Szkolimy swoich pracowników!

Uczestnictwo w szkoleniach i podnoszenie przez pracowników kwalifikacji zawodowych zwykle leży w interesie zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Nowe przepisy kodeksu pracy obowiązujące od dnia 16 lipca br. wprowadzają w zakresie szkoleń kilka istotnych zmian.

Potrzebna zgoda pracodawcy

Nowe regulacje przyznają pracownikowi szczególne uprawnienia związane z podnoszeniem jego kwalifikacji zawodowych tylko w sytuacji, gdy to sam pracodawca wysyła pracownika na szkolenie albo wówczas, gdy wyrazi na nie zgodę. Podnoszenie kwalifikacji powinno mieć związek z pracą aktualnie wykonywaną przez pracownika albo taką, którą będzie świadczył np. w wyniku przewidywanego awansu. Pracownik może się kształcić w formach szkolnych (szkoły podstawowe, ponadpodstawowe, studia wyższe), pozaszkolnych (studia podyplomowe, kursy, seminaria, staże, praktyki zawodowe), w systemie stacjonarnym bądź niestacjonarnym. Natomiast podnoszenie kwalifikacji w ramach studiów doktoranckich i aplikacji prawniczych regulują przepisy szczególne.

Rozpoczęcie szkolenia przez chętnego do nauki pracownika powinno nastąpić za zgodą pracodawcy. Przepisy nie precyzują, w jakiej formie ma być ona wydana, dlatego przyjmuje się, że zgoda może być wyrażona przez każde zachowanie, które ujawnia ją w sposób dostateczny. Kiedy już pracodawca da zielone światło, pracownik będzie miał prawo do zwolnień z całości lub części dnia pracy na udział w obowiązkowych zajęciach z zachowaniem prawa do wynagrodzenia oraz prawa do urlopu szkoleniowego. Pamiętajmy jednak, że wyrażenie zgody przez pracodawcę na takie kształcenie nie oznacza, że musi on automatycznie pokryć koszt kształcenia, jak często błędnie wnioskują pracownicy. Aby więc uniknąć wątpliwości, sugerujemy zawrzeć z pracownikiem umowę o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, tzw. umowę szkoleniową, choć zawarcie takiej umowy nie jest obowiązkowe.

Umowa szkoleniowa – praktyczne informacje

Brak umowy szkoleniowej może mieć znaczące konsekwencje dla pracodawcy, nie będzie on bowiem mógł zobowiązać pracownika do pozostania w firmie przez określony czas ani żądać (w określonych sytuacjach) zwrotu tzw. świadczeń dodatkowych, tj. kosztów poniesionych na naukę pracownika. Skutki braku umowy mogą być poważne, np. jeśli pracownik, który zdobył na koszt pracodawcy odpowiednio wysokie kwalifikacje, zostanie podkupiony przez konkurencję. W umowie należy więc określić okres tzw. odpracowania nauki, który jednak nie może być dłuższy niż 3 lata. Umowa szkoleniowa musi zostać zawarta na piśmie.

Urlop szkoleniowy

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje, których zdobycie kończy się egzaminem, przysługuje urlop szkoleniowy udzielany w dni, które są dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Tak więc jeśli nauka ma się odbywać w czasie wolnym dla pracownika (np. w niedziele), takie zwolnienie mu nie przysługuje. Wymiar urlopu wynosi od 6 do 21 dni i zależy od tego, w jakiej formie pracownik będzie się uczył. Należy jednak pamiętać, że urlop szkoleniowy nie przysługuje na zwykłe egzaminy w trakcie sesji. Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu szkoleniowego, urlop ten przepada i nie może być wykorzystany w terminie późniejszym. Kodeks pracy nie pozbawia pracownika prawa do urlopu w przypadku egzaminów poprawkowych. Jednak aby zminimalizować konieczność udzielania kolejnych urlopów przed egzaminami poprawkowymi, dobrze jest wprowadzić odpowiednie zapisy w umowie szkoleniowej, np. uzależniające dalsze finansowanie nauki od jej pozytywnych wyników. Warto też zwrócić uwagę na to, że urlop szkoleniowy powinien być wykorzystany przez pracownika zgodnie z jego przeznaczeniem. Inaczej pracownik może utracić prawo do wynagrodzenia za ten czas, a także narazić się na zarzut naruszenia obowiązków służbowych.

Zwolnienia z całości lub części dnia pracy można udzielić także pracownikowi, który nie uzyskał zgody pracodawcy na szkolenie. Taki pracownik nie będzie jednak miał prawa do wynagrodzenia za czas nieobecności. Nie przysługuje mu także płatny urlop szkoleniowy, ale może on wystąpić o przyznanie urlopu bezpłatnego w wymiarze ustalonym w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i pracownikiem.

Jakie koszty ponosi pracodawca?

Pracodawca zobowiązany jest do wypłaty pracownikowi wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy. Natomiast wszelkie inne opłaty z tytułu podnoszenia kwalifikacji przez pracownika, takie jak koszty kształcenia, zakupu podręczników i innych materiałów dydaktycznych lub pomocniczych, koszty przejazdu oraz zakwaterowania mogą być pokryte przez pracodawcę na zasadzie dobrowolności. Katalog możliwych do poniesienia kosztów jest otwarty, co oznacza, że wśród świadczeń dodatkowych mogą się znaleźć np.: wyżywienie w trakcie nauki, dodatkowy urlop szkoleniowy czy opłaty za egzaminy poprawkowe.

Czasem pracownik musi zwrócić koszty pracodawcy

Art. 1035 K.p. zawiera zamknięty katalog sytuacji, w których pracownik ma obowiązek zwrotu kosztów szkolenia poniesionych przez pracodawcę. Przepisy przewidują obowiązek zwrotu tylko w zakresie świadczeń dodatkowych, nie obejmują więc zwrotu wynagrodzenia za urlop szkoleniowy i wynagrodzenia za czas zwolnienia z całości lub z części dnia pracy. Zwrot oblicza się proporcjonalnie do okresu odpracowania. Oczywiście kwestie te mogą być także uszczegółowione w umowie szkoleniowej. Należy jednak pamiętać, że zapisy umowy nie mogą wprowadzać dla pracownika mniej korzystnych zasad, niż te przewidziane w Kodeksie. Zgodnie z nimi pracownik zobowiązany jest do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na szkolenie, jeśli bez uzasadnionych przyczyn zrezygnuje z umówionego szkolenia albo nawet go nie rozpocznie. Podobnie będzie, jeśli złoży wypowiedzenie w czasie szkolenia, a nawet po jego ukończeniu w terminie określonym w umowie, który jednakże nie może być dłuższy niż 3 lata od ukończenia szkolenia. Pracownik będzie musiał zwrócić koszty także wtedy, gdy w powyższym terminie pracodawca rozwiąże z nim stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Pracownik może uniknąć zwrotu wydatków poniesionych przez firmę na jego kształcenie, jeśli wskaże mobbing jako powód wypowiedzenia lub rozwiązania przez niego umowy o pracę bez wypowiedzenia. Podobnie powodem rozwiązania umowy przez pracownika bez wypowiedzenia z winy pracodawcy może być także inne ciężkie naruszenie przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika.

Zasady dotyczące szkoleń pracowniczych na pierwszy rzut oka mogą się wydawać skomplikowane, jednak dobrze skonstruowana umowa szkoleniowa z pewnością sprawi, że podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników odbywać się będzie na jasnych zasadach i z korzyścią dla obu stron.