Czy potrafisz zarządzać ograniczeniami?

W firmach często słyszy się, że coś ogranicza ich rozwój. Gdyby nie to „ograniczenie” firma mogłaby rosnąć szybciej. Co jest takim ograniczaniem? Czasami jest to jakaś maszyna, czy linia produkcyjna, jakiś specjalista, czyli jest to ograniczenie fizyczne. Mamy też do czynienia z ograniczeniem niefizycznym, czyli np. jaką procedurą, polityką, a także sposobem postępowania.

Firma, żeby się rozwijać szybciej niż rynek musi zarządzać swoim ograniczeniem. Co to znaczy „zarządzać ograniczeniem”?

Chodzi o to, żeby to nasze działania były podporządkowane temu ograniczeniu.

Jak to zrobić? Pierwszy krok – należy znać swoje ograniczenie.

Ten krok jest bardzo trudny. Bo o ile łatwo jest znaleźć organicznie, które jest wewnątrz firm i jest to jakiś zasób, który nie pozwala nam produkować więcej tego co chce od nas rynek (podobnie jest z usługami) to odnalezienie ograniczenia, które nie ma charakteru fizycznego jest trudne. Jak bowiem odkryć, które z naszych polityk, procedur, czy sposobów postępowania jest naszym ograniczeniem?

W praktyce znalezienie samodzielnie, co jest naszym nie fizycznym ograniczeniem nie jest możliwe, jeżeli robimy to pierwszy raz. Zalecam skorzystanie tu z pomocy osób bardziej doświadczonych: osób, które to już robiły, konsultantów, wdrożeniowców TOC, itp. Taka osoba zrobi to znacznie szybciej, ale co ważniejsze zrobi to prawidłowo. O ile bowiem błąd popełniony podczas rozpoznania wąskiego gardła bardzo szybko zostanie zauważony to w przypadku ograniczenia, które nie jest wąskim gardłem, może już tak nie być. Z mojej praktyki doradczej jasno wynika, że o ile w każdej firmie wąskie gardła są dość szybko usprawniane to późniejsza praca nad identyfikacją ograniczenia nie fizycznego jest zaniedbywana.

Kolejny krok po identyfikacji ograniczenia polega na jego „eksploatacji”.

Eksploatacja ograniczenia mocno się różni w zależności o tego, czy jest ono fizyczne, czy też nie oraz od tego czy jest ono wewnątrz naszej firmy czy na zewnątrz. „Wąskie gardło” to ograniczenie fizyczne i znajdujące się wewnątrz firmy.

Kiedy mamy zidentyfikowane wąskie gardło to jego eksploatacja jest zwykle prosta i skuteczna, nie kosztuje też zbyt dużo, a czasami można to zrobić bez dodatkowych kosztów. Przykładowe działania jakie należy podjąć w kwestii eksploatacji wąskiego gardła, jeżeli jest nim maszyna lub linii produkcyjna.

• Wyeliminuj przerwy na wąskim gardle. – Ludzie potrzebują przerw, maszyny nie
• Wąskie gardło nie może czekać na materiał, czy półfabrykat
• Wąskie gardło ma najwyższy priorytet w utrzymaniu ruchu
• Poinformuj ludzi, że ta maszyna ma pracować cały czas, bo jest wąskim gardłem

W przypadku ograniczenia, które jest na zewnątrz pewne działania będą podobne – np. nie pozwól, żeby to ograniczenie czekało na dostawę od twojej firmy, a jeżeli twoim ograniczeniem jest rynek (czyli masz za mało klientów) to postaraj się, żeby każdy potencjalny klient był dobrze obsłużony. Możesz też zastosować Rachunkowość Przerobową (ang. Throughput Accounting) , żeby sprawdzić jakie produkty są najbardziej marżowe. Dzięki tej informacji możemy tak zarządzać wąskim gardłem, żeby najbardziej dochodowe produkty miały najwyższy priorytet.

Kolejny krok to podporządkowanie wszystkiego innego pod ograniczenie. W przypadku wąskiego gardła (czyli zasobu będącego ograniczeniem), każdy inny zasób pracuje tak, żeby wąskie gardło nie zatrzymało się.

Podobnie robimy w przypadku ograniczenia, które jest poza firmą. Jeżeli mamy za mało klientów, to wszystkie działy (nie tylko sprzedaż!) proaktywnie działają w celu ich utrzymania i zdobycia. Tu też możemy wykorzystać TA (rachunkowość przerobową), żeby określić, którzy klienci są dla nas najbardziej cenni. W jednej firmie okazało się, że godzina pracy sprzedawcy przynosi firmie między 200 a 1000 zł zysku. Udało się też zidentyfikować, którzy klienci są najbardziej zyskowni. Dzięki temu wszyscy wiedzieli, których klientów traktować priorytetowo.

Tu warto się zatrzymać i porównać do tradycyjnego podejścia w firmach. Kiedy zostanie zidentyfikowane wąskie gardło, to drugim krokiem zwykle jest inwestycja w jego poszerzenie. Teoria Ograniczeń kładzie ogromy nacisk, żeby inwestować w poszerzenie wąskiego gardła dopiero wtedy kiedy w pełni wykorzystamy jego możliwości. W pracy z klientami okazuje się, że zwiększenie mocy wąskiego gardła o min. 20% odbywa się bez ponoszenia znaczących kosztów!

Bardzo ważne jest bowiem zrozumienie, że wąskie gardło decyduje o mocy produkcyjnej całego zakładu lub linii produktowej

Ostatni krok w procesie ciągłego doskonalenia proponowanego przez TOC to: „Wróć do punktu 1. Nie pozwól, żeby inercja stała się ograniczeniem.”

Cały proces nazywa się POOGI (z ang. Process of ongoing improvement).

Na koniec chciałem się podzielić moją refleksją odnośnie ostatecznego ograniczenia, które się pojawia w praktycznie każdej firmie, z którą pracowałem.

Takim ostatecznym ograniczeniem jest szef, czy właściciel firmy

Tak, choć trudno to zrozumieć to szef stanowi ograniczenie firmy. Dlaczego tak się dzieje? Działania, które prowadzą do rozwoju firmy często napotykają jakąś barierę, którą usunąć może tylko właściciel, czy szef. Często jest to konieczność zrozumienia, że wcześniej robiliśmy coś źle i teraz trzeba gruntownie zmienić sposób działania.

Opór przed zmianami występuje zawsze. Nawet najbardziej otwarta na zmiany osoba dojdzie do kresu swojej otwartości. Z drugiej strony to szef musi zakwestionować swój wcześniejszy sposób działania, co jest trudne. Psychologia ma nawet określenie, które idealnie oddaje to co się w takiej sytuacji dzieje w głowie szefa: dysonans poznawczy. Kiedy okazuje się, że nasze wcześniejsze przekonania są błędne to często ich nie zmieniamy tylko odrzucamy to co nowe.

Przykładem może być zrozumienie, iż nie każda lokalna zmiana jest dobra dla firmy. Głęboko zakorzenione przekonanie, iż każde nawet najdrobniejsze usprawnienie w końcu przełoży się na poprawę wyniku firmy jest tak powszechne, że udowodnienie, iż tak nie jest kończy się odrzuceniem tego dowodu!

Zarządzanie takim ograniczeniem jest bardzo trudne, ale możliwe! Tym optymistycznym akcentem zapraszam na dalszy ciąg artykułów o Teorii Ograniczeń TOC.