Transformacja cyfrowa z wykorzystaniem platformy low-code do automatyzacji procesów biznesowych w Südzucker Polska

Hasła digitalizacji, automatyzacji i optymalizacji procesów pojawiają się obecnie na ustach przedsiębiorców rekordowo często. W dużej mierze, za sprawą globalnej pandemii koronawirusa, która znacząco przyspieszyła cyfrową transformację w firmach na całym świecie. Są jednak organizacje, które na tę drogę wkroczyły na długo zanim stało się to modne, dzięki czemu dzisiaj plasują się w ścisłej czołówce technologicznej awangardy. Przykładem takiego cyfrowego lidera jest Südzucker Polska.

Statystycznie, każdego dnia zakłady produkcyjne Grupy Südzucker opuszcza 12 tysięcy ton cukru, co czyni koncern największym europejskim producentem w swojej kategorii. Z imponującym portfolio ponad stu zakładów produkcyjnych na całym świecie firma zatrudnia 19 200 pracowników, a siedziba główna mieści się w Mannheim, w Niemczech. Südzucker Polska, jako część Grupy Südzucker, produkuje cukier w 4 zakładach w kraju. Wśród konsumentów w Polsce producent znany jest przede wszystkim ze swojej flagowej marki „Cukier Królewski”.

Gdy ekosystem technologiczny nie nadąża za zmianą
Proces cyfrowej transformacji organizacja rozpoczęła ponad dekadę temu, tworząc szereg autorskich aplikacji biznesowych zaprojektowanych w oparciu o mechanizmy Microsoft SharePoint. By jak najlepiej odpowiadać na zmieniające się potrzeby biznesu, dział IT firmy regularnie aktualizował i rozszerzał wcześniej stworzone narzędzia o dodatkowe funkcjonalności. Z czasem zauważono jednak, że architektura informatyczna firmy w takiej formule przynosi więcej wyzwań niż korzyści.

Niestety, aplikacje autorskie okazały się uciążliwe w utrzymaniu – każda aktualizacja SharePoint’a powodowała, że wszystkie aplikacje trzeba było ponownie sprawdzić i poprawić błędy wynikające z niekompatybilności pomiędzy wersjami. Było to czasochłonne i kosztowne – wspomina Marek Witkowski, dyrektor IT w Südzucker Polska.

Dodatkowo, coraz bardziej dawał się we znaki problem braku standaryzacji tworzonych rozwiązań. Każda aplikacja wyglądała inaczej, w zależności od tego kto ją programował, co wymuszało na użytkownikach końcowych konieczność ciągłego dokształcania się z obsługi aplikacji. W odpowiedzi na m.in. obniżający się poziom user adoption, dział IT firmy postanowił poszukać alternatywy.

Biznes zaczyna (znowu) kochać IT
W 2010 roku Südzucker Polska nawiązał współpracę z firmą WEBCON – polskim producentem platformy low-code do digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. System ten umożliwia budowanie aplikacji biznesowych metodą drag-and-drop, w sposób zwinny i iteracyjny, praktycznie bez kodowania. Aplikacje są konfigurowane a nie pisane od zera, dzięki czemu ich tworzenie i późniejsze modyfikowanie odbywa się błyskawicznie, a zmiany wprowadzane są z efektem natychmiastowym.

Na pierwsze projekty z wykorzystaniem nowej technologii firma wybrała te związane z obsługą skanowania dokumentów papierowych. Obieg dokumentów często wybierany jako jeden z pierwszych kandydatów do automatyzacji. Łatwo go wyodrębnić i zamodelować w elektronicznej formie, a zautomatyzowany daje pracownikom przedsmak korzyści, jakich mogą spodziewać się po kolejnych wdrożeniach. Nie inaczej było w przypadku Südzucker Polska.

Pion biznesowy, ośmielony szybkością, z jaką nowe narzędzie zostało dostarczone, zaczął coraz chętniej zgłaszać zapotrzebowanie na kolejne aplikacje. Z kolei eksperci IT, wyposażeni w technologię, która pozwala elastycznie podchodzić do budowania narzędzi informatycznych, zgodnie z metodyką DevOps oraz w duchu podejścia Rapid Prototyping, mogli zacieśniać współpracę z managerami i umacniać swoją pozycję w organizacji.

Dział IT stał się ważnym partnerem dla biznesu, ponieważ byliśmy w stanie błyskawicznie odpowiadać na ich potrzeby, tworząc szyte na miarę aplikacje w zaledwie kilka dni. Mogliśmy też zagwarantować, że konieczność wprowadzenia modyfikacji w uruchomionych obiegach nie spotka się z protestem z naszej strony – tłumaczy Dominik Cholewiński, główny specjalista ds. aplikacji w Südzucker Polska. I dodaje: Jako IT zawsze mieliśmy świadomość, że zmiany są nieodłącznym elementem cyklu życia każdej aplikacji, lecz bez posiadania elastycznych narzędzi trudno nam było podchodzić do próśb wdrażania zmian w aplikacjach z otwartymi ramionami. WEBCON BPS jest właśnie takim narzędziem. Dzięki niemu stać nas na elastyczność.

Wykorzystanie nowej platformy low-code w firmie pozwoliło skrócić czas budowania aplikacji o 70% oraz trzykrotnie przyspieszyć implementowanie modyfikacji zarówno w aplikacjach już działających, jak i tych na etapie tworzenia

Tak efektywna współpraca biznesu i IT w Südzucker Polska zwróciła uwagę centrali koncernu w Niemczech. W efekcie, w 2013 roku w Polsce powstało międzynarodowe centrum kompetencji, którego celem była budowa i otoczenie opieką wszystkich rozwiązań opartych o Microsoft SharePoint w obrębie całej Grupy Südzucker.

Od lokalnego wsparcia do globalnego standardu
Przez 4 lata firma rozwijała swoją infrastrukturę IT bazując na dwóch systemach low-code do zarządzania procesami biznesowymi. Pierwszy, z dłuższym stażem funkcjonował jako standard technologiczny w całej Grupie. Drugi, WEBCON BPS, pozostawał rozwiązaniem stosowanym do tworzenia lokalnych aplikacji biznesowych w Polsce, a z czasem coraz częściej również prototypów aplikacji używanych globalnie. W 2014 roku postanowiono ujednolicić architekturę informatyczną organizacji wybierając platformę polskiego producenta na nowy standard korporacyjny w Grupie Südzucker.

Powodów tej decyzji było kilka, jednym z nich było dążenie do optymalizowania kosztów IT – utrzymywanie dwóch platform do automatyzowania procesów było zwyczajnie nieopłacalne. Jednocześnie, WEBCON BPS wielokrotnie udowodnił nam, że jest stabilnym, kompleksowym i elastycznym rozwiązaniem, którego potrzebujemy – mówi Marek Witkowski, dyrektor IT w Südzucker Polska.

Aktualnie, za tworzenie, wdrażanie i utrzymanie wszystkich aplikacji biznesowych w Grupie Südzucker odpowiada zespół 3 specjalistów IT w polskim oddziale koncernu. Dzięki zastosowaniu jednej platformy low-code w całej organizacji koszty szkolenia działu IT zmniejszyły się o 83%, a wydatki na roczne utrzymanie systemu spadły o 2/3 w porównaniu do wcześniej ponoszonych kosztów.

➡ Dowiedz się więcej o tym, dlaczego Südzucker wybrał WEBCON BPS do automatyzowania i zarządzania procesami biznesowymi w grupie kapitałowej >>

Apetyt rośnie w miarę jedzenia
W ciągu 10 lat firma zbudowała w oparciu o WEBCON BPS łącznie ponad 30 aplikacji biznesowych. Wśród nich znaleźć można m.in. narzędzie wspierające efektywne zarządzanie projektami IT (od rejestracji projektów, przez wdrażanie nowych procedur po szacowanie kosztów dla biznesu), obieg umożliwiający kontrolę czystości i norm, jakie muszą spełniać kontenery wykorzystywane do przewozu produktów czy aplikację pozwalającą na przechowywanie i monitorowanie najważniejszych informacji o flocie samochodowej, takich jak termin nadchodzących przeglądów czy zużycie paliwa.

Ze względu na poziom skomplikowania na szczególną uwagę zasługuje zintegrowany z SAP obieg pozwalający na szybką obsługę zgłoszeń reklamacyjnych w 9 krajach. Zautomatyzowanie tego procesu umożliwiło zagwarantowanie terminowego rozpatrywania zgłoszeń, zaoszczędziło czas pracowników, a w efekcie zwiększyło poziom satysfakcji z jakości obsługi klienta.

➡ Platforma low-code wykorzystywana jest w 7 różnych obszarach organizacji, od departamentu HR i finansów przez pion IT, administracji i kontrolingu aż po działy jakości oraz techniki.

Fakt, że jesteśmy w stanie szybko dostarczać rozwiązania sprawia, że dziś tak naprawdę każdy dział puka do naszych drzwi, z nowymi pomysłami na rozwój i optymalizowanie swoich działań.

Obecnie posiadamy 30 aplikacji, a pomysłów w kolejce jest kolejne 30. Pracownicy wiedzą, że każda aplikacja będzie wyglądać i zachowywać się podobnie, dlatego chętnie zgłaszają się po nowe rozwiązania i są w stanie szybko docenić korzyści, jakie daje im automatyzacja – przekonuje Dominik Cholewiński z Südzucker Polska.

Wskazuje również na to, że zacieśnienie współpracy między IT a biznesem umożliwia wzajemne inspirowanie się i rozwijanie nowych kompetencji. Następuje wartościowa, międzydziałowa wymiana wiedzy – biznes nabywa dużo podstawowej wiedzy z zakresu IT, a IT dużo wiedzy biznesowej. To pozwala nam dziś skutecznie współpracować i wykorzystywać technologię do dalszego usprawniania procesów w firmie.

Poniżej nagranie sesji case study, zaprezentowanej przez Südzucker Polska podczas konferencji WEBCON DAY, pt. Biznes i IT – szczęśliwe małżeństwo ⬇⬇⬇

Zaangażowanie i responsywność

Rynek rozwiązań typu low-code na świecie rozwija się bardzo dynamicznie. Jak przewiduje agencja badawcza Gartner, popularność technologii low-to-no-code będzie tylko rosnąć: do 2024 r. co najmniej 65% nowych aplikacji LOB (Line of Business) ma być tworzonych za pomocą właśnie takich platform.

Co istotne, mowa tu nie tylko o prostych aplikacjach poprawiających działanie pojedynczych procesów. Nowoczesne narzędzia low-code z powodzeniem mogą być wykorzystywane do budowy zaawansowanych systemów, kluczowych dla codziennego funkcjonowania biznesu.

Platformy zorientowane na poważne zastosowania oferują skalowalność, wydajność, bezpieczeństwo i dokumentację na poziomie, którego zapewnienie w ramach aplikacji pisanej na zamówienie byłoby bardzo kosztowne i trwało długo. Co więcej, ten poziom zapewniają zarówno wtedy, gdy projektujemy prosty prototyp, poświęcając mu kilka godzin pracy, jak i wtedy, gdy budowane rozwiązanie wymaga kilkudziesięciu dni pracy zespołu – mówi Łukasz Wróbel, CBDO i wiceprezes firmy WEBCON

Z perspektywy współczesnej firmy, która musi być przygotowana na prowadzenie działalności w czasach ciągłej zmiany równie ważna jest inna zaleta technologii low-code, czyli możliwość szybkiego, łatwego i bezpiecznego rozbudowywania aplikacji o nowe funkcjonalności, a także modyfikowania ich na każdym etapie tworzenia. W WEBCON BPS jest to adresowane przez unikatową technologię InstantChange™, która pozwala wprowadzać zmiany w aplikacjach w czasie rzeczywistym. Modyfikacje zostają natychmiast zastosowane do wszystkich instancji workflow, również tych już uruchomionych, co niweluje ryzyko nieporozumień wynikających z wersjonowania obiegów.

Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, takich jak platformy low-code sprawia, że zmieniające się w trakcie wdrożenia wymagania przestają paraliżować projekty informatyczne, a biznes zachęcony większą responsywnością działu IT na prośby o zmiany chętniej angażuje się w proces tworzenia aplikacji. W dobie cyfrowej organizacji tylko tak działające organizacje mają szansę na uniknięcie długu technologicznego, zdobycie przewagi konkurencyjnej i utrzymanie pozycji lidera na rynku.