawy realizowane są między 140 serwisantami w całej Polsce. Taki system ułatwia zarządzanie posiadanymi zasobami serwisowymi i obniża koszty, bo dzięki możliwości wymiany mniej części produkowanych jest do magazynu i docierają one szybciej do potrzebujących ich techników. Dodatkowo TNT realizuje nieodpłatnie zwroty części zamiennych do magazynów w wypadku błędnego zamówienia.

Natychmiastowa informacja
Mimo kilku konkurencyjnych ofert firm logistycznych Jungheinrich zdecydował się na wybór TNT Express i od sierpnia 2012 r. TNT realizuje wszystkie nocne dostawy dla producenta wózków widłowych.

„Oprócz krótszego czasu i niezawodnego doręczenia podzespołów serwisowych bardzo ważne były dla nas możliwości śledzenia przesyłki, raportowanie błędów w dostawie oraz zintegrowanie z naszym systemem informatycznym – mówi Krzysztof Dykrzak. – Warto dodać, że korzystamy jednocześnie z magazynu w Polsce i lokalnych dostawców, a wszystkie dostawy są konsolidowane przez TNT i dostarczane jako jedna przesyłka do technika. Ustalenie opłaty za tzw. STOP (dostarczenie dowolnej liczby paczek pod dany adres danego dnia) upraszcza nam rozliczenie i zapewnia większą elastyczność zarządzania zasobami” – uzupełnia Krzysztof Dykrzak.

Opracowany przez TNT system raportowania pozwala dokładnie stwierdzić czas doręczenia każdej paczki wchodzącej w skład skonsolidowanej przesyłki. Jest to możliwe w czasie rzeczywistym, ponieważ każdy punkt doręczenia zdefiniowany jest poprzez wykorzystanie unikatowego oznaczenia za pomocą kodów kreskowych, a kurierzy TNT wyposażeni są w mobilne urządzenia umożliwiające raportowanie dostaw w systemie online. Gdy tylko kierowca zeskanuje odpowiedni kod kreskowy identyfikujący miejsce dostawy, w systemie TNT pojawia się informacja o wykonaniu zlecenia. Automatycznie status doręczenia trafia do systemu informatycznego Jungheinrich. Jeżeli towar został wysłany pod zły adres lub dotarł na miejsce po czasie, wówczas tworzony jest raport niezgodności.

„Takie rozwiązanie pozwala jednoznacznie stwierdzić, że czas realizacji dostawy jest czasem faktycznym, a nie zadeklarowanym przez kierowcę, obsługę czy odbiorcę, i dokładnie określić, jak usługa została zrealizowana. Wrażliwość tych dostaw jest o tyle kluczowa, iż każde opóźnienie powoduje wstrzymywanie wyjazdu technika czy serwisanta do swoich klientów” – mówi Robert Sopeła.
Informacje o dostarczeniu przesyłki trafiają do czekającego na części serwisanta, ale on sam nie musi być obecny na miejscu. Wystarczy, że kurier TNT przywiezie towar do określonego w umowie punktu.

Istotnym elementem obsługi jest logistyka zwrotna opakowań wielokrotnego użytku. Wdrożony przez TNT system pozwala na bieżąco monitorować status skrzyń, w których transportowane są komponenty Jungheinrich. Rejestrowane są skrzynki, które przychodzą do Polski, i te, które są wysyłane do Bratysławy zwrotnie. Pozwala to na stałą kontrolę nad kosztami związanymi z ewentualnym zagubieniem czy zniszczeniem opakowań.

Szybko i precyzyjnie
Dzięki wdrożeniu dostaw nocnych TNT firmie Jungheinrich udało się skrócić czas doręczenia części serwisowych do techników oraz istotnie usprawnić proces obiegu informacji i kontroli.

„Zanim zaczęło nas obsługiwać TNT, serwisant mógł zamawiać potrzebne mu części do godz. 12 w południe. Obecnie może to zrobić dwie godziny później i otrzyma konieczne do naprawy podzespoły następnego dnia rano. Wszystkie informacje o zamówieniu, transporcie, czasie dostawy i ewentualnych błędach w dostawie trafiają do naszych systemów informatycznych, co pozwala na całkowitą kontrolę wszystkich procesów logistycznych” – mówi Krzysztof Dykrzak.

Zastosowane rozwiązania sprawdziły się przez ostatnich 10 miesięcy. Pozwoliły skrócić czas dostaw, w lepszym stopniu zapanować nad skutkami zdarzeń losowych i w efekcie poprawić jakość działania serwisu Jungheinrich. To przekłada się na satysfakcję klientów oraz wyniki firmy.