Coraz więcej firm korzysta z outsourcingu

Wiele firm w Polsce sięga po zewnętrzne usługi w zakresie działalności, jaką wykonują. To tak zwany outsourcing, czyli przekazanie funkcji wykonywanych przez pracowników danego przedsiębiorstwa firmie zewnętrznej niezwiązanej bezpośrednio z firmą zlecającą. To wygodne i tańsze rozwiązanie staje się coraz bardziej popularne.

Outsourcing wywodzi się od dwóch słów angielskich: out – na zewnątrz i source – źródło. W języku biznesu zlepek tych dwóch słów oznacza wychodzenie na zewnątrz z problemami firmy – konkretnie zlecanie niektórych prac zewnętrznym wykonawcom. Outsourcing oznacza więc przekazanie funkcji wykonywanych przez pracowników danego przedsiębiorstwa firmie zewnętrznej niezwiązanej bezpośrednio z naszą firmą, ale specjalizującej się w konkretnie określonej dziedzinie, np. w zakresie zarządzania, obsługi procesów biznesowych, infrastruktury czy technologiach informatycznych. Kluczową rolę w definicji outsourcingu odgrywa fakt swobody wyboru sposobu wykonywania danej funkcji. Odróżnia on bowiem outsourcing od innych relacji między kontrahentami, gdzie wykonawca dostaje instrukcje od zleceniodawcy jak zadanie ma być wykonane. W outsourcingu zleceniodawca oczekuje określonych wcześniej wyników, natomiast sama realizacja całego procesu pozostaje wyłącznie w gestii wykonawcy.

Korzystają od dawna
Okazuje się, że niemal każda firma korzysta z outsourcingu i nawet nie zdaje sobie z tego sprawy. Jak to się dzieje? Każda firma korzysta z gotowego systemu operacyjnego i programu finansowo-księgowego w komputerze. Kupiła więc gotowe oprogramowanie zamiast pisać je samemu. Niemal każda firma korzysta z usług firm kurierskich i pocztowych zamiast wozić paczki samodzielnie. Firmy korzystają z banków zamiast zbierać pieniądze od klientów i konwojować je do kasy firmy. Standardem na wyposażeniu każdej firmy jest telefon. I choć urządzenie należy do nas, za wykonywanie połączeń płacimy innej firmie. Zatrudniamy ochroniarzy i firmy sprzątające. Można tu wymienić niemal każdą usługą, którą wykonuje dla nas firma zewnętrzna. Rynek outsourcingu dojrzewa. Według niektórych badań niemal 80% firm zamierza zwiększyć wydatki na outsourcing w najbliższym czasie.

Dlaczego to się opłaca?
Przede wszystkim chodzi o koszty. Firma outsourcingowa stara się zaoferować cenę o kilkanaście procent niższą niż dana usługa kosztowała klienta do tej pory. W związku z tym na rynku outsourcingowym panuje bardzo silna konkurencja. Stawiamy na firmy, które mogą pochwalić się bogatym doświadczeniem. To oczywiście przekłada się na jakość usług. W 2004 r. Outsourcing Institute przeprowadził ankietę wśród 4169 amerykańskich klientów usług outsourcingowych. Już wtedy 53% uczestników badania korzystało z outsourcingu, aby móc skoncentrować się na głównej działalności firmy, a 52%, aby ograniczyć koszty.

Polski rynek
Obecnie w Polsce prowadzi działalność kilkaset polskich i zagranicznych centrów usług biznesowych, które zatrudniają już 50 tysięcy specjalistów. Są to głównie młode osoby z wyższym wykształceniem, znające języki obce. Polskie centra usług specjalizują się głównie w finansach i księgowości oraz obsłudze klienta. Zajmują się też zakupami, zarządzaniem bazami danych, audytem oraz doradztwem finansowym i podatkowym. Centra skupiają się głównie w dużych aglomeracjach – Warszawie, Wrocławiu, Krakowie, Poznaniu czy Łodzi, gdzie mogą korzystać z szerokiej bazy absolwentów i dobrej infrastruktury biurowej. Zainteresowanie inwestorów budzą też takie miasta jak Szczecin, Lublin czy Bydgoszcz. Usługami polskich firm outsourcingowych zainteresowani są zagraniczni kontrahenci. W Polsce z outsourcingu korzysta co trzecia firma z sektora finansowego i większość firm z branży motoryzacyjnej. Najwięcej badanych firm, bo aż 40%, widzi w outsourcingu sposób na ograniczenie kosztów, 30% na ułatwienie dostępu do technologii.
Co piąta firma przyznaje, że outsourcing przyczynił się do zmniejszenia zatrudnienia. Wzrost bezpieczeństwa realizowanych procesów biznesowych zauważa w outsourcingu 11% badanych firm. Firmy z branży budowlanej najczęściej przywiązują wagę do zmian efektywności procesów biznesowych.

Problemy
Niestety okazuje się, że polskie prawo skutecznie ogranicza możliwości firm outsourcingowych. Nadal istnieje wiele przepisów, które wymagają zdecydowanych zmian. Są to na przykład ustawy dotyczące księgowości, branży bankowej, sposobu przyznawania grantów, korzystania z pomocy unijnej w zakresie dofinansowania szkoleń pracowniczych i wiele innych. Firmy outsourcingowe mają też nie lada orzech do zgryzienia, jeżeli chodzi o polską mentalność i zachowawczość. Opory przed outsourcingiem powstają w wyniku kilku czynników. Są to: obawa przed przyznaniem się do ograniczonej wiedzy i uzależnieniem się od firm zewnętrznych, lęk przed utratą cennych informacji oraz nadal niska popularność społeczna outsourcingu. Ponadto wielu polskich menadżerów ma nadmiernie rozwiniętą potrzebę kontroli, są nieufni wobec dostawców usług, boją się porażek i poważniejszych zmian w firmie.

Outsourcing, choć ma więcej zalet, ma również niestety wady. Zbytnie zaangażowanie się w outsourcing grozi firmie pozbyciem się funkcji, które mogą być ważne dla firmy ze strategicznego punktu widzenia. Może wiązać się to również z obniżeniem jakości oferowanych produktów ze względu na korzystanie z obcych źródeł zaopatrzenia. Nad przedsiębiorstwem wisi też groźba utraty tożsamości. W końcu, outsourcing może być powodem konfliktów i strajków w przedsiębiorstwie. Wszak zatrudnianie zewnętrznych firm grozi zwolnieniami. Można też trafić na nieodpowiednią firmę świadczącą usługi outsourcingowe. Outsourcing to również pułapki. Taką ewentualną pułapką może być chęć zbyt dużej redukcji kosztów. Zbyt duże parcie na redukcję kosztów może doprowadzić wykonawcę do działania na granicy opłacalności, co na pewno obniży jakość projektu.

Niemniej jednak outsourcing ma swoje wady i zalety. Należy korzystać z tej usługi, ale bardzo odpowiedzialnie i pod pewnymi założeniami. Decyzja o podjęciu współpracy na takich zasadach może nie należeć do łatwych. Trafnie podjęta będzie przynosić zyski i wiązać się z umocnieniem pozycji firmy. Błędnie podjęta narazi nas na zwiększone koszty i zmniejszenie wartości organizacji. ■