Jedna kontrola – wiele kłopotów

Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo kontrolowania przedsiębiorców pod kątem prawidłowości wykonywania przez nich zadań i obowiązków płatników składek w zakresie ubezpieczeń społecznych. Sama procedura kontroli przeprowadzanej przez organ rentowy nie jest skomplikowana. Często też wizyta inspektora kontroli ZUS i podejmowane przez niego czynności w toku kontroli nie wpływają znacząco na bieżącą działalność firmy. Jednak konsekwencje kontroli ZUS mogą się dla płatnika składek okazać poważne i wpłynąć na funkcjonowanie firmy nawet przez kilka następnych lat.

Kontrola ZUS

Kontrola płatnika składek rozpoczyna się zwykle od telefonu inspektora kontroli ZUS, który informuje o wszczęciu postępowania i ustala termin swojej wizyty u płatnika. Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek okazać płatnikowi legitymację służbową oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Zakres kontroli inspektora ZUS może obejmować w szczególności prawidłowość zgłaszania do ubezpieczeń społecznych, prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek na ubezpieczenie społeczne oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS. Przedmiotem kontroli ZUS może być też prawidłowość wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu, prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe, a także wystawianie zaświadczeń i zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych.

Inspektor ZUS, upoważniony do przeprowadzenia kontroli, ma prawo badać wszelkie dokumenty, księgi i inne nośniki informacji niezbędne do przeprowadzenia kontroli, a kontrolowany płatnik składek ma obowiązek udostępnić kontrolującemu wszelkie niezbędne dokumenty i współpracować z inspektorem przeprowadzającym kontrolę, udzielając mu wyjaśnień, zapewniając warunki do przeprowadzenia kontroli i udostępniając kopie wymaganych dokumentów. Wszelkie koszty związane z udostępnieniem potrzebnych informacji i dokumentów obciążają kontrolowanego płatnika. W toku kontroli inspektor ZUS często przesłuchuje też świadków, członków zarządu płatnika składek, osoby odpowiedzialne za księgowość firmy lub innych pracowników, w zależności od przedmiotu i zakresu kontroli. Z przesłuchania sporządzany jest protokół, który później stanowi jeden z ważniejszych dowodów w sprawie. Postępowanie kontrolne uregulowane jest szczegółowo w rozdziale 10 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) oraz w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. nr 164, poz. 1165). Poza powyższymi przepisami do postępowania kontrolnego zastosowanie znajdują również przepisy kodeksu postępowania administracyjnego. Należy jednak zwrócić uwagę, że ewentualne naruszenia proceduralne, do których może dojść w toku kontroli, nie są brane pod uwagę przez sądy powszechne rozstrzygające odwołania od decyzji ZUS. Taką praktykę potwierdził Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 14 stycznia 2010 r.,
sygn. akt I UK 238/09 (publ. LEX nr 577819), w którym stwierdził, że „postępowanie sądowe, w tym w sprawach z zakresu prawa ubezpieczeń społecznych, skupia się na wadach wynikających z naruszenia prawa materialnego, a kwestia wad decyzji administracyjnych spowodowanych naruszeniem przepisów postępowania administracyjnego, pozostaje w zasadzie poza przedmiotem tego postępowania. Sąd ubezpieczeń społecznych – jako sąd powszechny – może i powinien dostrzegać jedynie takie wady formalne decyzji administracyjnej, które decyzję tę dyskwalifikują w stopniu odbierającym jej cechy aktu administracyjnego jako przedmiotu odwołania. Stwierdzenie takiej wady następuje jednak tylko dla celów postępowania cywilnego i ze skutkami dla tego tylko postępowania”. Z tego względu w praktyce naruszenia procedury bez względu na ich ciężar i charakter nie mogą być podstawą skutecznego zaskarżenia decyzji organu rentowego.

Kontrola ZUS trwa zwykle około jednego miesiąca i kończy się sporządzeniem protokołu kontroli, w którym inspektor ZUS opisuje ustalenia kontroli. Protokół powinien zawierać opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych i przedstawienie dowodów. Protokół kontroli sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden dostarczany jest kontrolowanemu płatnikowi składek lub osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia jego spraw. Protokół stanowi następnie podstawę do wydania decyzji przez ZUS. Jeśli płatnik składek nie zgadza się z ustaleniami kontroli w całości lub w części, przysługuje mu prawo złożenia, w terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu, pisemnych zastrzeżeń do protokołu kontroli. Na tym etapie płatnik może też przedstawić dodatkowe dowody na poparcie swoich twierdzeń. Jeśli inspektor ZUS nie uwzględni zastrzeżeń płatnika składek złożonych do protokołu kontroli, to protokół ten stanowi podstawę do wydania przez ZUS decyzji administracyjnej.

Wydanie decyzji

Nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli przez organ rentowy mogą być różnego rodzaju: od błędów w wyliczaniu stawek dziennych zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego, przez pozorność zawartych umów o pracę, niewłaściwe podstawy wymiaru składek, aż po wliczenie do podstawy wymiaru składek u pracodawcy wynagrodzeń pracowników uzyskiwanych w innym podmiocie, jeśli zostanie stwierdzone, że pracownik w ramach umowy zlecenia zawartej z innym podmiotem wykonywał czynności na rzecz własnego pracodawcy. Na podstawie protokołu kontroli ZUS może np.: wydać decyzję w sprawie podlegania ubezpieczeniu społecznemu lub decyzję o ustaleniu prawidłowej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe oraz ubezpieczenie zdrowotne i nakazać płatnikowi dokonanie korekt dokumentów oraz wpłatę określonych należności wraz z odsetkami. Należy pamiętać, że choć do właściwości ZUS należą sprawy wymierzania i pobierania składek na ubezpieczenie zdrowotne, to sprawy dotyczące samego objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym nie należą już do kompetencji tego organu. Decyzję w sprawie podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tj. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.), wydaje Narodowy Fundusz Zdrowia, a konkretnie dyrektor oddziału wojewódzkiego NFZ (art. 109 ust. 1 ustawy). Ten ustawowy podział kompetencji znacznie komplikuje postępowanie, dlatego zdarza się, że ZUS stara się ominąć etap wydania decyzji o objęciu ubezpieczeniem zdrowotnym i wydaje od razu decyzję wskazującą podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne i określającą składki na to ubezpieczenie wraz z odsetkami.

W przypadku większych pracodawców jeden protokół kontroli może stać się podstawą wydania wielu decyzji odnoszących się do sytuacji poszczególnych pracowników. Od decyzji ZUS przysługuje odwołanie do sądu powszechnego, które wnosi się za pośrednictwem jednostki organizacyjnej ZUS, która tę decyzję wydała. Na zaskarżenie decyzji ZUS przedsiębiorca ma miesiąc od daty doręczenia decyzji. Termin ten jest relatywnie długi w porównaniu z innymi terminami procesowymi, ale w sytuacji, kiedy płatnik decyduje się zaskarżyć doręczone mu jednocześnie rozstrzygnięcia ZUS i musi w tym terminie złożyć odwołanie od kilkudziesięciu, a czasem nawet kilkuset decyzji, może to stanowić pewien problem. Każda zaskarżona decyzja wszczyna bowiem odrębne postępowanie sądowe. Z reguły uczestnikiem postępowania jest także pracownik. On również otrzymuje egzemplarz decyzji, a w postępowaniu sądowym ma status zainteresowanego. Czasem wywołuje to spore komplikacje, np. gdy osoba ta nie jest już pracownikiem firmy. Wydanie decyzji przez ZUS nie jest też obojętne obecnym pracownikom firmy, a co za tym idzie, rytm funkcjonowania firmy może zostać na jakiś czas zakłócony. Pracownicy przeważnie nie są informowani o postępowaniu na etapie kontroli, więc decyzja ZUS z reguły jest dla nich dużym zaskoczeniem. Więcej pracy szykuje się także dla działu księgowego i kadrowego. Jeśli płatnik zgadza się z częścią zarzutów organu rentowego, konieczna będzie korekta dokumentacji. Zgodnie z art. 41 ust. 7b pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych korektę, która jest wynikiem decyzji wydanej przez organ rentowy, należy złożyć nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji ZUS. Zachowanie tego terminu może być w praktyce bardzo utrudnione.

Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych przysługuje możliwość samodzielnego uwzględnienia w całości odwołania złożonego od decyzji organu. Może on również uwzględnić odwołanie od decyzji w części i w tej części zmienić decyzję. W pozostałym zakresie ZUS ma obowiązek przekazać odwołanie do sądu.

Podsumowanie

Kontrola ZUS może dla płatnika spowodować szereg negatywnych konsekwencji, w tym konieczność prowadzenia wielu postępowań sądowych naraz. Dlatego nie należy bagatelizować etapu kontroli przed sporządzeniem protokołu kontroli – na tym bowiem etapie dochodzi do najistotniejszych ustaleń faktycznych, które mogą mieć decydujący wpływ na dalsze postępowanie organu rentowego, a także na wynik sporu przed sądem pracy i ubezpieczeń społecznych.

Źródła:
art. 83 – art. 97 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),

rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. nr 164, poz. 1165),

art. 109 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tj. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.),

art. 4779 kodeksu postępowania cywilnego.