Elastic Cloud Solutions: elastyczny intranet dla każdej firmy

Portale intranetowe od dawna są sprawdzonym narzędziem wykorzystywanym przez przedsiębiorstwa do organizacji pracy, komunikacji, gromadzenia wiedzy i budowania pozytywnego wizerunku pracodawcy u pracowników. Do tej pory jednak nie każda firma mogła sobie pozwolić na to rozwiązanie, ponieważ jego wdrożenie okazywało się kosztowne i żmudne. Z tego względu zazwyczaj tylko pracownicy dużych firm i korporacji mogli korzystać z takiego ułatwienia. Teraz to się może zmienić za sprawą propozycji młodej białostockiej firmy Elastic Cloud Solutions.

Jak wyjaśnia Łukasz Skłodowski, współzałożyciel firmy, praktyka pokazuje, że wadą klasycznego modelu intranetowego jest to, że większość firm „wymyśla” i implementuje taki portal od podstaw. Dodatkowo ponad 90% tych wymyślonych funkcjonalności powtarza się. Gdy dołożymy do tego czas potrzebny na wdrożenie, który wynosi 6–18 miesięcy, oraz koszt sięgający często 1 mln zł, to okazuje się, że już na starcie rozwiązanie jest nieco przestarzałe i drogie w utrzymaniu i rozwoju. „Przez wiele lat realizowaliśmy i utrzymywaliśmy takie rozwiązania w największych firmach w Polsce – mówi Łukasz Skłodowski. – Z wniosków wyciągniętych z tych wdrożeń narodził się pomysł na Elastic Intranet. Postanowiliśmy zrobić gotowy konfigurowalny produkt, który wypełni lukę między tym, co dzisiaj oferują istniejące rozwiązania, a potrzebami firmy. Takie podejście pozwala nam skupić się na rozwoju produktu i łatwo dostosowywać go do zmieniających się potrzeb i trendów na rynku”.

W dotychczasowych rozwiązaniach intranetowych dużym problemem było tworzenie i redagowanie treści. Elastic Cloud Solutions stworzyło więc własny edytor blokowy, który pozwala budować multimedialne i responsywne treści, a przy tym nie wymaga żadnej wiedzy technicznej. Dzięki niemu intranet dobrze prezentuje się nie tylko we wszystkich przeglądarkach, ale też automatycznie dostosowuje się do urządzeń mobilnych.

Twórcy rozwiązania wzięli również pod uwagę kluczową rolę, jaką odgrywają dziś w pracy smartfony, które stają się coraz powszechniejszym sposobem komunikacji z pracownikami na co dzień niepracującymi przy komputerze (np. pracownikami sieci handlowych). „Dotychczas stosowane w komunikacji wewnętrznej rozwiązania, takie jak drukowane magazyny, nie pozwalały na szybkie dostarczanie informacji ani nie zapewniały kanału zwrotnego. Nasze rozwiązanie stanowi w tym przypadku odpowiedź na rosnące oczekiwania wchodzącego obecnie na rynek pracy pokolenia millenials, czyli osób urodzonych w latach 90. i wychowanych praktycznie ze smartfonem w dłoni. Produkt wspiera pracowników od początku ich obecności w firmie, dostarczając im niezbędnej wiedzy i ułatwiając realizację zadań” – tłumaczy Łukasz Skłodowski.

Opracowany przez Elastic Cloud Solutions edytor blokowy pozwala nie tylko tworzyć i edytować strony czy aktualności, ale również całe obszary intranetu, takie jak kalendarz wydarzeń, baza wiedzy, bank pomysłów, pytania do ekspertów, kursy, dyskusje i publikacje firmowe. Zastosowano tu funkcjonalności dobrze nam wszystkim znane z serwisów społecznościowych, takie jak komentarze czy polubienia, które pozwalają ocenić przydatność publikowanych treści. Nie zabrakło też typowych aplikacji intranetowych, takich jak książka adresowa, struktura organizacyjna, interaktywne plany pomieszczeń, rezerwacje sal konferencyjnych i wyposażenia czy też wyszukiwarka pozwalająca odnaleźć poszukiwane treści, dokumenty i pracowników o odpowiednich kompetencjach.

Obecnie Elastic Intranet współpracuje z chmurą Office 365. Rozwiązanie może być używane zarówno w chmurze Microsoft, jak i lokalnie w serwerowni firmy. Dzięki platformie SaaS firma może mieć gotowy do pracy wstępnie skonfigurowany intranet w mniej niż 10 minut. Integracja z platformą Microsoft SharePoint i Office 365 była dla Elastic Cloud Solutions naturalną drogą od samego początku, jako że są to obecnie najpopularniejsze rozwiązania wykorzystywane w firmach (według Nielsen/Norman 9 na 10 intranetów budowanych jest na platformie Microsoft).
Tworząc swoje rozwiązania, Elastic Cloud Solutions ściśle współpracuje z Microsoft, który w ramach Office 365 udostępnia m.in. wideokonferencje, pocztę, przestrzenie robocze dla zespołów, a nawet sieć społecznościową. Jak zapewniają twórcy Elastic Intranetu, produkty spod znaku tych dwóch marek świetnie się uzupełniają, dostarczając firmie kompletne środowisko pracy dostępne w chmurze, eliminując jednocześnie potrzebę kupowania i utrzymywania własnej infrastruktury.

W 2016 roku w swoim raporcie firma Gartner wskazała intranet jako jeden z brakujących elementów platformy Microsoft SharePoint, który może zostać dostarczony przez partnerów. Nasze rozwiązanie jest pierwszym na świecie gotowym intranetem dostępnym w modelu SaaS w sklepie z aplikacjami Microsoft Office Store – zapewnia CEO Elastic Cloud Solutions

Twórcy Elastic Intranetu wsłuchują się w głosy użytkowników i cały czas pracują nad kolejnymi funkcjonalnościami oraz wersjami językowymi. Celem jest stworzenie Elastic Workplace, czyli w pełni cyfrowego miejsca pracy na miarę XXI wieku. Elastic Intranet jest jego pierwszym elementem. Jak zapewnia Łukasz Skłodowski, w przygotowaniu są już kolejne aplikacje.

Pierwszą z nich jest Elastic Forms, służąca do projektowania elektronicznych formularzy, które mogą być wykorzystywane zarówno w intranecie (jako ankiety, testy), jak i w procesach biznesowych. Tu również wykorzystano autorski edytor blokowy, który ułatwia tworzenie formularzy. Ciekawostką jest to, że formularze mogą być wypełniane tradycyjnie na komputerze lub urządzeniu mobilnym oraz za pomocą interfejsu konwersacyjnego (tekstowo lub głosowo). Produkt jest już zintegrowany z platformą do projektowania procesów biznesowych Microsoft Flow, dzięki czemu możliwe jest budowanie zaawansowanych procesów przekazujących zebrane dane do różnych systemów firmowych.

Technologia ta zostanie jeszcze bardziej rozbudowana i szerzej wykorzystana w kolejnej aplikacji, którą jest osobisty asystent pracownika dostępny m.in. na urządzenia mobilne. Pozwoli on na szybkie podejmowanie decyzji przy użyciu urządzeń mobilnych i ubieralnych (np. na smartwatchu czy głosowo podczas jazdy autem). Będzie on mógł również udzielić informacji np. na podstawie bazy wiedzy znajdującej się w intranecie oraz w razie braku odpowiedzi na wybrane zagadnienie będzie mógł przekierować dyskusję do odpowiedniego eksperta lub pracownika helpdesku. Użytkownik otrzyma prosty interfejs czat-bota oraz listę zadań. „Pod spodem wykorzystamy zaawansowane technologie, takie jak uczenie maszynowe. Informacje wprowadzane w naszych formularzach w ramach procesów biznesowych oraz podejmowane w nich decyzje posłużą nam do wytrenowania sztucznej inteligencji, tak by ta sama po pewnym czasie podpowiadała pracownikowi właściwe decyzje, a w niektórych przypadkach będzie można je również zautomatyzować” – mówi współwłaściciel Elastic Cloud Solutions.

Pierwsza z opracowywanych obecnie aplikacji miała premierę na dopiero co zakończonym Europejskim Kongresie Gospodarczym w Katowicach, gdzie przedstawiciele Elastic Cloud Solutions prezentowali swoje rozwiązania w obszarze tzw. cyfrowej transformacji wspólnie z firmą Microsoft. „Cyfrowa transformacja to termin, którym określa się coraz szersze zastosowanie nowoczesnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja czy pełna automatyzacja w biznesie. Staje się ona faktem dzięki dynamicznemu rozwojowi nowoczesnych technologii oraz zaangażowaniu największych graczy na rynku IT. Firmy będą musiały w niej uczestniczyć, gdyż brak strategii w tym zakresie może grozić utratą pozycji rynkowej”.

O skuteczności rozwiązania młodej białostockiej firmy przekonują się już duże przedsiębiorstwa, jak choćby PKP Energetyka, w której z Elastic Intranet korzysta ponad 7000 pracowników. Produkt dociera także za granicę za pośrednictwem sklepów z aplikacjami firmy Microsoft oraz budowanej obecnie sieci partnerskiej. Z intranetu w modelu SaaS korzystają już firmy m.in. z USA, Australii, Szwajcarii, Niemiec a nawet Chile i RPA.