System ICS-2 w transporcie drogowym i kolejowym

Od 1 kwietnia 2024 roku rusza ostatni etap wdrażania systemu Import Control System 2 (ICS-2) obejmujący transport drogowy i kolejowy. Dla przewoźników oznacza to konieczność szybkiego dostosowania się do nowych unijnych regulacji związanych z kontrolą celną importowanych towarów.

Chociaż ostateczne terminy pełnego uruchomienia ICS-2 w tych sektorach zostały przesunięte na styczeń i czerwiec 2026 roku, eksperci wskazują, że już teraz firmy powinny dokonać obowiązkowej rejestracji w systemie, by uniknąć potencjalnych problemów proceduralnych. ICS-2 zastąpi dotychczasowe Przywozowe Deklaracje Skrócone (PDS), wprowadzając znacznie bardziej rygorystyczne standardy bezpieczeństwa oraz efektywniejszy proces kontroli celnej, co docelowo ma usprawnić przepływ towarów i zwiększyć bezpieczeństwo granic Unii Europejskiej.

„Największe ryzyka dla przewoźników związane z ICS-2 to przede wszystkim błędne kody HS oraz nieprawidłowe numery EORI. Oba elementy mogą skutkować automatycznym odrzuceniem zgłoszenia przez system lub skierowaniem przesyłki do kontroli, co oznacza opóźnienia i dodatkowe koszty”, podkreśla Joanna Porath, właścicielka agencji celnej AC Porath.

Przewoźnicy drogowi i kolejowi powinni zwrócić szczególną uwagę na kilka ważnych aspektów, które zdecydują o skuteczności dostosowania się do nowych procedur kontroli celnej. Przede wszystkim konieczna jest szybka i poprawna rejestracja w systemie, obejmująca określenie roli podmiotu w procesie transportowym – przewoźnika, spedytora lub operatora logistycznego. Spedytorzy wystawiający listy przewozowe powinni szczególnie pilnować tego obowiązku.

Istotnym elementem jest także przestrzeganie harmonogramu składania zgłoszeń ENS (Entry Summary Declaration). W przypadku transportu drogowego deklaracje muszą być składane na godzinę przed przekroczeniem granicy Unii Europejskiej, natomiast transport kolejowy wymaga złożenia dokumentów co najmniej 2 godziny przed przybyciem. Zignorowanie tego wymogu może skutkować zatrzymaniem przewozu towarów lub automatycznym odrzuceniem zgłoszenia.

Istotnym elementem  jest także odpowiedzialność przewoźników za prawidłowość przekazywanych informacji. Każdy błąd lub niedociągnięcie może skutkować poważnymi utrudnieniami logistycznymi. Dlatego konieczne jest zadbanie o dokładność przekazywanych danych, w tym numeru EORI oraz 6-cyfrowych kodów towarowych. Aby uniknąć problemów, zalecana jest ścisła współpraca i wymiana informacji między przewoźnikami a nadawcami towarów.

System ICS2 – co warto wiedzieć?

Import Control System 2 (ICS2) to nowoczesny system informacji celnej wdrożony przez Unię Europejską. Jego głównym celem jest zwiększenie bezpieczeństwa i usprawnienie procedur związanych z międzynarodowym przepływem towarów. ICS2 pozwala organom celnym na przeprowadzanie zaawansowanej analizy ryzyka przesyłek jeszcze przed ich przybyciem do granic UE. Dzięki temu możliwe jest wcześniejsze wykrywanie potencjalnych zagrożeń, a także ułatwienie legalnego obrotu towarowego.

Kto musi przestrzegać zasad ICS2?

Obowiązki wynikające z wdrożenia ICS2 dotyczą wszystkich uczestników łańcucha dostaw, którzy importują towary na teren Unii Europejskiej lub przewożą je przez jej obszar. Są to przede wszystkim operatorzy pocztowi, firmy kurierskie, spedytorzy, przewoźnicy morscy, lotniczy, drogowi oraz kolejowi. Również importerzy i inne podmioty uczestniczące w handlu międzynarodowym są zobligowane do dostarczania niezbędnych danych dotyczących przesyłek przed ich dotarciem do granicy UE.

Jak wyglądał harmonogram wdrażania ICS2:

Wdrożenie systemu odbywa się etapowo:

15 marca 2021 r. – pierwszym etapem objęto operatorów pocztowych oraz przesyłki ekspresowe i pocztowe transportowane drogą lotniczą.
1 marca 2023 r. – drugi etap rozszerzył obowiązek składania deklaracji ENS (Entry Summary Declaration) na wszystkie przesyłki lotnicze.
3 czerwca – 4 grudnia 2024 r. – kolejnym etapem było wdrożenie ICS2 dla przewoźników morskich oraz żeglugi śródlądowej.
1 kwietnia 2025 r. – ostatni etap obejmuje przewoźników drogowych i kolejowych.

„Warto już teraz przeanalizować swoje procedury i przygotować się do wszystkich etapów wprowadzania danych do ICS-2 między stronami transakcji. Firmy muszą zdecydować, czy będą korzystać z systemu unijnego, własnego systemu teleinformatycznego, czy też skorzystają z usług reprezentanta. Odpowiednio wczesne przygotowanie znacząco ograniczy ryzyko opóźnień i nieplanowanych kosztów”, dodaje Joanna Porath.

System obejmuje trzy ważne etapy: złożenie przywozowej deklaracji skróconej (ENS), powiadomienie organów celnych o przybyciu towaru oraz przedstawienie go do kontroli. Harmonogram składania deklaracji ENS jest zróżnicowany w zależności od środka transportu – dla przesyłek morskich w kontenerach zgłoszenie należy przesłać najpóźniej 24 godziny przed załadunkiem, natomiast w przypadku transportu drogowego termin ten wynosi zaledwie 1 godzinę przed dotarciem do granicy UE.

Jak wyjaśnia Joanna Tymińska z Akademii Celnej AC Porath, „warto zaznaczyć, że celem systemu jest nie tylko usprawnienie procedur celnych, ale przede wszystkim zapewnienie bezpieczeństwa towarów wprowadzanych na teren Unii Europejskiej poprzez dokładniejszą kontrolę i ocenę ryzyka. Trzeba zapoznać się nie tylko z teorią systemu ICS-2, ale też przyjrzeć się praktycznym aspektom składania zgłoszeń. To na przewoźnikach spoczywa odpowiedzialność za ewentualne błędy i to oni poniosą konsekwencje za działania niezgodne z przepisami”.