COMARCH: ECM – zarządzanie dokumentacją produkcyjną

Coraz więcej firm boryka się z problemem chaosu informacyjnego i konieczności obsługi gwałtownie rosnącej ilości danych i dokumentów. W celu podniesienia wydajności procesów biznesowych konieczne staje się zastosowanie zintegrowanych narzędzi, które umożliwiają spójne i skuteczne zarządzanie dokumentami, ich rejestrację niezależnie od formatu, bezpieczną archiwizację oraz szybki dostęp do zawartości dokumentów, zwłaszcza w kontekście zadań wynikających z przebiegu procesu biznesowego.

Rozwiązania klasy ECM (Enterprise Content Management) to zestaw narzędzi pozwalających na efektywne zarządzanie dokumentami i informacją w firmie oraz procesami biznesowymi z nimi powiązanymi. Wdrożenia najczęściej dotyczą obszaru Accounts Payable, procesów obsługi kontraktów, zarządzania dokumentami personalnymi czy ogólnego zarządzania dokumentacją firmy. Rosnącym zainteresowaniem cieszy się także zastosowanie systemów klasy ECM do zarządzania dokumentacją produkcyjną w takich obszarach jak dokumentacja jakościowo-produkcyjna, dokumentacja techniczna, zarządzanie kwalifikacjami pracowników, wsparcie procesów audytów i działań korygujących czy składanie i procesowanie wniosków kaizen.

Zarządzanie dokumentacją produkcyjną

Rozwiązania klasy ECM stanowią bazę dokumentacji technicznej i produkcyjnej, której głównym atutem jest szybki i łatwy dostęp dla pracowników działów produkcji. Elektroniczny dostęp pozwala na wyeliminowanie dotychczasowych kosztów obsługi dokumentacji papierowej oraz prowadzi do redukcji błędów.

Zastosowana dzięki systemowi ECM automatyzacja opracowywania i zatwierdzania instrukcji lub procedur znacznie przyśpiesza proces wprowadzania zmian, a elektroniczne powiadomienia o nowej lub zmodyfikowanej dokumentacji umożliwiają kierownikom monitorowanie zapoznawania się z nią przez pracowników.

Dokumentacja jakościowo-produkcyjna

System klasy ECM pozwala na zorganizowanie wszystkich dokumentów jakościowo-produkcyjnych w postaci centralnej bazy wiedzy. Dzięki temu ułatwia dostęp i przyśpiesza wyszukiwanie kluczowej dokumentacji nie tylko pracownikom działu jakości czy produkcji, lecz także innych działów.

Automatyzacja tworzenia i akceptacji dokumentów znacznie usprawnia proces ich publikowania i wcielania w życie, pozwalając jednocześnie na monitorowanie zapoznawania się z nowymi przepisami czy regulacjami przez pracowników. Dodatkowym atutem jest możliwość planowania rewizji dokumentacji, automatyczny monitoring terminów oraz kontrola wydruków.

Dokumentacja techniczna

Centralne archiwum dokumentacji technicznej daje pracownikom działu produkcji szybki dostęp do dokumentacji maszyn i narzędzi bez względu na ich lokalizację. Automatyzacja opracowywania i weryfikacji dokumentacji technicznej znacznie przyśpiesza proces wprowadzania zmian, a elektroniczny rejestr dokumentacji pozwala na kontrolę kompletności dokumentacji oraz sprawne planowanie przeglądów maszyn i urządzeń.

Kwalifikacje pracowników

Rozwiązania klasy ECM dają także możliwość zarządzania kwalifikacjami pracowników produkcji, co pozwala na sprawne planowanie rozwoju i szkoleń. Ponadto rozbudowane raportowanie umożliwia zaplanowanie pracy i zarządzanie wymaganymi umiejętnościami zarówno jednego pracownika, jak i całych zmian oraz zespołów. Automatyczny monitoring i wysyłanie powiadomień o konieczności przeprowadzenia szkolenia rozwiązało problem braku terminowości i kontroli nad kwalifikacjami wymaganymi na poszczególnych stanowiskach pracy.

Audyty i działania korygujące

Kolejnym obszarem wspieranym przez systemy klasy ECM jest prowadzenie audytów wewnętrznych oraz działań korygujących i zapobiegawczych. Zastosowanie systemu ECM znacznie ułatwia realizację tych procesów, pozwalając na standaryzację ich przebiegu i wynikającej z nich dokumentacji. Dzięki archiwizacji dokumentacji procesowej pracownicy działu jakości lub audytu, a także kierownicy innych komórek organizacyjnych mają możliwość szybkiego odtworzenia przebiegu procesu oraz przejrzenia jego wyników.

Wnioski kaizen

System ECM umożliwia także zestandaryzowanie procesu składania i realizacji wniosków kaizen. Dzięki temu pracownicy zgłaszają wnioski w prosty, intuicyjny sposób, co przyczynia się do zwiększenia ich aktywności w tym obszarze. Elektroniczna forma pozwala również na tworzenie raportów dotyczących liczby złożonych wniosków, stopnia ich realizacji czy sprawnego rozliczania i wynagradzania pracowników.

Kiosk informacji

Kiosk informacji to możliwość korzystania z systemu ECM dla kadry, która na co dzień nie ma dostępu do komputera – np. pracowników hal produkcyjnych czy magazynów. System udostępniany jest w postaci atrakcyjnego i estetycznego kiosku multimedialnego z ekranem dotykowym w najbardziej dostępnych dla pracowników miejscach, np. na korytarzach czy w holach.

Dzięki takiej formie każdy pracownik może zrealizować szereg spraw z obszaru HR (planowanie urlopu czy weryfikacja jego stanu i historii, podgląd kwitów płacowych, wniosek o wydanie zaświadczenia), obszaru produkcji (wnioski kaizen, wyświetlanie dokumentacji stanowiskowej, kwalifikacje pracowników) czy obszaru całej firmy (ogłoszenia, aktualności, ankiety).

Pracownicy korzystający z Kiosku informacji mają do dyspozycji prosty, intuicyjny interfejs, niewymagający znajomości obsługi komputera czy skomplikowanych programów. Informacje sczytywane z formularzy Kiosku są przesyłane do systemu ECM i tam dalej procesowane, a w końcowej fazie procesu pracownicy otrzymują informacje zwrotne o zatwierdzeniu czy zrealizowaniu wniosku.

Enterprise Content Management, czyli ECM

Cechą charakterystyczną systemów tej klasy jest zarządzanie szeroko rozumianymi dokumentami i powiązanymi z nimi procesami biznesowymi przez kompleksowe wsparcie dla obszarów:

• pozyskiwania i indeksowania dokumentów (skanowanie, masowy import, OCR, integracje z serwerami e-mail, faks, EDI),
• przechowywania i zarządzania dokumentami, w tym m.in. funkcje biblioteczne (np. wersjonowanie, blokowanie do edycji, organizacja dokumentów w strukturze folderowej, teczki dokumentów, integracja z pakietami biurowymi, podgląd webowy niezależnie od formatu, zmiany formatów plików),
• wyszukiwania informacji (wyszukiwanie szybkie, pełnotekstowe oraz zaawansowane – wielokryterialne, rozmyte),
• projektowania i wykonywania procesów obiegu dokumentów oraz procesów niepowiązanych z dokumentami (przekierowywanie zadań, monitoring, procesy eskalacji, raportowanie).

Przykładem systemu klasy ECM jest autorskie rozwiązanie Comarch ECM posiadające bazę ponad 600 klientów w 15 krajach na 4 kontynentach. Z rozwiązań Comarch ECM skorzystały firmy takie jak Valeo, Pfeifer und Langen, Technicolor, Valeant, Mitsubishi Materials czy Górażdże.

Więcej na www.usprawnijprocesy.pl