Jak wygląda proces wdrożenia narzędzia do projektów w firmach przemysłowych? Wywiad z liderem zespołu wdrożeniowego w IC Project

Narzędzie do zarządzania projektami w firmach przemysłowych to bardzo ważny element całej układanki organizacyjnej. Jest to rozwiązanie, które pozwala zapanować nad projektami, pracą zespołową, harmonogramem projektów czy usystematyzować procesy w firmie. Na rynku mamy dostępnych wiele programów – mniej lub bardziej kompleksowych. Na warsztat bierzemy IC Project, polskie narzędzie, które bardzo mocno zostało dostosowane do specyfiki pracy w firmach z automatyki i robotyki przemysłowej. A może nawet trzeba powiedzieć ogólnie do branży przemysłowej.

Z rozwiązania korzystają m.in. takie firmy jak: Selena, Deante, VOX Meble czy Telewizja Polsat.

Zapytaliśmy o korzyści i proces wdrożenia Norberta Sinkiewicza, odpowiedzialnego za wdrażanie systemu IC Project u klientów. Czy ciężko jest wdrożyć tego typu rozwiązanie do firm przemysłowych? Na co trzeba zwrócić uwagę? Jak podejść do procesu? Na te pytania odpowiemy w niniejszym tekście.

Zacznijmy od tego, czym jest w ogóle narzędzie do zarządzania projektami? Jak możemy zdefiniować IC Project?

Narzędzie do zarządzania projektami to innowacyjne podejście do zarządzania projektami. Krótko mówiąc, wykorzystujemy technologię, aby sobie pomóc w codziennej pracy projektowej. Wiele firm do tej pory korzystało z Excela, notatnika, kolorowych karteczek, aby wszystko spiąć w całość i zyskać kontrolę nad projektami. Narzędzie przejmuje zarządzanie projektami w kompleksowej formie, oferując przy tym wiele dodatkowych możliwości.

Powiedzmy sobie szczerze, Excel to narzędzie, które przyjmie wszystko, ale nigdy nie będzie w 100% dostosowane do naszego procesu i na pewnym etapie rozmyje to, co dla nas kluczowe. IC Project to narzędzie do zarządzania projektami, które oferuje pełne dostosowanie do procesu projektowego w firmie przemysłowej. Dodajesz projekt, dzielisz na etapy, delegujesz zadania, wpuszczasz zespół. Przy tym automatycznie narzędzie tworzy harmonogram twojego projektu, a także pozwoli wyliczać czasochłonność całego procesu realizacji dla klienta. Przy tym wszystkim oczywiście IC Project gwarantuje pełen obieg informacji, bo to narzędzie chmurowe (dostęp w sieci, bez pobierania). Mamy dość niepewne czasy, więc tego typu zabezpieczenie organizacyjnie jest potrzebne firmie.

A jak jest w praktyce, bo to nas interesuje. Jak IC Project może pomóc firmie przemysłowej? Jakie kluczowe procesy tego typu technologia poprawia w firmach przemysłowych?

Zarządzanie projektami to zaawansowany proces. Każdy projekt trzeba odpowiednio podzielić, wyznaczyć osoby, a następnie kontrolować realizacyjnie i terminowo. Bez odpowiedniego narzędzia to niemożliwe w dokładnej formie, dlatego to pierwszy aspekt na który warto zwrócić uwagę.

Druga kwestia to środowisko dla pracownika. Narzędzie, jak IC Project gwarantuje dla twojego zespołu środowisko organizacyjne. Każdy pracownik odpala system i widzi swoje zadania, komunikację z pracownikami czy wszystkie potrzebne pliki do pracy. Dzięki temu, nie ma dopytywania – mamy jasny i klarowny obieg informacji, co wpływa na większą produktywność każdego pracownika. To w końcu do tego dążymy w każdej firmie.

Trzecia sprawa to zarządzanie firmą i projektami po stronie osoby zarządzającej. W branży automatyki i robotyki przemysłowej, praktycznie każdy projekt powiązany jest z ofertą i wyceną. Krótko mówiąc, realizujesz projekty dla klienta, dlatego niezwykle ważne jest poznanie prawdziwej i bardzo dokładnej czasochłonności prac. W IC Project oferujemy połączenie projektów i zadań z funkcjonalności do mierzenia oraz raportowania czasu pracy. To tworzy bardzo dostosowane i kompleksowe narzędzia dla – ogólnie rzecz ujmując – branży przemysłowej. Rozmawiam z wieloma osobami zarządzającymi kilka miesięcy po wdrożeniach i otrzymuję bardzo pozytywny feedback.

Oczywiście weźmy również pod uwagę, że tego typu narzędzie potrafi całościowo organizacyjnie wspiąć firmę na wyższy poziom pracy. To jednak wszystko zależy od potrzeb. Firmy przemysłowe możemy wrzucić do jednej kategorii, ale proces każdej jednej różni się względem szczegółów – jak wiemy, szczegóły budują całość, dlatego też nasze usługi wdrożeniowe są ogromną wartością.

No właśnie. Wspominasz o wdrożeniu, więc przejdźmy do tego tematu. Ustalmy, że decyzja zapadła. Wybieramy IC Project i chcemy je sprawnie wdrożyć do firmy. Jakie mamy opcje do wyboru?

Bardzo dobre pytanie. Ja oczywiście skupię się na naszych rozwiązaniach, ponieważ w przypadku IC Project mamy dwie drogi do wyboru. Pierwsze rozwiązanie to wdrożenie we własnym zakresie. Tego typu rozwiązanie nie jest trudne w obsłudze – kwestia wyrobienia nawyków i zaimplementowania procesów. Jako polski program, mamy mnóstwo materiałów edukacyjnych i bardzo sprawne wsparcie klienta. Można zatem pójść drogą indywidualną i spróbować wdrożyć narzędzie we własnym zakresie. Wielu klientów wybiera to i zdecydowanie daje radę, zostało to sprawdzone w bojach.

Druga droga to oczywiście specjalna usługa wdrożeniowa, którą świadczymy w IC Project. To akurat duża wartość na rynku systemów, bo wykonujemy to, jako deweloper systemu. Jesteśmy twórcą IC Project, więc wiedza przekazywana jest bezpośrednio z pierwszej ręki. Nie pytasz o koszty, ale to też ważny aspekt, więc chętnie się tym podzielę. Nie są tu duże ceny. Wdrożyć nasze narzędzie w formie zdalnej możemy już na niespełna 2 tysiące złotych, to oczywiście opłata jednorazowa. Jeśli chcesz, mamy również opcję przyjechania do firmy klienta i wykonania wdrożenia stacjonarnego.

Brzmi dobrze. Pójdźmy w drugą opcję. Wybieramy wdrożenie z Waszym zespołem. Jak to wygląda w praktyce? Co zaoferujecie firmie z naszej branży?

Pierwszy krok to zawsze analiza z naszej strony i ustalanie procesów. Jak wspomniałem powyżej, wiele procesów się powiela, ale wszystko budują szczegóły, które niestety się różnią. Mamy duże doświadczenie we wdrażaniu IC Project do firmy przemysłowych, a to na pewno duża wartość.

Robiąc analizę przedwdrożeniową wypytujemy klienta o procesy do usprawnienia, obecny proces projektowy, a także kluczowe potrzeby względem narzędzia. W ramach pozyskanych danych wykonujemy wewnętrzną analizę, tworzymy środowisko wdrożeniowe i przekazujemy dane klientowi. Tym samym, ustalamy z naszymi radami i wskazówki cały harmonogram wdrożenia. Jeśli ustalimy odpowiedni termin, przechodzimy do działania. W ramach warsztatów wdrożeniowych, przede wszystkim na starcie wykonujemy konkretne szkolenie dla pracowników. Musimy pokazać, jak funkcjonuje IC Project i w jaki sposób narzędzie może być wykorzystane przez każdego pracownika. Następnie przechodzimy do warsztatów praktycznych i wspólnie z zespołem modelujemy procesy projektowe. Krótko mówiąc, wspólnie implementujemy realny proces projektowy. Uczymy się tym samym korzystania z narzędzia, a przy tym nadzorujemy wszystkie działania. Wychodzimy z założenia, że nie ma lepszej formy nauki niż poprzez praktykę. Na tej zasadzie opieramy nasze wdrożenie.

Oczywiście w ramach pełnej usługi mamy zaimplementowane kluczowe szablony projektowe, dostosowaną strukturę, wdrożony zespół do narzędzia, ale przy tym również omówione kwestie bardziej zaawansowane. Mam na myśli m.in. sferę raportowania czy wyliczania finansów na projekcie dla osób zarządzających. Ważne jest również dostosowanie uprawnień i pełna konfiguracja konta.

Nie ukrywam, że usługa wdrożeniowa u nas zbiera bardzo pozytywne recenzje. Przede wszystkim jest wykonywana przez doświadczony zespół. Udało nam się z powodzeniem wdrożyć program do wielu firm przemysłowych, a każdy proces wykorzystujemy dalej dla kolejnej firmy i klienta. To bardzo mocno procentuje. Każda firma usługą wdrożeniową kupuje swój czas i kluczową wiedzę systemową.

No dobra, wdrożenie mamy za nami. Jak wygląda Wasze dalsze wsparcie? Czy firma radzi sobie już z narzędziem sama i ma rzeczywiście tyle informacji, aby to robić skutecznie?

W większości przypadków przekazana wiedza zdecydowanie pozwala z miejsca przesiąść się na IC Project i pracować w firmie z wykorzystaniem tego narzędzia. Oczywiście czynników jest wiele – od zaangażowania zespołu podczas wdrożenia, przez znajomość rozwiązań technologicznych, aż po budowanie nawyków. Nie oszukujmy się, wdrożenie jakiegokolwiek nowego narzędzia do firmy jest czymś, do czego należy zbudować nawyk. Nie zapisuję notatki na kartce, a dodaję w narzędziu. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że to maksymalnie 2 tygodnie, a każda osoba przyzwyczaja się do naszego rozwiązania. My oczywiście podczas wdrożenia dbamy o każdy szczegół, staramy się przekazywać wiedzę dostosowaną dla każdego pracownika. Nie jest to coś w stylu: masz narzędzie i korzystaj. Staramy się przekazać takie informacje, aby cały zespół zarazić korzyściami IC Project.

Po wdrożeniu świadczymy pełne wsparcie ze strony naszego specjalnego działu wsparcia klienta. Każda firma ma dedykowanego konsultanta, który jest dostępny pod konkretnym numerem telefonu, adresem mailowym czy live czatem. Każdy z pracowników może się skontaktować w dowolnym momencie – zapytać, poprosić o radę albo konsultację. Dzięki temu, kontrolujemy cały czas proces wdrożenia (który trwa również po naszej usłudze). Co warto zaznaczyć, tego typu wsparcie nie jest niczym dodatkowym – to wszystko gwarantujemy w ramach pakietu.

Ogólnie bardzo mocno stawiamy na bezpośredni kontakt z klientem. Wsparcie po wdrożeniu czy w ramach dalszej pracy to naturalnie, ale też blisko działamy nawet na etapie sprzedażowym. Chętnie zaprezentujemy narzędzie, wcześniej poznamy procesy i pokażemy możliwości IC Project. Nigdy nie chcemy zostawić klienta sam na sam z systemem – jest on intuicyjny i tego jesteśmy pewni, ale zawsze wychodzimy z założenia, że bezpośredni kontakt to bezpośredni kontakt, to totalnie inny odbiór naszego produktu ze strony klienta, a tym samym bardzo pozytywne opinie o IC Project.