Analityka – skuteczne planowanie czy wróżenie z fusów?

Na początku, większość firm gromadzi dane w Excelu, Accessie i podobnych narzędziach. To wystarcza. Jednak wraz ze wzrostem organizacji, rośnie ilość i tempo generowanych danych. Dochodzimy do punktu, w którym łatwo popełnić błąd i niemal nie sposób skontrolować ręcznie poprawności wyniku lub jest to bardzo pracochłonne. Firmy inwestują zatem w bardziej zaawansowane rozwiązania, które mają to zmienić. Same narzędzia to jednak nie wszystko.

Kultura danych

Nawet najlepszy system analityczny nie będzie w stanie stworzyć miarodajnego raportu lub trafnej predykcji, jeśli dane będą niekompletne. Śmieci na wejściu = śmieci na wyjściu. Właśnie dlatego w pierwszej kolejności trzeba zadbać o kulturę danych.

Kultura danych w organizacji, to świadomość nie tylko uzupełnianie danych, ale również dbanie o ich jakość, rozumienie celu gromadzenia informacji i świadomość możliwości wykorzystania do własnych celów. Dotyczy każdego szczebla zarządzania, od szeregowych pracowników, po zarząd.

Zaufanie do końcowego raportu możemy mieć tylko wtedy, kiedy mamy zaufanie do danych źródłowych. Trzeba upewnić się, że są one uzupełniane prawidłowo i na bieżąco. Najprostszym sposobem na przekonanie się o kulturze danych w organizacji są bezpośrednie rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za ich uzupełnianie i przetwarzanie. Chociaż wydaje się to niemożliwe do realizacji, to ponoszone przy tym koszty są zerowe, a nawet kilka wywiadów pozwoli zgromadzić informacje pozwalające wnioskować o rzetelności danych w systemie.

W budowaniu kultury danych ważne są szkolenia i zaznajomienie pracowników z nowym narzędziem. Szkolenia pozwolą pracować im z większą pewnością, a wiedza o możliwości wykorzystania danych może przyczynić się do wzrostu ich wydajności. Jeśli poczują się bezpiecznie i komfortowo – sami będą odkrywać nowe możliwości.

Samochód wyścigowy w rękach niedoświadczonego kierowcy nie będzie raczej w stanie ustanowić rekordów, a może nawet spowodować zagrożenie. Trzeba pamiętać, że systemy analityczne to potężne narzędzie, na którego podejmuje się decyzje, od których zależą całej firmy. Trzeba zadbać o odpowiednie przygotowanie, by przedsięwzięcie nie zakończyło się to katastrofą.

Oczekiwania vs. rzeczywistość

Często spotykam się z sytuacją, kiedy w momencie projektowania rozwiązania wizja użytkowników końcowych odbiega od tej założonej przez osoby decyzyjne. Przyczyną jest brak odpowiedniej konsultacji i rozpoznania tematu, nie do końca sprawna komunikacja, ale też brak świadomości posiadanych zasobów i pełnego obrazu potrzeb. Niektóre kwestie można przemyśleć jeszcze przed wyborem dostawcy, co pozwoli przygotować lepiej zapytanie ofertowe.

Czas to pieniądz

Tym, czego wiele osób decyzyjnych nie bierze pod uwagę, myśląc o kosztach wdrożenia analityki, jest czas, który mogą zaoszczędzić pracownicy. W jednej z naszych realizacji czas potrzebny na przygotowanie raportu rocznego obejmował pracę dwóch osób przez kilka tygodni. Dziś przy wykorzystaniu modułu analitycznego, taki raport generowany jest w kilka sekund lub minut, a czas te osoby mogą poświęcić na dogłębną analizę i przygotowanie komentarza do przedstawionych wyników. Czasem też, aby zrozumieć czemu pewne dane w danym okresie wyglądają w ten sposób, osoby te wykonują dodatkowe analizy pozwalające pogłębić temat.

Czy to oznacza, że system zastąpił pracowników? Nie! Uwolnił ich czas. Zamiast spędzać długie godziny na tworzeniu tabelek w skoroszycie, mają czas na analizę i interpretacje wyników. W końcu mogą omówić wyciągnięte wnioski i przygotować rekomendacje. Zrobić rzeczy, na które wcześniej nie było czasu i zamiast suchych liczb, zaproponować pełen przegląd sytuacji. Takie podejście przyspieszy rozwój organizacji lub pomoże podejmować krytyczne dla jej istnienia decyzje.

W dzisiejszym świecie dane i ich umiejętne przetwarzanie mają ogromne znaczenie strategiczne. Według informacji Forrester decyzje podejmowane na podstawie danych w organizacjach o wysokiej dojrzałości analitycznej są nawet 3 razy bardziej trafne. MIT wskazuje z kolei na lepsze wykorzystanie zasobów, wzrost wydajności i większy przychód. Zadbanie o jakość realnie przekłada się na ich wykorzystanie i tym samym – zwrot inwestycji oraz szybszy rozwój firmy.