Zarządzanie przez uważność jako droga do zwiększenia produktywności

Jako osoba, która zajmuje się zawodowo czasem pracy i współpracuje z różnymi organizacjami branżowymi i przedsiębiorstwami często jestem pytany jak efektywnie zarządzać osobistym czasem pracy by wydajnie i terminowo wykonywać swoje obwiązki.

Wielokrotnie opowiadałem o pojęciach takich jak zarządzanie sobą w czasie czy lista zadań przygotowana podczas procesu planowania pracy. Natomiast co w przypadku, gdy wciąż nie jesteśmy w stanie skrócić wykonywania zadań a spotkania wewnętrzne ciągną się w nieskończoność? Okazuje się, że jest na to ciekawa koncepcja.

Zarządzanie czasem – rozwiązanie czy problem
Żyjemy w kulturze masowej, która ma obsesję na punkcie osobistej produktywności. Piszemy i czytamy mnóstwo książek o budowaniu silnych i zdrowych nawyków, czterogodzinnym tygodniu pracy czy wyznaczaniu i realizacji celów osobistych. Jednym z najważniejszych aspektów, które mają się przyczyniać do realizacji tych idei ma być zarządzanie czasem.

Recepta na sukces wydaje się prosta i opiera się na ułożeniu odpowiedniego planu i zarezerwowaniu na każde zadanie odpowiedniej ilości czasu a nasza produktywność wzrośnie skokowo. Rzeczywistość nie pozostawia jednak złudzeń, gdy kolejny raz zastanawiamy się czemu nie utrzymaliśmy osobistego planu.

Najnowsze wyniki badań nad produktywnością osobistą jasno wskazują, że zarządzanie czasem samo w sobie nie jest rozwiązaniem a wręcz w wielu przypadkach jest częścią problemu niewykorzystania naszego czasu i ulegania rozproszeniu podczas pracy.

Teoria zarządzania przez uważność
Pomóc w realizacji wyznaczonych celów w naszym życiu codziennym może teoria zarządzania przez uważność, która skupia się na trzech filarach. Po pierwsze wykonywany cel musi odpowiadać na pytanie, dlaczego coś robimy, a więc określać powód realizacji zadania. Gdy już sobie odpowiemy na to zagadnienie ważne są dwa kolejne aspekty: określenie przestrzeni do realizacji zadania (czas, miejsce i zasoby) oraz określenie pory dnia, która pomoże nam w jego realizacji, a więc znalezienie osobistego maksimum efektywności.

Połączenie wszystkich trzech filarów prowadzi do wykonywania zadań z większą łatwością będąc w stanie potocznie nazywanym jako flow, który objawia się połączeniem wysokiego poziomu koncentracji oraz produktywności. Wykorzystanie teorii zarządzania przez uważność ma doprowadzać nas do zintensyfikowania częstotliwości pojawiania się tych stanów co nie tylko prowadzi do szybkiej realizacji celów, ale też znacznego wzrostu naszej produktywności zarówno w miejscu pracy jak i w życiu osobistym.

Podział na etapy kreatywności i produktywności
Przypuszczam, że każdy z Nas chciałby być nie tylko bardziej produktywny, ale także kreatywny podczas realizacji naszych celów zawodowych. Trudnością może być fakt, że za uruchomienie procesów zwiększających produktywność i kreatywność odpowiadają odmienne strategie zarządzania przez uważność.

Przykładowo nasza produktywność jest pobudzana przez wzrost skupienia na danym zadaniu, dzięki czemu odrzucamy od siebie myśli, które nas rozpraszają. Inaczej niż w przypadku procesów twórczych, gdy napływające myśli i wizje pomagają nam stworzyć coś z niczego. Zasadnicze pytanie brzmi: jak się odnaleźć w tych dwóch światach? Z odpowiedzią przychodzi nasz naturalny zegar biologiczny, który pomoże nam odnaleźć nasze okno czasowe na pracę kreatywną i produktywną. Jeżeli jesteś rannym ptaszkiem, wykonuj swoją pracę analityczną w godzinach porannych, gdy twój pik produktywności jest najwyższy – to dobra pora na dokończenie raportu czy wyliczenie wskaźników ekonomicznych.

Pracę kreatywną pozostaw na godzinny popołudniowe oraz wieczór, gdy mózg pracuje mniej linearnie. Sowy, czyli osoby pracujące efektywniej w późniejszych porach i wieczorem, powinny zamienić opisaną kolejność, a więc praca kreatywna najlepiej zostanie wykonana rano a analityczna wieczorem. Warto jednak przyglądać się i dostosowywać pory pracy produktywnej i kreatywnej do indywidualnych preferencji po obserwacjach swojego rytmu dnia. Obserwacja i wdrażanie spostrzeżeń do naszego życia pomoże w wypracowaniu modelu, który stale pozwoli nam pracować w sposób świadomy a co najważniejsze efektywny.