Globalne standardy w logistyce

Transport, spedycja i magazynowanie odgrywają kluczową rolę we współczesnych łańcuchach dostaw, które przestały ograniczać się do rynków lokalnych i funkcjonują na poziomie międzynarodowym. Z tego powodu coraz większego znaczenia nabiera kwestia standaryzacji w bezbłędnym i bezpiecznym przekazywaniu informacji o towarach i przesyłkach.

Na rynkach europejskich mamy do czynienia z potrzebą dużej elastyczności firm z sektora transportu i logistyki, które z jednej strony dostosowują się do rozwiązań IT każdego dużego klienta, a z drugiej strony narzucają własne rozwiązania mniejszym klientom. W każdym kraju jest co najmniej kilku liczących się dostawców usług logistycznych, posiadających systemy informatyczne umożliwiające śledzenie przesyłek i kontakt elektroniczny z kontrahentami. Często jednak systemy te działają na podstawie wewnętrznych identyfikatorów palet i przesyłek, niestandardowych kodów kreskowych i komunikatów elektronicznych. Powoduje to duże utrudnienie w identyfikacji przesyłki, a dostawcy usług spedycyjnych muszą obsługiwać różne rodzaje kodów kreskowych.

Przedsiębiorstwa współpracujące z dostawcami usług logistycznych wskazują na wspólne problemy i oczekiwania odnośnie do tej współpracy. Są to: brak bieżącej informacji o przesyłkach i brak możliwości ich wspólnego monitorowania, zwłaszcza w sytuacji korzystania z kilku przewoźników, nieterminowość dostaw oraz różnorodne sposoby komunikacji. Zaspokojenie tych potrzeb, także dostawcom usług logistycznych, byłoby łatwiejsze przy zastosowaniu standardów. Przy obecnych możliwościach technologicznych podstawowym elementem jest zaakceptowanie jednolitego, wspólnego systemu identyfikacji przesyłek.

GS1 – Globalny język biznesu

Organizacja GS1 od ponad 30 lat tworzy i wdraża międzynarodowy system GS1, stanowiący zbiór globalnych standardów identyfikacyjnych i komunikacyjnych, przeznaczonych dla procesów logistycznych, realizowanych w ramach łańcucha dostaw. Standardy identyfikacyjne i komunikacyjne odgrywają szczególną rolę, gdyż zapewniają skodyfikowaną bazę dla przekazywania informacji. Dzięki temu pomagają usprawnić transakcje, ułatwiają koordynację i zapewniają efektywne wykorzystanie zasobów w łańcuchu dostaw.

Współpracując ze sobą na uzgodnionych zasadach, standardy systemu GS1 tworzą narzędzia umożliwiające realizację następujących funkcji: jednoznaczną identyfikację obiektów przemieszczanych w łańcuchach dostaw, automatyczne przechwytywanie i identyfikowanie danych o towarach i ładunkach przemieszczanych w łańcuchu dostaw, współdzielenie się informacją o towarach i ładunkach – a także o wszelkich zdarzeniach z nimi związanych – z pozostałym uczestnikami łańcucha dostaw. Sposób realizacji tych funkcji i wykorzystywane technologie pokazano na rysunku.

Przez wiele lat praca organizacji była dedykowana głównie producentom i handlowcom z obszaru towarów konsumenckich. W ostatnich latach coraz więcej uwagi skupia się na sektorze transportu i logistyki, którego przedsiębiorstwa odgrywają kluczową rolę w efektywnym funkcjonowaniu łańcucha dostaw.

Najistotniejszym elementem integrującym wszystkie standardy jest jednolity sposób identyfikacji towarów i obiektów w postaci nieznaczących identyfikatorów, które są przekazywane pomiędzy użytkownikami za pomocą różnych technologii (kodów kreskowych, EDI, RFID). Przy założeniu otwartości i globalności system GS1 oferuje spójne podejście do identyfikacji i komunikacji, stawiając sobie w ten sposób za cel stworzenie i rozwijanie wspólnego języka dla szeroko rozumianego biznesu.

Standardy GS1 dla branży TSL

System GS1 oferuje szereg narzędzi i rozwiązań do zastosowania w obszarze transportu i logistyki. Należą do nich m.in. takie narzędzia jak: globalny identyfikator przesyłki i wysyłki, standardowe kody kreskowe czy znaczniki radiowe, etykieta logistyczna oraz elektroniczne komunikaty do wymiany informacji i danych.

Na bazie standardowych identyfikatorów i nośników danych możliwe jest konstruowanie szeregu rozwiązań i usług, takich jak: kompleksowa współpraca partnerów w łańcuchach dostaw od zamówienia do płatności za zrealizowane usługi (Order-To-Cash), śledzenie ruchu i pochodzenia produktów (traceability), zarządzanie danymi o przedmiotach wymiany towarowej itd. Dzięki temu łatwiej można zwiększyć wydajność procesów i satysfakcję klientów poprzez umożliwienie efektywnej komunikacji pomiędzy nadawcą przesyłki a dostawcą usług logistycznych.

Wspólna standardowa identyfikacja jednostek logistycznych jest szczególnie istotna w procesach transportowych, od momentu podjęcia towaru przez przewoźnika, poprzez wszelkie procesy zachodzące w ramach jego organizacji, po dostarczenie do ostatecznego odbiorcy.

Standardy GS1 w obszarze celnym

Od 2007 r. GS1 współpracuje ze Światową Organizacją Celną (WCO – World Custom Office). W wyniku tej współpracy przeprowadzono szereg pilotażowych projektów, które udowodniły przydatność Seryjnego Numeru Jednostki Wysyłkowej (SSCC) do identyfikacji jednostek w całym łańcuchu dostaw, także z punktu widzenia przepisów i wymagań celnych.

GSIN został zaproponowany przez Światową Organizację Celną (WCO) jako odpowiedni identyfikator do przedstawiania oznaczenia Unikalnego Numeru Referencyjnego Przesyłki – UCR (ang. Unique Consignment Reference).

EDI na rynku polskim

Wielu operatorów logistycznych posługuje się rozwiązaniami EDI do komunikacji ze swoimi klientami. W większości wypadków są to systemy zamknięte i samowystarczalne, oparte na własnych standardach komunikacyjnych. Alternatywnym rozwiązaniem jest wdrażanie standardowych rozwiązań z tymi klientami, którzy już są do tego gotowi.

W 2011 r. ponad 3,8 tys. firm w Polsce zadeklarowało stosowanie elektronicznej wymiany danych zgodnie ze standardami GS1. Większość z nich wymienia głównie dokumenty transakcyjne typu zamówienie i faktura ze swoimi partnerami handlowymi. Wielu z nich korzysta z usług operatora logistycznego i mogą być potencjalnymi klientami, u których łatwo będzie wdrożyć standardowe komunikaty transportowe.

Problem stosowania jednolitej identyfikacji w operacjach czysto logistycznych ma coraz większe znaczenie także w Polsce. Dotyczy to przedsiębiorstw, które przeszły już etap wewnętrznej restrukturyzacji i zaczynają szukać możliwości usprawnienia przepływu materiałów i informacji w swoim otoczeniu. Stosowanie standardowych rozwiązań w elektronicznej wymianie danych oraz automatycznej identyfikacji i gromadzenia danych pozwoli na usprawnienie procesów biznesowych zarówno w przedsiębiorstwach z branży TSL (operator logistyczny, spedytor, firma transportowa), jak i ich współpracy z otoczeniem. Stosowanie jednolitych międzynarodowych standardów daje przewagę w zarządzaniu obiegiem informacji oraz przyśpiesza integrację organizacyjną i informatyczną z nowymi partnerami biznesowymi.