Czy warto wdrożyć CMMS? czym jest i do czego służy w dzisiejszej produkcji

W czasach, gdy staramy się stworzyć jak najbardziej efektywne procesy, dążymy do bezawaryjności maszyn i urządzeń, a pracownicy oczekują narzędzi dających im dostęp do niezbędnych informacji z każdego miejsca, a co najważniejsze – wszystko jest potrzebne „asap” i „na wczoraj” – potrzebne są również odpowiednie narzędzia, które umożliwią skuteczne działanie. Narzędziami, bez których wiele firm nie wyobraża sobie funkcjonowania, są systemy informatyczne. Jednym z takich rozwiązań są systemy klasy CMMS.

CMMS – czym jest i do czego służy?

CMMS (Computerised Maintenance Management System) to system przeznaczony przede wszystkim dla działów utrzymania ruchu. Z założenia, ma zagwarantować dostęp do wszystkich informacji na temat obecnego stanu parku maszynowego oraz umożliwić prosty dostęp do raportów o aktualnych usterkach i planowanych remontach maszyn. Może usprawniać także zarządzanie zespołem pracowników działu.

System jest również odpowiedzią na wyzwanie, jakim jest sprawny kontakt z dostawcami usług serwisowych, w przypadku zlecania zadań konserwacyjnych firmom zewnętrznym. Jednak bez względu na to, czy dostawca usług serwisowych jest zleceniobiorcą wewnętrznym czy zewnętrznym, niezaprzeczalnym udogodnieniem jest tutaj możliwość korzystania przez obie strony z tej samej aplikacji.

Przy założeniu, że baza danych jest systematycznie uzupełniana, wszelkie informacje są natychmiast aktualizowane w systemie i – w zależności od nadanych uprawnień – różni użytkownicy mają do nich dostęp w koniecznym dla siebie zakresie. Warto wspomnieć, że informacje, o których mowa, to nie tylko możliwość przekazywania danych bieżących, ale również dostęp do historii serwisowej, zgromadzonej bazy wiedzy, wgląd do historycznych raportów. Wszystko to, w połączeniu z możliwością dostępu do systemu wielu użytkowników na raz, pozwala na bardzo szybkie reagowanie przez różne służby zakładu, w sytuacjach zachwiania ciągłości procesu produkcyjnego.

CMMS – zapytajmy ekspertów

Czy CMMS się opłaca? Czy warto go wdrożyć w firmie? W tej kwestii najlepiej by było zapytać ekspertów tej dziedziny, czyli osób pracujących w służbach utrzymania ruchu, które na co dzień pracują z tego typu systemami.

Poniżej przedstawione są wyniki Ogólnopolskich Badań Zarządzania Produkcją i Utrzymania Ruchu 2016 przeprowadzonych przez „magazyn Służby UR” – są one oparte na ankietach przeprowadzonych wśród blisko 400 szefów utrzymania ruchu. Spośród nich, 85% korzysta z narzędzi informatycznych wspierających utrzymanie ruchu, natomiast około 64% – z systemu CMMS.
Na co ankietowani wskazali, jako czynnik decydujący o skuteczności wdrożonego CMMS?

Dla porównania Badania opublikowane 22 sierpnia 2018 roku prowadzone przez czasopismo „Inżynieria i Utrzymanie Ruchu” na grupie 200 osób dotyczące „Zastosowania w zakładzie systemu CMMS do automatyzacji procesów”.
Czynniki decydujące o skuteczności wdrożonego CMMS i ilość osób, która je zaznaczyła (można było wybrać więcej niż jedną opcję).

Niemal 100% pracowników UR biorących udział w badaniu wskazało, że o skuteczności systemu CMMS świadczy możliwość zgłaszania informacji przez użytkowników maszyn oraz działania prewencyjne. W dalszej kolejności bardzo ważnym elementem okazało się umożliwienie dokonywania analiz niezawodności maszyn, do czego niezbędne jest posiadanie dostępu do danych historycznych.

Top 3 czynników zamyka uefektywnienie harmonogramowania i planowania prac prewencyjnych – bo w biznesie tak jak w życiu, lepiej zapobiegać niż leczyć. Skutki nieplanowanych przestojów dla przedsiębiorstwa przynoszą zdecydowanie większe koszty, aniżeli te przeznaczone na działania profilaktyczne.

Z teorii do praktyki

Wiemy już, że posiadanie w przedsiębiorstwie systemu CMMS powinno przynosić firmie (w tym również pracownikom) szereg korzyści i udogodnień. Mimo to, jak świadczą badania przeprowadzone przez czasopismo „Inżynieria & Utrzymanie Ruchu”, nie jest to narzędzie idealne.

Zapytano pracowników, czy są zadowoleni ze stosowanego w zakładzie systemu CMMS. Poniżej zilustrowaliśmy wyniki badania na wykresie.

Odpowiedzi ankietowanych na pytanie postawione przez czasopismo „Inżynieria & Utrzymanie Ruchu”: Czy są Państwo zadowoleni ze stosowanego w zakładzie systemu CMMS?

Wśród ankietowanych znalazło się więcej użytkowników nie usatysfakcjonowanych ze swojego systemu (17%), niż takich, którzy są w pełni zadowoleni

Skąd taka rozbieżność opinii?

Najlepszą odpowiedzią na to pytanie będzie stwierdzenie: CMMS CMMSowi nierówny. Na rynku istnieje wiele firm oferujących systemy klasy CMMS, które różnią się od siebie nie tylko funkcjonalnościami, ale przede wszystkim interfejsem. A to właśnie interfejs bywa kluczowym czynnikiem wpływającym na zadowolenie użytkowników z systemu: powinien być możliwie intuicyjny i dostosowany do potrzeb danego pracownika.

Każda branża, a nawet każda firma ma swoje specyficzne wymagania i nawyki, dlatego podczas wyboru systemu ważne jest dopasowanie go do swoich potrzeb.

„Nie ma dwóch firm, które mają identyczne procesy. Naszym zdaniem najważniejsze w tworzeniu oprogramowania dla klienta jest odpowiednie zbadanie potrzeb organizacji oraz opracowanie dostosowanego rozwiązania. W firmie staramy się stworzyć dla użytkownika rozwiązanie, które będzie go kompleksowo wspierać oraz integrować się z już posiadanymi rozwiązaniami takimi jak SCADA, MES czy systemy ERP” – mówi Mariusz Gwózdek, prezes firmy Profesal.

Mobilność to podstawa

W obecnych czasach jesteśmy ciągle mobilni, cenimy sobie możliwość wykonywania czynności zdalnie, nie rozstajemy się z telefonem. I nic nie stoi na przeszkodzie, żeby telefon mógł stać się Twoim centrum dowodzenia firmą. Poza komputerem stacjonarnym, możesz mieć dostęp do systemu CMMS poprzez telefon, tablet, a nawet telewizor. Wszystkie ważne i przede wszystkim aktualne informacje możesz połączyć z wybranym przez siebie nośnikiem.

Rozwiązanie CMMS dla dużych i małych

Często można spotkać się ze stwierdzeniem, że systemy informatyczne są dedykowane tylko dużym firmom, z mocno rozwiniętym obszarem działu utrzymania ruchu. Nic bardziej mylnego!

Żaden pakiet MS Office nie zastąpi korzyści, jakie płyną z posiadania oprogramowania klasy CMMS w firmie

Jedno słowo: CYFRYZACJA. To główny trend współczesności, praktycznie w każdym obszarze życia i biznesu. Cyfryzacja nadaje tempa gospodarce. Może tez nadać tempa twojej firmie.

Systemy CMMS przyczyniają się do zwiększenia szybkości reagowania w przypadku awarii lub usterki oraz optymalizują proces raportowania, które pomaga w planowaniu działań prewencyjnych.

Poprzez zautomatyzowanie procesów, digitalizację dokumentacji – można skutecznie zmniejszyć koszty administracyjne i zminimalizować marnotrawstwo czasu przeznaczonego na wyszukiwanie informacji, dzięki czemu pracownik może się skupić na swojej pracy i wykonywać ją efektywniej. Nie powinno się traktować kupna oprogramowania do firmy jako wydatku, ale jako inwestycję. Zamiast przeznaczać koszty na „ręczną” pracę, możesz je zainwestować w system, a zyskasz nie tylko czas, ale narzędzie, które pomoże Ci trzymać rękę na pulsie z każdego miejsca i w każdym czasie.

Warto wspomnieć, że niektóre firmy oferują systemy klasy CMMS, które mogą być poszerzone o narzędzia sprzedażowe czy HRowe. Można zarządzać zadaniami zarówno pracowników jak i służb zewnętrznych oraz jednocześnie dokonywać rejestracji ich czasu pracy. Także klienci mogą mieć dostęp do konkretnej części systemu, w celu ułatwienia komunikacji – możliwości jest sporo, a wybór produktów na rynku jest bogaty.

A twoja firma jest gotowa na poważny krok w stronę Przemysłu 4.0?