Na co zwrócić uwagę wybierając firmę outsourcingową w obszarze hr?

Rynek outsourcingu HR w Polsce rozwija się dynamicznie. Przypomina to nieco początek lat 90., kiedy wdrażano ideę leasingu. Aktualnie co dwusetna spółka prawa handlowego w Polsce korzysta z outsourcingu HR, najczęściej w zakresie naliczania płac. W Stanach Zjednoczonych co trzecia firma, a w Holandii, Francji nawet co druga firma przekazuje procesy na zewnątrz. Outsourcing może być realną alternatywą dla tradycyjnego modelu prowadzenia biznesu opartego wyłącznie o własne zasoby ludzkie i informatyczne. Motywacje do przechodzenia na model outsourcingu mogą być bardzo różne. Wydaje się jednak, że przyczyną najczęściej podawaną przez organizacje korzystające z zewnętrznej obsługi jest optymalizacja kosztów, średnio na poziomie 15–30%.

Obsługa kadrowa i płacowa, choć nie jest podstawą prowadzenia biznesu, jest z pewnością istotnym jego elementem. Polskie prawo odpowiedzialność za wszelkie błędy, niezgodności w naliczaniu wynagrodzeń, składek, potrąceń czy podatków nakłada na pracodawcę. Jak zatem sprawić, aby te procesy nigdy więcej nie sprawiały nam kłopotu? Rozwiązaniem może być korzystanie z usług dobrej firmy outsourcingowej. Wydawać by się mogło, że nie ma nic prostszego, jednak zlecenie obsługi wynagrodzeń firmie zewnętrznej to ważna i długofalowa decyzja. Jak więc wybrać dobrego dostawcę rozwiązań HR?

Oto kilka elementów na które warto zwrócić uwagę wybierając dostawcę obsługi kadrowo-płacowej.

1. Bezpieczeństwo danych

Bezpieczeństwo danych jest podstawą usług outsourcingu kadrowo-płacowego. Umowy outsourcingowe powinny zawierać szereg zapisów, które będą regulować zagadnienia poufności danych, zabezpieczając Klienta przed wydostaniem się informacji poza organizację.

Outsourcing HR może być rozwiązaniem znacznie bezpieczniejszym, niż korzystanie z własnego działu kadrowo-płacowego. Wybierając obsługę w tym modelu mamy pewność, że wrażliwe dane kadrowe i płacowe są niedostępne również dla pracowników firmy. Wynika to z faktu utrzymywania i zarządzania danych na serwerach outsourcera oraz przekazywania pasków płacowych w bezpiecznej formie, np. kopert utajnionych lub poprzez odpowiednio zabezpieczony system informatyczny. Jest to istotne szczególnie jeśli chodzi o wynagrodzenia kadry zarządzającej. Ponadto dobre firmy outsourcingowe zapewniają bezpieczeństwo informatyczne utrzymywania danych poprzez różnego rodzaju zabezpieczenia, których przeważnie nie stosuje się w przypadku prowadzenia wewnętrznego działu kadrowo-płacowego. W przypadku insourcingu błędnie uważa się, że sieć wewnętrzna wystarczająco zabezpiecza dane. Wynika to przede wszystkim z faktu, że zabezpieczenia tego typu wiążą się przeważnie z dużą inwestycją. W przypadku dostawców outsourcingu tego typu inwestycje rozkładają się na wielu Klientów.

2. Profesjonalizm

Naliczanie wynagrodzeń oraz administracja kadrowa są podstawą działalności dostawców outsourcingu HR, są ich specjalnością. Korzystając z ich usług zyskujemy dostęp zarówno do wysoko wyspecjalizowanych konsultantów, jak i do najnowocześniejszych technologii. Jednocześnie firma outsourcingowa ponosi odpowiedzialność za błędy lub pomyłki, zatem w jej interesie leży zabezpieczenie się przed takimi sytuacjami. Z jednej strony zabezpieczeniem może być wydajny i dostosowany do częstych zmian w prawie system informatyczny, z drugiej – doświadczony i profesjonalny zespół konsultantów.

3. Współpraca i elastyczność

Z doświadczeń naszych klientów wynika, że bardzo ważne jest też indywidualne podejście outsourcera do organizacji. Każda firma potrzebuje nieco innego zestawu narzędzi i odmiennego nastawienia. Dotyczy to nie tylko samego systemu, ale też świadczonych usług. Warto sprawdzić, czy firma outsourcingowa proponuje elastyczne podejście oraz czy system, na którym pracuje, pozwala na to, aby tę usługę w przyszłości dostosowywać do pojawiających się potrzeb.

Outsourcer powinien również w ramach usługi być doradcą, sprawdzać czy proponowane przez Klienta rozwiązania są najbardziej dla niego korzystne i zgodne z regulacjami prawnymi. Powinien on jednocześnie szukać kreatywnych propozycji na usprawnienie procesów personalnych wewnątrz organizacji. Równie istotnym elementem jest elastyczność dostawcy w obszarze systemów komputerowych wykorzystywanych do świadczenia usług. Dostawca blisko związany z producentem oprogramowania będzie w stanie efektywnie wykorzystać funkcjonalność systemu, wykonać szereg dodatkowych raportów umożliwiających szczegółową analizę danych.

Prowadzenie obsługi kadrowo-płacowej jest procesem zmieniającym się dynamicznie i dość nieprzewidywalnym. Bardzo istotne wydaje się również znalezienie takiego outsourcera, który będzie dla nas nie tylko dostawcą usług, ale również partnerem w biznesie. W tego typu działalności mogą pojawiać się zarówno pomyłki, jak i konflikty, dlatego warto upewnić się, że po drugiej stronie istnieje chęć szukania rozwiązań korzystnych dla obu stron. Takie podejście wydaje się być warunkiem koniecznym do efektywnej i satysfakcjonującej współpracy.

4. Odpowiedzialność

Jedną z najważniejszych zalet zlecenia administracji kadrowo-płacowej profesjonalnej firmie outsourcingowej jest przeniesienie na nią odpowiedzialności za terminowość usług, ale również za ewentualne pomyłki w naliczaniu wynagrodzeń. Zapisy umowy powinny przewidywać kary umowne. Oczywiście pomyłki mogą zdarzyć się każdemu, ważne jest natomiast to, jakie firma posiada procedury weryfikacji, aby je eliminować na jak najwcześniejszym etapie oraz jakie ma podejście do przejęcia odpowiedzialności za obsługiwane procesy. Istotne jest również to, co outsourcer proponuje w zakresie przejęcia odpowiedzialności przed instytucjami takimi jak ZUS, US, PIP. Dobre firmy outsourcingowe posiadają również wysokie polisy OC.

5. Umowa na świadczenie usług

Zawarcie umowy z firmą outsourcingową jest bardzo ważnym etapem. Kontrakt ma regulować zarówno współpracę od momentu jej rozpoczęcia, jak również, a może przede wszystkim, jej ewentualne zakończenie. Umowa powinna szczegółowo regulować warunki wypowiedzenia umowy, przekazanie wszystkich danych po zakończeniu współpracy oraz uwzględniać ewentualne kary umowne, gdy powodem zakończenia współpracy jest nierzetelność outsourcera.

6. Ceny usług

Bardzo ważnym elementem usługi outsourcingowej jest sposób naliczania opłaty. Z reguły opłatę za usługi outsourcingu kadr i płac nalicza się na zasadzie stawki za rekord (za 1 pracownika). Często jednak zdarza się, że firmy outsourcingowe podając stawkę oferują bardzo wąski zakres usług zawartych w cenie za rekord, podając jednocześnie wysoką stawkę za usługi dodatkowe. Oczywiście zapis o rozliczaniu usług dodatkowych powinien znaleźć się w każdej umowie outsourcingowej, gdyż nie można przewidzieć wszystkich potrzeb w dniu podpisywania umowy. Taki zapis może uchronić Klienta przed nierzetelnymi wycenami w przyszłości. Niemniej jednak zakres usług wchodzących w skład oferty powinien być na tyle szeroki, aby podstawowe czynności jak raporty, zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach, sporządzanie deklaracji ZUS, sporządzanie PIT-ów i inne były składowymi podstawowej usługi. System naliczania opłat powinien być nieskomplikowany i przejrzysty.

7. System kadrowo-płacowy

Firmy outsourcingowe pracują na różnym oprogramowaniu komputerowym. Często wybierają system kierując się wyłącznie jego ceną, nie zaś tym, aby system spełniał zróżnicowane oczekiwania wielu Klientów.

Warto zwrócić uwagę, na jakim systemie pracuje nasz potencjalny dostawca obsługi kadrowo-płacowej, ponieważ choć zwykle może to być narzędzie wspierające nasz biznes, ale nierzadko zdarza się również, że utrudnia współpracę. Na co więc zwrócić uwagę?

Zakres funkcjonalności

Nowoczesny system kadrowo-płacowy powinien nam dawać możliwość obsługi szerokiego spektrum czynności, zarówno z obszaru „twardego”, jak i „miękkiego” HR:

– administracja kadrami,
– obsługa płac,
– zarządzanie czasem pracy,
– ewidencja BHP,
– administracja działalnością socjalną,
– wsparcie rekrutacji,
– zarządzanie rozwojem pracownika i szkoleniami.

Jednocześnie oprogramowanie to powinno umożliwiać rezygnację z funkcji, których organizacja nie chce za jego pomocą obsługiwać.

Aktualizacja oprogramowania

Samodzielne śledzenie często zmieniających się przepisów jest zadaniem trudnym i uciążliwym. Comiesięczna automatyczna aktualizacja oprogramowania zgodnie z obowiązującym prawem zagwarantuje zgodność prowadzonej ewidencji z najnowszymi przepisami.

Bezpieczeństwo systemu

Ze względu na wrażliwość przechowywanych danych osobowych, szczególnie ważne jest ich zabezpieczenie. System musi posiadać mechanizmy kontroli uprawnień dostępu, zapewniając poufność informacji i ich ochronę.

Dostęp do systemu

Niektóre firmy outsourcingowe udzielają swoim Klientom dostępu do systemu. Takie rozwiązanie umożliwia z jednej strony weryfikację pracy dostawcy, a z drugiej strony ciągły dostęp do danych. Nierzadko zdarzają się sytuacje, gdy potrzebny jest w danym momencie raport lub informacja personalna. Brak dostępu do systemu powoduje konieczność oczekiwania aż pracownik firmy outsourcingowej taki raport nam przygotuje.

Zestawy raportów powinny wyczerpywać potrzeby Klienta w tym zakresie. Warto zwrócić uwagę, czy system umożliwia tworzenie tzw. raportów dedykowanych – czyli dostosowanych do potrzeb, wymagań i uwarunkowań Klienta.

8. Dodatkowe funkcjonalności (możliwość rozbudowania współpracy)

TETA HR Center w zależności od potrzeb biznesowych Klienta proponuje również rozwiązania, które mogą wpływać na wydajność i szybkość realizacji procesów personalnych. Przykładem takiego narzędzia może być TETA HRM – samoobsługowa platforma internetowa współpracująca z aplikacją TETA Personel.NET.

Zastosowanie tego oprogramowania pozwala wyraźnie zmniejszyć koszty związane z administracją kadrową. Menedżerowie zyskują w nim narzędzie do efektywnego zarządzania podległymi im jednostkami organizacyjnymi, zaś działy HR – sposób na przeniesienie niektórych zadań, które realizują, na pracowników i ich szefów. Szczególnie ważnym elementem jest wsparcie kierowników zespołów w obszarze planowania czasu pracy i jego kontroli pod kątem zgodności z przepisami.

Istotne jest również to, że narzędzie ma być dostosowane do potrzeb danej organizacji, można zatem wybrać moduły, które są potrzebne i korzystne dla klienta, a także dowolnie skonfigurować workflow. Największym zainteresowaniem naszych Klientów cieszą się moduły Raportowanie, Urlopy, Delegacje czy Rozliczanie Czasu Pracy. Pozwalają one znacznie skrócić i ułatwić formalne wymagania związane m.in. ze składaniem wniosków urlopowych, sprawdzaniem stanu przysługującego urlopu, rozliczaniem delegacji, kalendarzami czasu pracy czy rozliczaniem nadgodzin.

Informacje o firmie:

TETA HR Center zajmuje się outsourcingiem HR. Oferuje usługi w zakresie outsourcingu funkcji kadrowo-płacowej, dzierżawy systemu kadrowo-płacowego TETA i samoobsługowej platformy pracowniczej TETA HRM, utrzymywania systemów TETA oraz szkoleń otwartych związanych z tematyką informatyczną. Więcej informacji na www.tetahrc.pl oraz pod numerem 71 336 20 70.