Cyfryzacja na „mur beton”: Microsoft Dynamics wspiera rozwój Warbudu

Cyfrowa transformacja stała się nieodzownym elementem rozwoju współczesnych przedsiębiorstw, a plany i strategie dotyczące stabilnej przyszłości organizacji nie mogą pomijać wdrażania innowacji. Ciężko obecnie znaleźć branżę czy sektor gospodarki, którego przedstawiciele mogą czuć się bezpiecznie na rynku, jeżeli pominą technologię jako koło zamachowe dla rozwoju ich działalności. Przykładem jest firma Warbud SA, która buduje kulturę ciągłych usprawnień i innowacji wykorzystując w tym celu system wspomagający zarządzanie Microsoft Dynamics.

Tradycja pod rękę z innowacją
Warbud SA to firma od ponad 25 lat świadcząca kompleksowe usługi budowlane w całej Polsce, która ma na swoim koncie niemal 500 zrealizowanych projektów we wszystkich sektorach budownictwa, w tym np. fabrykę GILLETTE w Łodzi, autostradę A1 na odcinku od Strykowa do Tuszyna, czy Szpital Pediatryczny na terenie Kampusu Banacha przy ul. Żwirki i Wigury w Warszawie. Obecnie firma zatrudnia blisko 1200 pracowników w 8 biurach w całym kraju, posiada własne zespoły projektowe oraz spółkę WARBUD – BETON Sp. z o.o., produkującą mieszanki zarówno na potrzeby własnej grupy, jak i innych podmiotów. Zysk firmy w 2017 roku osiągnął poziom 30 127 000 zł netto. Warbud SA to także jeden z liderów cyfrowych innowacji w swojej branży, który do koordynowania swoich działań wykorzystuje system Dynamics firmy Microsoft.

Jednym z głównych powodów, które stały za decyzją o wdrożeniu rozwiązania klasy ERP w organizacji była potrzeba zunifikowanego systemu do obsługi księgowości, finansów, kadr oraz płacowego. Kierownictwu firmy przede wszystkim zależało na systemie, który będzie mógł wspierać dynamiczny rozwój organizacji i miał potencjał do objęcia złożonej struktury firmy o unikatowym sposobie działania. Warbud potrzebował systemu, który będzie rósł razem z organizacją i dostosowywał się do jej wymagań na każdym kolejnym etapie.

„Wszystko zaczęło się od tego, że potrzebowaliśmy systemu do obsługi księgowości, finansów, kadr i płac” – mówi Rafał Gliński, Kierownik działu rozwoju i utrzymania systemu ERP w Warbud SA. „Jednocześnie mieliśmy doświadczenie w obsłudze środowiska Microsoft, bo oprócz pakietu Office korzystaliśmy także z Sharepoint’a czy Exchange’a. Aplikacja Microsoft stanowiła dla nas naturalne rozwiązanie” – dodaje Rafał Gliński.

Po cyfrowej nitce do transformacji
Na początku w firmie system działał w okrojonym zakresie. Z czasem jednak pojawiły się kolejne wyzwania. W odpowiedzi na nie jego wykorzystanie było rozwijane i wdrożenie było rozszerzane o kolejne etapy implementacji, które objęły również spółkę-córkę firmy Warbud, czyli WARBUD – BETON Sp. z o.o., której zespół pracował dotąd na różnych, rozproszonych systemach. Firma, mająca w swoim portfolio ok. 500 rodzajów betonu, produkuje go indywidualnie na potrzeby każdej inwestycji, ewidencjonując przy tym jaki skład mieszanki, transport terminy dostaw na konkretną budowę.

„Jedną z niezwykle ważnych kwestii dla WARBUDU – BETON Sp. z o.o., jest możliwość szczegółowego raportowania, jaki rodzaj betonu został użyty przy konkretnym elemencie konstrukcyjnym na danej budowie” – zauważa Marek Ligocki, Dyrektor ds. Produkcji, WARBUD – BETON Sp. z o.o. „Dziś możemy je generować dzięki kilku kliknięciom, podając wszystkie istotne dane, co jest niezwykle ważne zarówno dla naszych klientów, jak i przewoźników. Kiedyś rozliczenia zajmowały nam cztery, pięć dni, obecnie trwają około jednego. Oczywiście system ten jest stale rozwijany, bo rosną oczekiwania klientów i pewnych kwestii jakiś czas temu nie udało nam się przewidzieć. System wspomagający zarządzanie wykorzystywany w Warbudzie mógłbym porównać do organizmu, który żyje i rozwija się, a proces ten jak dotąd nie ma końca.”

Cyfrową dojrzałość Warbudu najlepiej obrazuje fakt, że firma zachęca swoich poddostawców do wymiany dokumentów w formie elektronicznej, aby nie generować dodatkowych obowiązków związanych z wprowadzaniem ich do systemu z papierowych wersji.

Poszliśmy więc za ciosem i zaczęliśmy zastanawiać się, czy podobnego usprawnienia nie można by wdrożyć do zarządzania szalunkami. Z punktu widzenia systemu zasób to zasób, więc powinno się udać. I tak dokładnie się stało. Dziś jesteśmy jedną z niewielu firm, która skutecznie, poprzez system, zarządza szalunkami na budowie – dodaje Rafał Gliński

Wdrożenie Microsoft Dynamics miało również wpływ na umocnienie kultury organizacyjnej firmy, która podkreśla znaczenie współpracy, kreatywności i wprowadzania ciągłych usprawnień. Dzięki wspólnym pracom nad stworzeniem rozwiązań potrzebnych poszczególnym jednostkom, pracownicy firmy z różnych działów zaczęli się ze sobą sprawnie komunikować. W efekcie podziały na „zespół z biura” i „zespół z budowy” wspominane są jako anegdoty. Dziś bowiem wszyscy pracownicy Warbudu wiedzą, że mają jeden wspólny cel: jak najlepszy rozwój organizacji w cyfrowej przyszłości.

Nie bez znaczenia był także fakt, że partner wdrożenia – firma XPLUS SA., posiadał doświadczenie w zakresie jego implementacji w firmach z branży budowlanej. To pozwoliło zagwarantować, że system będzie dostosowany do oczekiwań i zmapuje bardzo konkretne obszary działalności firmy.

„Wiedza o procesach charakterystycznych dla firmy z sektora budowlanego pozwoliła nam wpisać system w konkretne oczekiwania Warbudu. Obecnie to od kreatywności samych pracowników zależą efekty wykorzystywania systemu, który jest w stanie wspierać organizację niemal w każdym obszarze działalności biznesowej. Wspólnie rozwinęliśmy system, który początkowo obejmował niewielki fragment organizacji, by obecnie stać się podstawą wsparcia złożonych procesów dla całej firmy.” – mówi Jakub Andrijew, analityk biznesowy, XPLUS SA.

„Chcieliśmy mieć pewność, że za kilka lat, w miarę wzrostu naszych potrzeb, nie będziemy musieli zmieniać systemu. Można go bowiem swobodnie dostosować do szybko zmieniających się wyzwań. Wszystkich potrzeb nie można przewidzieć z wielkim wyprzedzeniem. To dlatego postawiliśmy na elastyczne rozwiązanie, które mam nadzieję służyć nam będzie przez lata. Ostatnim zaś, choć nie najmniej ważnym kryterium wyboru, była efektywność finansowa wdrażanego systemu” – dodaje Mirosław Józefczuk, Dyrektor administracyjno-finansowy, członek Zarządu Warbud SA.

W efekcie wdrożenia system Microsoft Dynamics używany jest na wszystkich budowach firmy, wspierając pracę m.in. w takich obszarach jak efektywniejsze zarządzanie zasobami, transparentność działań, możliwości skuteczniejszego ofertowania do klientów, wzrost dynamiki procesów czy spójności danych, a w konsekwencji zwiększenie konkurencyjności firmy .