Jak podejść do zarządzania projektami przy wdrożeniach automatyki i robotyki?

Organizacja pracy w firmie to niezwykle ważny aspekt wpływający i wynikający z wielu składowych. Zazwyczaj lepsza organizacja to wyższa produktywność. To natomiast aspekt do którego dąży każda firma przemysłowa. Sposobów na organizację pracy jest bardzo dużo, natomiast niewiele jest skutecznych i poprawiających wiele procesów jednocześnie. W tym artykule dowiesz się o podejściu narzędziowym do organizacji pracy. Uważamy, że wdrożenie technologicznego narzędzia do Twojej firmy wpłynie na wiele procesów – poprawi organizację, zwiększy produktywność i zapewni kluczowy w Twojej firmie obieg informacji. W branży przemysłowej to niezwykle ważne, czas więc na Ciebie.

Zapewnij naturalne środowisko do pracy twojego zespołu i całej firmy z wykorzystaniem dedykowanego narzędzia dla firmy z branży przemysłowej

Jak twój zespół pracuje? W jaki sposób firma ma zapewniony poprawny obieg informacji? Czy każdy rzeczywiście wie co ma do wykonania i na kiedy? A czy ty kontrolujesz bieżący postęp prac? To kilka z wielu pytań, które musisz sobie zadać w tym punkcie. Jeśli przynajmniej na jedno z nich odpowiedź jest negatywna, to znak, że potrzebujecie w firmie kompleksowego narzędzia organizacyjnego.

W tym przypadku za przykład weźmiemy IC Project, jedno z najciekawszych na rynku rozwiązań do organizacji pracy w firmach przemysłowych. Obecnie na rynku jest mnóstwo firm z automatyki przemysłowej, robotyzacji czy ogólnie przemysłu, które wdrożyły to rozwiązanie do swojego codziennego funkcjonowania i wypowiadają się bardzo pozytywnie o efektach, dlatego też my idziemy tym torem. Sprawdzonym w bojach naszej branży, a to kluczowe, aby system był dostosowany do specyfiki pracy.

IC Project to narzędzie zbudowane w technologii chmurowej, które oferuje bieżące środowisko do pracy twojej firmy. Jest to wspólna platforma zespołowa, która zorganizuje technologicznie twoją pracę na przeróżnych frontach.

Jest to w 100% polskie rozwiązanie, które pozwoli połączyć cały zespół w jednym miejscu – od projektów i zadań, przez całe możliwości komunikacyjne, aż po dostęp do przeróżnych plików i dokumentów. To bardzo ważne, ponieważ z wykorzystaniem tego narzędzia każdy z pracowników będzie miał transparentny obieg informacji. Wdrożenie takiej platformy bardzo mocno ogranicza dopytywanie, a zwiększa produktywność w firmie

Co ważne, narzędzie działa w chmurze. Wiesz co to znaczy? Masz zawsze dostęp do danych – bez względu na twoją lokalizację czy czas. Wystarczy dostęp do sieci i sprzętu komputerowego. To ogromna wartość przy ewentualnej pracy zdalnej (czasy niestety dalej mamy niepewne, więc warto się zabezpieczyć) lub na momenty, kiedy nie ma cię w firmie, a chcesz kontrolować realizację i postęp prac. To duże wsparcie.

Skupmy się jednak na kluczowych procesach, które możesz zorganizować z wykorzystaniem oprogramowania. Masz ogólny ogląd na sytuację, czas przedstawić to, co usprawni IC Project w twojej firmie.

Zarządzanie projektami i zadaniami w jednym miejscu – zyskaj możliwości i rozwiązania technologiczne dla waszej produktywności

Jakąkolwiek branżę reprezentujesz, musisz pracować na projektach i zadaniach. Każdy najmniejszy obowiązek to zadanie do wykonania. Jak nad tym uzyskać kontrolę? W jaki sposób przekazać informację o zadaniu, a potem zwizualizować proces jego realizacji? A jak wyrabiać się w terminach? To wszystko usprawni specjalne narzędzie do organizacji pracy.

Wykorzystując wspomniany program, zespół otrzymuje środowisko do pracy, ale również mnóstwo możliwości do skuteczniejszego zarządzania projektami i zadaniami. Każdy projekt w IC Project to dowolny podział na etapy, kategorie zadaniowe i pojedyncze zadania. Dzięki temu, w szybki sposób można odwzorować dokładnie to, jak na ten moment funkcjonuje twój proces projektowy. Jeśli wyszczególnisz kilka kluczowych projektów, zapiszesz je jako szablony i zautomatyzujesz pracę projektową do maksimum. Pamiętaj, że każdy projekt to wizualizacja procesu z całym twoim zespołem – każdego pracownika oddelegujesz w odpowiednie miejsce, a przy tym przypiszesz kluczowe zadania. To spowoduje klarowny i kluczowy obieg informacji. Będziesz wiedzieć, na jakim etapie realizacji obecnie jesteście, gdzie są opóźnienia i kiedy można spodziewać się końca projektu.

Chcesz mieć przypomnienia, powiadomienia i bieżące informacje? Zadba o to trójstronny system powiadomień, który wyśle kluczową informację na twojego maila, w systemie lub bezpośrednio na smartfon. Każdy pracownik otrzyma błyskawiczną informację o nowym projekcie, oddelegowanym zadaniu czy nowym utworzonym spotkaniu w kalendarzu IC Project. System poinformuje o zmianach (jak dodanie komentarza lub pliku na zadaniu), a także przypomni o wszystkich kluczowych terminach. To bardzo mocno usprawnia pracę terminową. Automatyczne i definiowane na życzenie powiadomienia to coś, czego bez narzędzia nigdy nie uzyskasz w firmie.

Każde zadanie umożliwia wiele – od opcji komunikacyjnych (jak komentarze, podpięty komunikator czy dodatkowe informacje opisowe), przez wizualizację procesu realizacji (klarowna informacja o statusie i procencie realizacji zadania), aż po obieg plików i dokumentów (możliwość dołączenia plików i dokumentów do zadania i całego projektu). Jeśli masz inne nawyki zadaniowe, zdecydowanie czas wprowadzić tego typu rozwiązanie, które w dużym stopniu zwiększy produktywność w firmie.

Realizujesz projekty dla kontrahentów? A może współpracujesz na projektach z podwykonawcami? Czas na kompleksowe rozwiązanie, które zorganizuje twój proces

W sferze automatyki lub robotyki przemysłowej, zdecydowana większość projektów realizowana jest na zlecenie waszego klienta. To proces, który warto zobrazować i zorganizować. Wpłynie to na jasny przekaz informacji, a także stworzenie pełnej historii projektowo-zadaniowej. Korzystając z IC Project, do wykorzystania masz wbudowany CRM. Mówiąc szczerze, nie jest to niezwykle zaawansowany moduł do zarządzania kontrahentami, a system spięty z twoimi projektami – to jego zaleta. Jeśli więc masz projekty w firmie, od razu podpinasz je do kontrahenta. Tego typu rozwiązanie zawsze pokaże dla kogo prowadzisz projekty, ale z drugiej strony zaoferuje pełną historię projektową w bazie kontrahentów. W jaki sposób? Wchodzisz na zakładkę danego kontrahenta i widzisz wszystkie projekty, które dla niego prowadziła twoja firma. To ogromna wartość przy pełnej historii projektowej oraz momencie, kiedy potrzebny jest powrót do wybranego projektu.

Z drugiej jednak strony, kontrahentem niekoniecznie musi być twój klient. To przecież może być również podwykonawca, który będzie częścią projektu. Korzystając z oprogramowania, na to również otrzymasz dedykowane rozwiązania. Dodajesz firmę z której pochodzi podwykonawca, tworzysz jego konto, a także wpuszczasz do systemu. W tym momencie otrzymuje wiadomość, loguje się do IC Project i łączycie swoją współpracę w jednej, a zarazem wspólnej platformie. Tłumacząc dokładniej, osoba zewnętrzna ma automatycznie ograniczone uprawnienia i de facto widzi tylko to, co zostanie jej udostępnione. Możesz zatem wpuścić tę osobę do projektu, grupy zadaniowej lub pojedynczego zadania. Ty o tym zadecydujesz, a osoba zewnętrzna zobaczy tylko to, co ma zobaczyć. Dzięki temu, uzyskasz możliwości do pełnej współpracy z twoim podwykonawcą. Zlecisz zadania, przypiszesz osobę, wyznaczysz warunki wykonania i terminy. Wszystko będzie odbywało się z poziomu narzędzia – również cała komunikacja z podwykonawcą, aby nie wysyłać maili i wykonywać telefonów. To forma na współpracę z osobami zewnętrznymi, która oferuje więcej możliwości od metod tradycyjnych.

Daj sobie większe możliwości! Zapewnij środowisko dla zespołu, a sobie opcje do lepszego zarządzania całą firmą. Poznaj czasochłonność projektów bez zbędnej pracy

Organizacja pracy w twojej firmie to nie tylko lepsze możliwości pracy dla twojego zespołu. To również twoja praca, która musi być skuteczna, efektywna i maksymalnie zoptymalizowana. Jeśli chcesz lepiej zarządzać pracą, musisz poznać prawdziwą i realną czasochłonność obowiązków. Czas realizacji zadania to przecież bezpośredni wpływ na wycenę dla klienta, a tym samym rentowność projektu. Jeśli nie masz tego dokładnie wyliczonego, nie wiesz praktycznie nic o swoich działaniach.

Oczywiście mierzenie czasu pracy może odbywać się w Excelu – każdy pracownik wpisuje, ile poświęcił czasu pracy na zadanie i jest sympatycznie. Czy to jednak chodzi o taką organizację pracy? Otaczając się narzędziem dedykowanym masz projekty, zadania i cały zespół. A do tego wszystkie zaimplementowane funkcjonalności do mierzenia i raportowania czasu pracy. Wszystko w jednym, kompleksowym miejscu – to w końcu środowisko pracy całego twojego zespołu. Tym samym, każdy pracownik intuicyjnie może zmierzyć swój czas pracy na prawdziwych obowiązkach, bez żadnego dodatkowej pracy do wykonania. Jedno wychodzi po prostu z drugiego, jest połączone.

Ty natomiast po tej prostej czynności pracownika w każdym momencie zobaczysz realną czasochłonność zadania, etapu, a przy tym całego projektu. Możliwości narzędzia pozwolą to wszystko wizualnie pokazać i wygenerować w dowolnym raporcie – twoja decyzja. Jeśli chcesz iść dalej, możesz połączyć projekt z modułem finansowym i przypiąć stawkę godzinową pracownikowi. To natomiast pozwoli wyliczyć koszt pracownika, a także rentowność całego projektu, automatycznie. Jak widzisz, możliwości jest sporo, a wszystko zaimplementowane w bardzo kompleksowej formie.

Podsumowanie – czy rzeczywiście warto?

Ty musisz odpowiedzieć na to pytanie. Według nas, korzyści są ogromne. Pracując w przemyśle, tworząc często nowe rozwiązania technologiczne musisz również postawić swoją firmę na technologicznej organizacji pracy. Rozwiązanie jak IC Project jest bardzo proste w codziennej obsłudze, intuicyjne dla pracownika, aczkolwiek oferuje mnóstwo możliwości do lepszej pracy. Zawsze możesz przetestować to na własnej skórze i sprawdzić, czy to rozwiązanie dla ciebie. Mnogość firm przemysłowych funkcjonujących w IC Project daje zdecydowanie dobre świadectwo.