Jak obniżyć koszty, jak zwiększyć efektywność pracy, jak zaoszczędzić? Pytania te zadają sobie przedsiębiorcy od zawsze.

Obowiązujące w Polsce przepisy przewidują różne możliwości w tym zakresie. Jedną z nich jest telepraca, z której już teraz z powodzeniem korzysta część podmiotów funkcjonujących na polskim rynku. Wraz z wejściem w życie zmian w kodeksie pracy w 2007 r., specjaliści z takich dziedzin jak np. finanse, reklama, marketing, księgowość czy branża informatyczna nie muszą – będąc zatrudnionymi na umowę o pracę – stale wykonywać jej w siedzibie przedsiębiorcy, jak to najczęściej ma miejsce. Specyfika wielu zawodów umożliwia bowiem wykonywanie pracy na odległość, co w wielu przypadkach może być korzystniejsze od tradycyjnej formy świadczenia pracy i to zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.

Telepraca – co to takiego?

Zgodnie z definicją, z pojęciem telepracy mamy do czynienia wówczas, gdy praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy (np. w siedzibie klienta lub w domu pracownika), z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Chodzi tu o takie rozwiązania techniczne, które umożliwiają indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi. Jest to więc w szczególności poczta elektroniczna, ale także telefony komórkowe czy też pagery. Telepracownikiem jest więc taka osoba, która, wykonując pracę np. w domu, kontaktuje się ze swoim pracodawcą i klientami w powyższy sposób oraz przekazuje pracodawcy wyniki swej pracy w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Po co wprowadzać telepracę w przedsiębiorstwie? Czyli o korzyściach z telepracy.

Aby skorzystać z możliwości, jakie daje telepraca, należy przede wszystkim przeanalizować korzyści, jakie potencjalnie mogłaby przynieść Państwa firmie, nie zapominając przy tym o korzyściach dla Państwa pracowników. Oto kilka przykładów:

Wprowadzenie telepracy to spore korzyści ekonomiczne dla pracodawcy, wskutek zmniejszenia niezbędnej powierzchni biurowej i tym samym ograniczenie kosztów wynajmu, ograniczenie kosztów zużycia energii, zmniejszenie kosztów zarządzania personelem, zmniejszenie liczby dokumentów poprzez wprowadzenie ich do obiegu w sieci, a także eliminacja spóźnień do pracy.

Telepraca to często większa wydajność i efektywność pracownika. Pracownicy lepiej koncentrują się na swoich zadaniach, wykonując pracę w miejscu i w sposób zorganizowany przez siebie, nie muszą także znosić często mało komfortowych warunków pracy w biurze, zmęczenia spowodowanego dojazdami czy też bardzo sztywnych godzin pracy.

Telepraca to także możliwość zatrudniania wysokiej klasy fachowców, którzy mogliby być niedostępni w tradycyjny sposób, uniezależniając ich zatrudnienie od miejsca zamieszkania czy innych zajęć.

Ta forma zatrudnienia pozwala korzystać z pracy doświadczonych pracowników także w nowej dla nich sytuacji życiowej, np. po urodzeniu przez kobietę dziecka, co niewątpliwie wpływa na zmniejszenie rotacji pracowników.

Wprowadzenie telepracy to także zwiększenie innowacyjności firmy przez wdrożenie nowych technologii informatycznych.

Dla pracownika to głównie możliwość wykonywanie pracy w miejscu i czasie dogodnym dla niego, co pozwala na harmonijne połączenie życia zawodowego z życiem prywatnym i rodzinnym.

To także koniec z uciążliwymi dojazdami do pracy i tym samym redukcja stresu pracownika, który te dojazdy powodują, szczególnie w dużych zakorkowanych aglomeracjach.

Wreszcie telepraca to ogromna szansa dla niepełnosprawnych, pracodawca ma bowiem możliwość pozyskiwania pracowników wartościowych zawodowo, lecz często ograniczonych w swych możliwościach, np. niemogących się samodzielnie poruszać, natomiast osobom niepełnosprawnym daje szansę na podjęcie zatrudnienia i przyczynia się do ich aktywizacji zawodowej.

Jak to zrobić?

Przedsiębiorca, który uzna, że funkcjonowanie telepracy jest możliwe i korzystne z jego punktu widzenia, powinien formalnie umożliwić jej wprowadzenie w swoim zakładzie pracy:

poprzez zawarcie porozumienia pomiędzy pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub w regulaminie utworzonym przez pracodawcę po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Uzgodnienie między pracodawcą i pracownikiem, że jego praca będzie wykonywana w formie telepracy może nastąpić zarówno przy zawieraniu nowej umowy o pracę, jak i w trakcie trwającego już zatrudnienia.

Wprowadzenie telepracy nie jest nieodwołalne

Zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą w trakcie łączącego ich zatrudnienia zapragnąć zmiany i ukształtować na nowo wiążące ich relacje, zmieniając dotychczasowe zasady na telepracę. Pracodawca nie ma jednak możliwości narzucenia pracownikowi telepracy bez jego zgody. Natomiast sam, w miarę możliwości, powinien uwzględnić wniosek pracownika, dotyczący wykonywania pracy w formie telepracy, ale warto pamiętać, że nie jest to jego obowiązkiem. Jeśli jednak po takiej zmianie którakolwiek ze stron dojdzie do wniosku, że posunięcie to było dla niej niekorzystne, istnieje możliwość przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy wskutek złożenia stosownego oświadczenia w tym względzie.

Pamiętajmy jednak, że ułatwienie takie nie dotyczy umów zawieranych z nowymi pracownikami. W takim przypadku pozostaje jedynie porozumienie pomiędzy stronami lub wypowiedzenie zmieniające, zaproponowane przez pracodawcę.

Telepracownik – to wciąż pracownik

Zatrudnienie w ramach telepracy jest dość specyficzne. Nie należy jednakże zapominać, że pomimo faktu jej wykonywania na odległość, mówimy cały czas o stosunku pracy.

Co to oznacza?

Telepracownik jest nadal podporządkowany pracodawcy, choć niewątpliwie w dużym stopniu (w zależności od warunków wiążącej go umowy) może we własnym zakresie decydować o czasie, miejscu i sposobie wykonywania pracy. Pracodawca nadal sprawuje bieżącą kontrolę nad wykonywaniem przez telepracownika jego obowiązków. Nawet jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy, kontrolę w celu inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonego sprzętu, a także jego instalacji oraz kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, na zasadach określonych w przepisach. Telepracownik nie traci w żadnym wypadku uprawnień do przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktów z innymi pracownikami oraz do korzystania z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy. Nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy. Jakiekolwiek formy dyskryminacji telepracownika (np. z powodu odmowy podjęcia pracy w takiej formie) są zabronione. W sprawach nieuregulowanych odrębnie dla telepracy, do wykonywania pracy w tej formie zastosowanie mają pozostałe przepisy kodeksu pracy, które należy stosować z uwzględnieniem specyfiki telepracy, takie jak np. dotyczące zasad wynagradzania, rodzajów umów o pracę, zakazu konkurencji czy też rozwiązania stosunku pracy.
Z uwagi na specyfikę tej formy zatrudnienia, na pracodawcy ciążą dodatkowe obowiązki niezbędne do efektywnego wykonywania telepracy, np. obowiązek dostarczenia pracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy, jego ubezpieczenia, zainstalowania, serwisowania, eksploatowania i konserwowania, a także zapewnienia pomocy technicznej i niezbędnego szkolenia w zakresie obsługi sprzętu, określenie zasad ochrony przekazywanych danych i niezbędne przeszkolenie telepracownika w tym zakresie.

Podsumowując, pomimo wielu korzyści, jakie daje telepraca, nie należy zapominać o tym, że organizacja telepracy wymaga od obydwu stron szczególnej dyscypliny oraz niewątpliwie szczegółowych uzgodnień organizacyjnych i wprowadzenia zapisów prawnych, pozwalających na uniknięcie potencjalnych kłopotów w trakcie trwania tej formy zatrudnienia. Wymaga także, co oczywiste, określonego zaplecza informatycznego i technicznego. ■

Źródła:
1.    Ustawa z dnia 26 czerwca 1974r. kodeks pracy (Dz.U.98.21.94. j.t. z późn. zm.)
2.    Ustawa z dnia 18 lipca 2002r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U.02.144.1204 j.t. z późn. zm.)

* autorki są partnerami w Kancelarii radców prawnych Jankowska Jordan Sp. p. Przedmiotem usług kancelarii są w szczególności sprawy z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, prawa administracyjnego oraz prawa gospodarczego.