Jak zarządzanie obiegiem palet może przynieść realne korzyści w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa?

Czy dobre zarządzanie obiegiem palet może przynieść realne korzyści w funkcjonowaniu całego przedsiębiorstwa? Tak – zwłaszcza kiedy stanowią one istotny element kosztowy procesu obsługi zamówienia. Zapanowanie nad ich obiegiem było jedną z istotnych potrzeb biznesowych firmy Sawex Foods, właściciela takich marek jak Britta, Halina, Rani czy Ocelio, posiadającej w swojej ofercie ryże, kasze, strączki, produkty BIO oraz bezglutenowe.

Sawex powstał, gdy wolnorynkowy kapitalizm w Polsce dopiero się kształtował. Firma była również pionierem na innej płaszczyźnie, jest inicjatorem małej rewolucji, nawet ewolucji, w polskich domach, a dokładniej w kuchniach, związanej z gotowaniem ryżu. To właśnie oni byli pierwszym importerem ryżu w woreczkach.

Po 30-tu latach działalności i rozwoju biznesu, firma podzieliła się na dwie niezależne spółki: Sawex Foods, której głównym zakresem działalności jest produkcja i handel szeroką gamą produktów spożywczych oraz Sawex SA, działającą w branży chemicznej. Obie łącznie zatrudniają blisko 100 pracowników. Rozwój sprawił, że obie firmy poszukiwały systemu, który kompleksowo obsłuży najważniejsze obszary biznesowe w przedsiębiorstwach.

JAK WDROŻYĆ ZARZĄDZANIE OBIEGIEM PALET

Jak opowiada Aleksander Świętochowski, prezes zarządu Sawex Foods, w pewnym momencie prowadzenia działalności stało się istotnym celem wdrożenie rozwiązania, które sprostałoby potrzebom biznesowym firmy w zakresie produkcji, magazynu, księgowości, obsługi kadrowo-płacowej czy analizy danych z systemu ERP – bez konieczności integracji osobnych, dedykowanych rozwiązań. Istotne było także, by system miał pełną zgodność z przepisami prawa. Do realizacji tego celu wybrano firmę Comarch z rozwiązaniem ERP XL, które pozwala na integrację z ECOD/EDI.

➡ Jak wygląda proces wdrożenia? Proces rozpoczął się od określenia oczekiwań spółki oraz sposobów ich realizacji w systemie Comarch ERP XL. Zebranie informacji od pracowników, którzy na co dzień mieliby pracować przy użyciu nowego narzędzia informatycznego. Ze strony spółek Sawex’u udział w analizie wzięli użytkownicy kluczowi oraz kierownicy działów, ze strony T2S – partnera Comarchu odpowiedzialnego za wdrożenie – zespół konsultantów, których pracę koordynował kierownik projektu. Był to etap dyskusji, rozważań, weryfikacji możliwości i sposobów realizacji. Jego efektem końcowym był przedstawiony klientowi projekt funkcjonalny rozwiązania i opis działania systemu.

W logistyce różnego rodzaju produktów: metalowych, tekstylnych, motoryzacyjnych czy chemicznych firmy powszechnie stosują palety jako nośnik. W przypadku Sawex Foods stanowią one istotny element kosztowy procesu obsługi zamówienia. Dzięki temu, że system można dopasować do indywidualnych wymagań klienta, przygotowano rozwiązanie, które nadzoruje proces związany z ewidencją palet dostarczonych razem z towarem, ich zwrotem oraz rozliczaniem niezwróconych palet. Uporządkowało to nadzór nad ich obiegiem oraz wprowadziło oszczędności w zakresie gospodarki tym szczególnym rodzajem „opakowania”

Implementacja rozwiązania zmniejszyła koszty związane z integracją stosowanych wcześniej, dedykowanych rozwiązań oraz powstających błędów, będących skutkiem synchronizacji danych. Firma odnotowała też zmniejszenie kosztów wynikających z pomyłek pracowników przy przygotowywaniu wydań (w zakresie indeksu towarowego czy jego ilości) i obsłudze reklamacji.

Inteligentnie zautomatyzowana została też m.in. wysyłka dokumentów z systemu Comarch ERP XL do klientów i walidacja działań pracowników np. złożenie zamówienia zakupu powyżej ustalonej wartości wymaga akceptacji przełożonego działu).

Jako że jednym z istotnych elementów zarządzania przedsiębiorstwem jest właściwa interpretacja danych, generowanych każdego dnia w ogromnych ilościach, firmy coraz częściej wspierają się przy tym sztuczną inteligencją i jej niemal nieskończonymi mocami obliczeniowymi.

➡ W Sawex’ie dane analizowane są w Comarch Business Intelligence, zintegrowanym z systemem Comarch ERP XL dla wielu zastosowań: zarządzania płynnością finansową (analiza płatności klientów), obrotem towarów (analiza zalegania surowców) czy rozliczania efektywności pracy pracowników (dane zaczytywane są do modułu z zewnętrznego systemu rejestracji czasu pracy RCP).

➡ Informacje dotyczące sprzedaży, ilości zamówień są pomocne w planowaniu zatowarowania w zakresie opakowań produktowych oraz palet. Raporty prezentowane są w postaci przejrzystych wykresów, co sprawia, że wgląd w stan firmy jest wygodniejszy, a podejmowanie decyzji biznesowych łatwiejsze.

Po kilku latach od wdrożenia, spółka zdecydowała się uruchomić – zintegrowany z Comarch ERP XL – system porządkujący obieg dokumentów i akceptację faktur – czyli Comarch DMS. Wskutek tego łatwo jest obecnie ustalić na jakim etapie znajduje się dany dokument i czyjej akceptacji czy opisu wymaga. I nie wykonuje się już podwójnej pracy związanej z ich obróbką, gdyż wszystkie dokumenty, które przenoszone są do systemu ERP, automatycznie tworzą odpowiadające im dokumenty w tymże systemie.