Jak zautomatyzować procesy projektowe w firmach przemysłowych?

Zarządzanie projektami w świecie przemysłu to nie jest proste zadanie. Analogicznie sytuacja przedstawia się z poprawną organizacją pracy, co w końcowym rozrachunku wpływa mocno na produktywność twojego zespołu. W tym przypadku z ogromną pomocą przychodzą dedykowane narzędzia, które potrafią zorganizować odpowiednio podejście projektowe. My w tym artykule skupimy się na twoich procesach i wykorzystaniu najbardziej dostosowanego (naszym zdaniem!) narzędzia IC Project do naszej branży. Pokażemy, jak można zautomatyzować procesy projektowe z wykorzystaniem nowej technologii. To w końcu temat, który jest blisko nas.

W każdej firmie przemysłowej, zagłębiając się do automatyki przemysłowej lub robotyki procesy zarządzania firmą są bardzo podobne. Prowadzimy zaawansowane projekty, realizujemy dużo mniejszych i większych zadań, projekty posiadają swoją czasochłonność i rentowność, a do tego wszystkiego potrzebujemy możliwości komunikacyjne oraz poprawiające obieg plików i dokumentów. Jak zatem to wszystko poprawnie zorganizować? Jak tym zarządzać? Rozwiązaniem może być IC Project – dedykowane narzędzie do zarządzania projektami w branży przemysłowej.

Zarządzaj projektami na najwyższym poziomie – zyskaj wizualizację swojego procesu

Zarządzanie projektami to nieodłączna część pracy w branży automatyki przemysłowej czy robotyki. Jeśli projektujesz maszyny, budujesz systemy lub ogólnie funkcjonujesz w przemyśle – po prostu pracujesz na projektach. W tej branży nie ma praktycznie pracy bez podejścia projektowego. Jeśli to ogromny procent twojej specyfiki, zapanuj nad tym. Zyskaj wizualizację procesu, dostęp do kluczowych danych, harmonogram działań i plan prac. To wszystko zapewnia specjalne narzędzie.

Wykorzystując IC Project, dodasz i stworzysz strukturę dla każdego twojego projektu. Jest to bardzo elastyczne narzędzie, które pozwoli dostosować każdy projekt, aby odtworzyć 1:1 twój proces. Tym samym, wyszczególnisz etapy, kategorie zadaniowe i podzielisz całą pracę na pojedyncze zadania. Jak to na projektach, wyznaczysz również terminy i zaprosisz do pracy twój zespół. System umożliwia pełną pracę projektowo-zadaniową z wieloma dodatkowymi możliwościami. Jeśli oddelegujesz poszczególne obowiązki dla twoich pracowników to zagwarantujesz twojemu zespołowi naturalne środowisko do pracy – tam gdzie projekty, tam zadania… a także miejsce komunikacyjne. Na każdym zdaniu i projekcie zespół może ze sobą rozmawiać, zostawiać komentarze czy aktualizować przebieg prac. To ogromna wartość, bo w ten sposób proces jest wizualizowany za pomocą tablic Kanban. To rozwiązanie, które pozwoli podzielić zadania w projekcie na statusy (przykład: do zrobienia, w trakcie, zakończone).

Każdy pracownik pracuje nad swoimi zadaniami i w bardzo prosty sposób zaznacza obecny status, a Ty dzięki temu wiesz na jakim etapie pracy jesteście – nie tylko z zadaniem, a całym projektem. IC Project oferuje mocno projektowe podejście, dzięki czemu zadanie to najmniejszy element projektu – to niezwykle poprawny model zarządzania, dzięki czemu Ty uzyskasz w swojej firmie zarządzanie projektem na najwyższym poziomie. Od projektu, przez etap, aż po zadanie.

Wdrażasz projekty w automatyce przemysłowej? Wymagaj automatyzacji pracy

W naszym przypadku nie ma projektów identycznych, ale wiele projektów ma niezwykle podobną strukturę. W tym przypadku nazwa struktury to m.in. podział twojego projektu na etapy, kategorie zadań czy poszczególne, małe obowiązki. Wdrożenie narzędzia projektowego, które będzie generowało więcej czasu do obsługi niż do pomocy, to żadne rozwiązanie. Dlatego też IC Project ma na to dedykowane rozwiązanie, niezwykle funkcjonalny system szablonowy. Wystarczy, że dodasz za pierwszym razem kilka rodzajów Twoich projektów, dostosujesz ich warunki i zapiszesz jako szablon.

Dzięki temu, każdy kolejny projekt dodasz za pomocą dwóch kliknięć – przetestowaliśmy to w naszych warunkach i sprawdza się znakomicie. Dlaczego? Dlatego, że wiele projektów jest bardzo podobnych – posiadamy zmienne, ale bazujemy na szablonach. Po dodaniu projektu z szablonu może wszystko zmienić, przejść przez edycję, ale mamy kluczową strukturę, która jest naszą bazą projektową.

System szablonowy w IC Project funkcjonuje na poziomie projektu, etapu, kategorii zadaniowej czy pojedynczego zadania. Każdy szablon możesz dostosować pod względem wielu warunków. Reasumując, to funkcjonalność, która w naszej branży sprawdza się znakomicie i jest rozwiązaniem na mocne zautomatyzowanie Twoich procesów projektowych za pomocą specjalnego narzędzia.

Pracuj na projektach z automatycznie tworzonym harmonogramem. Zadbaj o automatyzację z wizualizacją procesów. Zapomnij o dodatkowych narzędziach

Doskonale wiesz, że każdy zaawansowany projekt w naszej branży to również jego harmonogram czasowy. Nie można prowadzić projektu, bez określenia jego szczegółowej terminowości. W narzędziu IC Project znaleźli na to znakomite i skuteczne rozwiązanie – automatycznie tworzony harmonogram dla każdego twojego projektu. Przejdźmy zatem chronologicznie przez proces.

Dodajesz projekt w narzędziu (robisz to ręcznie lub z szablonu), dostosowujesz szybko jego strukturę wyodrębniając kluczowe etapy. Jeśli tylko zrobisz, automatycznie zyskujesz harmonogram projektu, ponieważ specjalny mechanizm IC Project tworzy wykres terminowy w tle. Dzięki temu, zawsze otrzymujesz różne widoki projektowe – od strukturalnego, po terminowy na osi czasu.

Jeśli więc przejdziesz na twoim projekcie do odpowiedniej zakładki to zobaczysz cały twój projekt w swojej strukturze na osi czasu. Nie dość, że będzie to niezwykle przydatny widok do zobrazowania sobie całego procesu to dodatkowo jest to harmonogram dynamiczny. Co to oznacza? To z tego miejsca możesz dostosować całą terminowość, wprowadzić zmiany czy opóźnienia. Każda zmiana wprowadzana w intuicyjnej formie na osi czasu, zaktualizuje się w czasie rzeczywistym dla projektu.

Dodatkowo stworzysz powiązania między procesami. Znasz sytuację, kiedy opóźnienie procesu projektowania funkcjonalności wpłynie na opóźnienie dalszej realizacji projektu? To wszystko zautomatyzujesz na twoim harmonogramie, a jedno opóźnienie spowoduje przesunięcie każdego kolejnego połączonego procesu na twoim projekcie. Dodatki na zasadzie kamieni milowych, zaznaczonych opóźnień czy możliwość automatycznego pobrania całego harmonogramu w dowolnym formacie powodują, że jest to kompleksowe narzędzia. Tworzysz specjalne harmonogramy w innych narzędziach? Excel? Cokolwiek innego? Zapomnij. Korzystając z dedykowanego IC Project masz wszystko połączone w całość, co funkcjonalnie automatyzuje i zazębia się ze sobą.

A może chcesz lepiej zarządzać projektami w sferze określania czasochłonności prac i zarządzania finansami na projektach? IC Project ma na to również rozwiązanie.

Zarządzanie projektami w branży automatyki przemysłowej to nie tylko doprowadzenie tego projektu do końca w czasie rzeczywistym. To również bazowanie na bardzo dużych pieniądzach. Wiele projektów rozpoczyna się przecież od stworzenia wyceny, a także zaakceptowania przez klienta oferty. Zatem już na samym starcie wchodzimy w aspekty finansowe. Jeśli więc prowadzimy projekty w tego typu narzędziu jak IC Project, optymalnie byłoby to również spiąć z finansami. No i niespodzianka, w IC Project mamy załatwiony również ten aspekt.

Rozpocznijmy jednak od tego, co wpływa na zarządzanie budżetem danego projektu? Zapewne koszty, które mogą być naszymi kosztami zewnętrznymi (zakupowymi/materiałowymi), ale też koszty wewnętrzne, czyli praca naszych pracowników, którym trzeba zapłacić. Drugi z tych procesów jest niezwykle trudny do realnego wyliczenia i bez specjalnego narzędzia jest to prawie niewykonalne w dokładnej formie.

IC Project to narzędzie w którym prowadzisz wszystkie swoje projekty, funkcjonuje w nich odpowiedni podział oraz pojedyncze zadania, które realizuje zespół. Jeśli więc mamy proces, naturalnym byłoby zmierzenie czasu pracy, który jest poświęcany na obowiązki projektowe. W tym przypadku IC Project wychodzi z pomocną ręką i ma zaimplementowane funkcjonalności do mierzenia oraz raportowania czasu pracy na projektach wraz z zadaniami. Nie ma więc przechodzenia między różnymi systemami, wkładania danych do Excela czy instalacji wtyczek. Wszystko jest w kompleksowym narzędziu IC Project. Czas możemy mierzyć albo raportować ręcznie – to zależy od twojej specyfiki pracy (dostępna jest również aplikacja mobilna!). Dzięki tej prostej czynności, którą wykona w intuicyjnej formie twój pracownik, ty otrzymasz realną czasochłonność projektów. To ogromna wartość dla każdej osoby zarządzającej… tylko jak to teraz przełożyć na budżet?

Idziemy więc dalej, a nie kończymy wcale możliwości IC Project. Mając projekt, zadania, zespół i prawdziwą czasochłonność realizowanych obowiązków… mamy również moduł finansowy. Każdy projekt nie tylko pokazany jest w formie struktury, harmonogramu, ale także w widoku finansowym. To oznacza, że na poziomie każdej części projektu możesz oszacować koszty, zaplanować docelowy przychód lub budżet, a później kontrolować rosnące koszty w czasie trwania projektu. Koszty mogą rosnąc na zasadzie dowolnie dodawanych kosztów zewnętrznych, ale również system pozwoli wyliczać koszty wynikające z zaraportowanych (w tym samym narzędziu!) czasów pracy. Wystarczy, że przypiszesz stawkę godzinową pracownikowi, a po każdym zaraportowaniu przez niego czasu pracy, ten czas przemnoży się automatycznie przez jego stawkę, a koszt zobaczysz w module finansowym. Wszystkie kluczowe informacje zarządcze w jednym miejscu – tak to zostało skonstruowane.

IC Project, czy istnieje lepsze narzędzie projektowe dla branży przemysłowej?

Przeanalizowaliśmy do tej pory mnóstwo różnych rozwiązań. Wnioski są odmienne – niektóre systemu sprawiają wrażenie dedykowanych, drugi posiadają spore braki funkcjonalne, a trzecie zawodzą bardzo dużym skomplikowaniem i niezbyt przyjaznym interfejsem. IC Project, to narzędzie, które robi zdecydowanie najlepsze wrażenie z możliwych. To rozwiązanie projektowe, które idealnie sprawdza się w strukturze branży przemysłowej. Jeśli pracujesz na projektach, znajdziesz w tym miejscu wszystkie funkcjonalności, które rzeczywiście pozwolą twojej firmie zarządzać projektami na najwyższym możliwym poziomie. System jest kierowany do projektów, natomiast ma dużo większe możliwości. Z jego wykorzystaniem zespół będzie lepiej zarządzał zadaniami, otrzymacie wiele możliwości komunikacyjnych, wbudowaną bazę kontrahentów połączoną z Waszymi projektami czy sposoby na lepszy obieg plików i dokumentów.

System w swoim odbiorze jest bardzo intuicyjny. Został zbudowany na najnowszej technologii, a także mamy podejście modułowe, co sprawia jego wysoką elastyczność. Nie chcesz pracować na danym module, chcesz sobie uprościć interfejs? Żaden problem. Wiemy, że bardzo duża ilość firm z branży automatyki czy robotyki przemysłowej korzysta z tego rozwiązania i wcale się nie dziwimy. To narzędzie mocno dostosowane do branży przemysłowej. Dodatkowo pamiętajmy, że takie cudo to w 100% polskie rozwiązanie z bardzo dobrym wsparciem (to wiemy akurat z opinii!), a także specjalnymi usługami wdrożeniowymi. Jeśli więc chcesz tego typu rozwiązanie w Twojej firmie, wdrożenie to nie Twój problem. Wszystko masz zagwarantowane ze strony IC Project.