Warsztat optymalizacyjny to narzędzie proste i dostępne dla każdej organizacji

Każda firma funkcjonuje według pewnych utartych schematów. Są to rozmaite procesy i procedury, a także ścieżki postępowania „wydeptane” latami przez pracowników. Z czasem ścieżki te mogą niepostrzeżenie stawać się coraz bardziej kręte. Procesy komplikują się, przestają być sprawne i efektywne. Powody mogą być różne: dochodzą nowe wymogi prawne, kolejne dokumenty do wypełnienia, modyfikacje systemów IT, kolejne warianty produktów itp.

W efekcie traci klient – chociażby poprzez wydłużony czas oczekiwania. A to już ostatni dzwonek, by procesy odświeżyć i uprościć.

POTENCJAŁ JEST W TWOJEJ FIRMIE

Kiedy rozważamy doskonalenie procesów lub wręcz całego modelu biznesowego – odruchowo szukamy pomocy z zewnątrz. Często zarządy spodziewają się, że niezbędna jest świeża krew. Rozważają zatrudnienie ekspertów, doradców lub nowych kierowników z zewnętrznym doświadczeniem.Nie wszyscy pamiętają, by do poważnych zmian wykorzystać wiedzę własnych pracowników. Wydaje się, że skoro są w firmie od dawna, to już niczego nowego nie wymyślą. Nieprawda. Pracownicy firmy potrafią być zadziwiająco kreatywni i skuteczni w planowaniu zmian, jeśli tylko dostaną taką szansę. Możemy dać im (i firmie!) tę szansę, organizując warsztaty optymalizacyjne i umiejętnie je prowadząc.

JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO WARSZTATÓW?

Warsztat optymalizacyjny to narzędzie proste i dostępne dla każdej organizacji. Zanim go w ogóle rozpoczniemy, kierownictwo określa proces, który ma być optymalizowany. Następnie ustalamy, przez jakie obszary (działy, piony) w organizacji dany proces przechodzi, aby wiedzieć, kto będzie niezbędny do prac analitycznych.

Na warsztat zapraszamy zatem przedstawicieli wszystkich działów, przez które przebiega dany proces. Ważne jest, abyśmy uwzględnili tych pracowników, którzy proces realizują i dobrze go znają. Menadżerowie, ich przełożeni, mogą nie znać wielu szczegółów, więc często okazują się mniej przydatni.

Grupa warsztatowa nie powinna liczyć więcej niż 6 osób – to umożliwi efektywną pracę zespołu. Warsztat musi mieć osobę prowadzącą – dobrego moderatora. Warto pomyśleć o zaproszeniu kogoś niezależnego, spoza organizacji. Oczywiście można też wyznaczyć osobę z wewnątrz, np. trenera wewnętrznego, specjalistę z działu HR lub menadżera, który będzie zainteresowany rezultatami tej pracy. Moderator sam nie musi doskonale znać procesu, ale powinien skutecznie poprowadzić całe spotkanie.

Na warsztat optymalizujący zarezerwujmy dwa dni. Musimy też zapewnić grupie warsztatowej odpowiednie miejsce do pracy – salę, w której będą mogli oderwać się od codziennych obowiązków.

NA WARSZTACIE

Moderator powinien precyzyjnie określić cel warsztatu i przedstawić go uczestnikom. Czy naszym celem jest wyeliminowanie zbędnych czynności, które przez lata nagromadziły się w procesie? A może chcemy przemodelować cały jego przebieg? Może naszym celem jest skrócenie czasu realizacji procesu? Jasno określony cel jest podstawą pracy grupy.

Pierwsza część warsztatu to narysowanie mapy procesu – tak, jak przebiega on teraz. Krok po kroku odtwarzamy kolejne działania i łączymy je w logiczny łańcuch zdarzeń. Następnie określamy kto je realizuje oraz notujemy kluczowe problemy.

Bez skrupulatnie opisanego stanu obecnego trudno przystąpić do wprowadzania zmian. Rolą moderatora jest tutaj nie tylko nadzorowanie sprawnego przebiegu prac, ale też wynotowywanie wszystkich problemów, o których mówią uczestnicy.

Druga część warsztatu to wypracowywanie zmian w procesie. Moderator powinien pamiętać o żelaznej zasadzie burzy mózgów – czyli „nie ma złych pomysłów”. W początkowej fazie optymalizacji warto notować wszystkie pomysły, a dopiero później odrzucać te, które są mało realne do wdrożenia.

Etapem końcowym jest naszkicowanie docelowej mapy procesu wraz z listą proponowanych zmian. Materiał ten będzie prezentowany innym osobom w firmie – musi więc być czytelny i zrozumiały.

CO DALEJ?

Efektem warsztatu mogą być drobne pomysły optymalizacyjne, ale i większe zmiany – jak choćby wdrożenie systemu ułatwiającego obieg dokumentów w firmie. Wyniki swojej pracy grupa robocza przedstawia kierownictwu firmy. Najlepiej, gdy taka prezentacja odbywa się na gorąco: na koniec warsztatów lub następnego dnia. Menadżerowie najdalej w ciągu kilku dni podejmują decyzję, które zmiany są zaakceptowane i będą wdrażane. Od razu należy sporządzić plan wdrożenia wraz z osobami odpowiedzialnymi.

Zaangażowanie kierownictwa na tym etapie to bardzo ważny element całego przedsięwzięcia. Jeśli nie zadecyduje ono o szybkim wdrażaniu zmian, uczestnicy stracą motywację do dalszej pracy nad usprawnianiem procesów.

DLACZEGO WARTO ROBIĆ WARSZTATY OPTYMALIZACYJNE

Warsztaty wykorzystujące wiedzę pracowników to bardzo skuteczne narzędzie do podnoszenia efektywności i wdrażania zmian. Przemawia za tym kilka ważnych powodów:
• to pracownicy, którzy realizują dany proces, najlepiej wiedzą, co w nim szwankuje,

• pracownicy często mają pomysły, jak dany proces zmienić, ale organizacyjne „status quo” pozbawia ich możliwości wykorzystania tej wiedzy w praktyce,

• warsztaty, na których spotykają się przedstawiciele różnych działów, są bardzo dobrą platformą wymiany doświadczeń pomiędzy departamentami,

• jest to metoda, która nie wymaga szczególnych nakładów finansowych (nawet przy zaproszeniu do współpracy moderatorów zewnętrznych),

• umożliwienie pracownikom realnego wpływu na zmiany w procesach podnosi ich zaangażowanie.

Gdy myślę o tym, jak rzadko firmy wykorzystują wiedzę swoich pracowników do rozwoju organizacji, przychodzi mi do głowy stare powiedzenie „cudze chwalicie, swego nie znacie, sami nie wiecie co posiadacie”. Zachęcam więc wszystkich – róbcie użytek z doświadczenia i pomysłowości waszych pracowników – to niedoceniana metoda, która przynosi wymierne efekty.