Jak spakować blisko 10 milionów książek w 30 dni

Sześć miesięcy planowania operacji, którą należy wykonać w cztery tygodnie. Ponad stu zaangażowanych pracowników, łącznie ok. 9 500 000 sztuk książek, efektywność nie spadająca poniżej 40 tys. zamówień tygodniowo. Wszystko po to, by drugiego września, gdy pierwszy dzwonek obwieści początek nowego roku szkolnego, uczniowie szkół podstawowych na czas otrzymali niezbędne podręczniki i pomoce naukowe.

Za realizację odpowiedzialna była Panalpina Polska – operator logistyczny, realizujący zlecenie największego wydawcy edukacyjnego w Polsce – Nowej Ery.

W podwarszawskim Błoniu o projekcie opowiada nam Piotr Kapełuś, Business Unit Operations Manager oraz Jarosław Kierski, Country Business Development Manager – zarządzający działaniami zarówno operacyjnie, jak i komercyjnie.

Kompletacja paczek z publikacjami i zeszytami ćwiczeń, których łącznie w projekcie jest ok. 9 500 000 sztuk, wymagała zaprojektowania dedykowanej linii produkcyjnej, zapewniającej efektywność na najwyższym poziomie. Choć cała operacja trwa jedynie cztery tygodnie i podejmowane działania są bardzo dynamiczne, proces planowania projektu trwał pół roku.

Aby zrealizować wszystkie założenia projektu, linia produkcyjna musiała być gotowa najpóźniej do 1 sierpnia. Zaplanowanie operacji zaczęło się w lutym – pracowaliśmy na bardzo ogólnych danych, by odpowiednio dostosować współpracę i terminy z podwykonawcami, których w tym projekcie bierze udział aż jedenastu. Istotnymi czynnikami planowania były oczywiście kwestie logistyczne, związane z odpowiednim zagospodarowaniem i zaprojektowaniem powierzchni magazynowej, jak i potrzeba specjalistycznych sprzętów oraz systemów informatycznych.

Ogromnym wyzwaniem okazał się również czynnik ludzki – odpowiednia ilość rąk do pracy jest krytycznym kryterium realizacji tego projektu – opowiada Piotr Kapełuś, Business Unit Operations Manager.

Szacowano, że łącznie pracownicy spakują i wyślą do 45 000 paczek tygodniowo. Zanim jednak linia z zamówieniami ruszyła, ponad tydzień poświęcono na przygotowanie master daty produktu oraz lokacji pickingowych.

Całość operacji przewidywała ok. 6 000 palet. Aby lepiej wykorzystać przestrzeń magazynową oraz zwiększyć produktywność, zdecydowaliśmy się na system zasilania buforu z zewnątrz.  Magazyn zewnętrzny oraz dedykowane wahadło zaopatrywały nas w „podręczny” bufor, zapewniający dostępność towaru do bieżącej kompletacji, jak również na kolejną zmianę. W ten sposób odbywał się transport ok. 15 naczep na dobę.

Zasilanie buforu z zewnątrz (planowanie „just in time”) było jednym z największych wyzwań operacji – musieliśmy na bieżąco kontrolować działalność linii produkcyjnej i zapewnić odpowiednią ciągłość, poprzez efektywne planowanie ilości indeksów oraz kolejności, dostarczanych palet buforowych. Zanim jednak linia ruszyła, należało przygotować master datę produktu i wprowadzić ją do odpowiednich systemów, by wyeliminować ewentualne błędy w realizowanych zamówieniach. Każda książka została przez nas zważona, zmierzona i wprowadzona do systemu. Cały bufor natomiast był na bieżąco segregowany i lokowany w odpowiednich miejscach, gotowy do pickingu – mówi Jarosław Kierski, Country Business Development Manager.

fot. Daniel Soboń

Proces rozpoczynał się wraz z wydrukowaniem wygenerowanej przez system listy pickingowej. Następnie zamówienie zostaje ręcznie kompletowane przez pickerów, sprawdzane oraz pakowane. By zapewnić produktywność procesu, Panalpina zdecydowała się na jedną linię pakującą z dużą ilością stanowisk. Na samym końcu linii następuje jej rozdzielenie do dwóch maszyn ważących i kontrolujących poprawność zamówienia.

Wymogiem naszego klienta było, by każda paczka nie ważyła więcej niż 31,5 kg. Dlatego system nie generował zamówień, które po spakowaniu byłyby cięższe, a na samym końcu maszyna ważąca raz jeszcze potwierdzała wagę paczki oraz brak ewentualnej pomyłki porównując wagę zlecenia z fizyczną wartością wagową spakowanej przesyłki. Następnie paczki umieszczane były na paletach i ładowane na naczepy operatora kurierskiego.

Dziennie wyjeżdżało od nas ok. 8 000 w ten sposób przygotowanych paczek z podręcznikami i pomocami naukowymi dla uczniów szkół podstawowych w całym kraju – opowiada Jarosław Kierski.

Odpowiedzialni za projekt ze strony Panalpiny są zgodni co do jednego: niezwykle istotnym dla powodzenia operacji jest czynnik ludzki. Łącznie zatrudniono ok. 110 osób, pracujących na dwóch zmianach po 12 godzin przez 5 dni w tygodniu. Zwrócenie szczególnej uwagi na rotację pracowników jest bardzo istotne.

Osoby pracujące przy naszej linii produkcyjnej dziennie przemierzają kilkanaście kilometrów, pakując książki o łącznej wadze ok. 220 ton. Na każdego pracownika przypadało zatem konfekcjonowanie ok. 2 ton towaru dziennie.

Aby operacja się powiodła, nie mogliśmy pozwolić sobie na mniejszą ilość pracowników, staramy się więc dbać o ich kondycje fizyczną oraz psychiczną, poprzez nadprogramowe przerwy i adekwatne do możliwości zadania. By zachować efektywność procesu, ważnym dla było, by pracownicy, którzy zostali już odpowiednio przeszkoleni, nie rotowali – mówi Piotr Kapełuś.

Panalpinę odwiedziliśmy w trakcie drugiego tygodnia operacji. Już po tak krótkim czasie działania linii komplementacyjnej nikt nie ma wątpliwości, że założone od początku cele są osiągalne.

Pomimo zatrudnienia całkowicie nowej kadry pakującej, w której większość osób ma styczność z takim procesem po raz pierwszy, już w pierwszym tygodniu udało się spakować ok. 25 000 zamówień. To niezwykle efektywny wynik, rokujący pozytywnie na całość operacji.

W drugim tygodniu szacowaliśmy produktywność na poziomie min. 40 000 paczek, zatem można śmiało stwierdzić, że bardzo szybko od momentu uruchomienia linii i przeszkolenia pracowników osiągamy zamierzone wyniki.

Rozmowę przeprowadzili: Klaudia Biedrzycka oraz Daniel Soboń, konsultanci z Działu Wynajmu Powierzchni Magazynowych i Logistycznych, BNP Paribas Real Estate Poland.