Porządki w firmie czyli optymalizacja procesów w firmie

Nie da się ukryć, nadszedł czas porządków. Idealny moment na lepsze, poukładanie firmy. Trudne czasy po prostu wymuszają zmiany. Chcąc nie chcąc zarządy bardziej niż kiedykolwiek, w ostatnich latach muszą stawić czoła nie znanej wcześniej sytuacji spowolnienia gospodarczego (kryzysu?) i wprowadzać szybkie, skuteczne zmiany w firmach, którymi kierują.

A powody są oczywiste i namacalne. Sprzedaż coraz trudniej utrzymać na dotychczasowym poziomie. Wszelkie budżety wymagają weryfikacji (nawet budżet państwa!). Poważnym kłopotem w wielu branżach staje się nawet pokrycie kosztów stałych. Zarządy muszą więc podejmować decyzje trudne i niepopularne, nierzadko szybkie i… bywa, że dość pochopne.

Najczęściej pierwsze pomysły dotyczą bezceremonialnego cięcia pewnych kategorii kosztów, np. firmy rezygnują całkowicie z promocji i reklamy, wstrzymują wszelkie wydatki na szkolenia i edukację, zamrażają czasowo jakiekolwiek wyjazdy i delegacje, wyhamowują rekrutację, zapominają na jakiś czas o badaniach i rozwoju.

Niektóre zarządy zdążyły już wytoczyć cięższe działa i podjęły jeszcze bardziej radykalne kroki – zaczęły zwalniać pracowników. Zmniejszenie stanu załogi bardzo widocznie przekłada się na wyniki finansowe nadchodzących miesięcy. Stąd duża pokusa, by rozwiązywać umowy i po prostu odchudzać skład osobowy.

Kolejny rodzaj działania, o którym ostatnio głośno, to wydłużanie terminów płatności. Dostępne badania jednoznacznie potwierdzają ten trend.
Ale to jedynie przykłady działań, które już podjęto w wielu polskich przedsiębiorstwach. Owszem, czasem są one nieuniknione, ale mają niestety przykre skutki uboczne. Zwalniając pracowników – dla przykładu – pozbywamy się nierzadko dobrych ludzi, w których wcześniej inwestowaliśmy. Obcinając wydatki na badania i rozwój ustępujemy w przyszłości pola tym konkurentom, którzy dają radę takie prace kontynuować itd.

Są jednak działania, które nie niosą ze sobą takich zagrożeń. Mam na myśli przede wszystkim poprawę efektywności, a innymi słowy: optymalizację procesów. To o wiele trudniejsze przedsięwzięcie i niestety, nie przynosi efektów od razu. Ale za to pozwala na zdobycie trwałej przewagi w kolejnych miesiącach i latach.

Mówiąc jak najprostszym językiem, chodzi o dobrą organizację pracy. W wielu firmach dałoby się – przy istniejących zasobach – poprawić efektywność działania, skrócić czasy realizacji pewnych czynności, podnieść jakość produktów, a… paradoksalnie, trudniejszy okres na rynku, to najlepszy moment na tego typu porządki.

A zatem na czym mogłyby polegać wspomniane porządki w organizacji? Spójrzmy na trzy przykłady.

STRUKTURA ORGANIZACYJNA

W wielu firmach struktura organizacyjna jest odzwierciedleniem licznych historycznych zaszłości. Zmiany rynkowe, ekspansja geograficzna czy choćby powiększanie się firmy – to wszystko czynniki, które powinny zmuszać zarządy lub właścicieli do odpowiedniego modyfikowania struktury. Nie zawsze tak się dzieje. Oczywiście, zawsze łatwiej utworzyć jakieś stanowisko czy dział – trudniej je potem zlikwidować. Częstym błędem jest więc utrzymywanie na siłę funkcji lub całych komórek organizacyjnych, które kiedyś były potrzebne, ale dziś już niekoniecznie. Warto więc odpowiedzieć sobie na pytanie: czy nie czas na „przegrupowanie wojsk”?

OBSADZANIE NAJWAŻNIEJSZYCH STANOWISK

Czasy kryzysowe rządzą się swoimi prawami. Potrzeba szybszych i bardziej stanowczych decyzji, więcej odporności psychicznej, czasem – podjęcia ryzyka. To wszystko cechy, które w okresie wzrostu nie były menedżerom potrzebne. A zatem niewykluczone, że w tym momencie firmy potrzebują na wybranych stanowiskach po prostu innych ludzi. Nie oznacza to koniecznie zwolnień. Można pomyśleć o rotacjach wewnętrznych albo przesunięciu pewnych obowiązków pomiędzy menedżerami.

PRZEBIEG KLUCZOWYCH PROCESÓW

I wreszcie mój ulubiony punkt – przegląd procesów, które firma realizuje. Czy na pewno nie da się ustawić naszej pracy lepiej, sprawniej? Bez względu na to, czy organizacja jest firmą produkcyjną, czy też usługową – zawsze efektywność przebiegu procesów jest istotnym punktem przewagi konkurencyjnej.

Firmy nie lubią się reorganizować, jeśli nie zachodzi po temu ewidentna potrzeba. Zmiany zazwyczaj wiążą się przecież z wysiłkiem i niepewnością. Ale grzechem jest nie udoskonalać nic i jedynie zwalniać ludzi, gdy przyciśnie sytuacja rynkowa.

Wzorcem dla każdego przedsiębiorstwa powinny być zespoły Formuły 1, które przez cały sezon, bez ustanku, poszukują coraz lepszych rozwiązań. Potrafią wręcz z tygodnia na tydzień poprawić bolid, aby skutecznie rywalizować z konkurentami. Jeśli trzeba – zmienią sposób pracy, przetestują całkiem nowe części, zatrudnią innych specjalistów. Nie ma w tym sporcie nic skończonego ani ostatecznego. Udoskonalanie jest treścią i sensem codziennej pracy setek ludzi w wyścigach Formuły 1.

Wróćmy teraz na grunt biznesowy. W wielu firmach brakuje tego codziennego udoskonalania i gotowości do zmian. Z jednej strony wszyscy od lat zachwycają się Toyotą (oraz jej słynnym Toyota Production System), ale z drugiej strony – mało kto potrafi skutecznie skopiować jej organizacyjne DNA. Filozofia Kaizen (ciągłego doskonalenia) jest już znana i uczona na całym świecie, ale gorzej z praktycznym jej wdrożeniem w innych firmach.

Teraz jednak nie ma już wyjścia. Posprzątanie wewnętrznego podwórka w firmie, to dla wielu organizacji szansa na spore oszczędności, a dla innych nawet „być albo nie być”. Nie można tego przegapić.

Jak się zabrać do wspomnianej optymalizacji wewnętrznych procesów w firmie? Na czym polega świadome zarządzanie procesami i jak robią to najlepsi?
O tym już w następnym artykule!.