Żeby zarządzać, trzeba mieć informacje

Inwestycja w system informatyczny wspomagający zarządzanie to dla dużych firm krok nieunikniony. Kiedy jednak należy się na niego zdecydować, a kiedy wystarczy zwykły Excel? Jak obniżyć koszty wdrożenia i co tak naprawdę zyskamy dzięki przejściu naszej firmy na system klasy ERP?

Dzisiaj już każda firma produkcyjna posługuje się narzędziem informatycznym, które pomaga zorganizować pracę. W mniejszych firmach o nieskomplikowanej produkcji jest to chociażby pakiet Microsoft Office, w którym pracownicy rozpisują aktualne zlecenia produkcyjne, ilości zapasów, wskazują terminy realizacji, określają dostępność zasobów, robią kalkulacje. W większych firmach rolę tę odgrywają przygotowane przez informatyków specjalnie na użytek danej firmy aplikacje, dzięki którym dostęp do najważniejszych informacji mają osoby zarządzające zarówno produkcją, jak i całą firmą. Są to na przykład systemy zarządzania magazynem lub systemy księgowe.

Cechą wspólną towarzyszącą używaniu zarówno wspomnianego pakietu Office, jak i aplikacji tworzonych na żądanie – np. dla działu produkcji czy zarządzania magazynem – jest niepewność co do aktualności i poprawności danych. Przeprowadzone w USA badanie Business Week Study pokazało, że wśród średnich i dużych przedsiębiorstw aż 43% badanych nie jest pewnych wiarygodności informacji, na których podstawie podejmuje decyzje. Aż 77% przedsiębiorców zdaje sobie sprawę, że w przypadku braku informacji decyzje mogą być złe.

Mając tego świadomość, ciężko jest podjąć decyzję np. o wstrzymaniu lub ponowieniu zakupu surowców bez dokładnego sprawdzenia (czyli odszukania i przeliczenia) ich stanów. Z pomocą przychodzą pracownicy, którzy, co często się zdarza, odpowiedź na pytanie, co, gdzie, kiedy i ile mają po prostu w głowie.

W miarę rozwoju firmy coraz częściej dochodzi do sytuacji, gdy nie da się sprawnie zapanować nad ilością gromadzonych informacji i właściwie ich interpretować. Poza tym coraz trudniej zawierzyć pracownikom, którzy w każdej chwili mogą przecież z firmy odejść. Kto wówczas podpowie, co, gdzie i w jakich ilościach się znajduje, skąd najlepiej zamówić materiał, by został dostarczony na czas i w akceptowalnej cenie? Na taką niepewność większe firmy pozwolić sobie nie mogą. Chcąc więc wejść w kolejny etap dynamicznego rozwoju, trzeba rozważyć wdrożenie systemu ERP. Taki system da kontrahentom większą pewność, że cały proces – od zamówienia po realizację zlecenia – przebiegnie poprawnie, dostarczy ponadto wielu informacji niezbędnych do zarządzania firmą. Dzięki temu będzie można chociażby bardziej obiektywnie oceniać pracowników i lepiej kontrolować wydawanie ciężko zarobionych pieniędzy.

„Plan zmiany systemu informatycznego na rozwojowe, bardziej elastyczne rozwiązanie ERP nałożył się w czasie ze zmianami biznesowymi, które chcieliśmy przeprowadzić. Była to chęć włączenia do systemu zakładów produkcyjno-handlowych i magazynów znajdujących się za granicą. Zdawaliśmy sobie sprawę, że objęcie wszystkich bytów jednym systemem sprawozdawczym, gromadzenie danych na ich temat w centralnej bazie danych, stworzenie jednego źródła raportowego dałoby nam lepszą kontrolę nad działalnością, a co za tym idzie, ułatwiłoby podejmowanie decyzji i realizację naszej strategii rozwoju – mówi Grzegorz Łuczak, Wspólnik Komandytariusz Profile Vox, producenta materiałów wykończeniowych. – Dotychczasowe rozwiązanie IT nie dawało nam takiej możliwości, zdecydowaliśmy się więc na inwestycję w nowy, bardziej rozwojowy system klasy ERP” – dodaje.

System systemowi nierówny
Odpowiednio dopasowany system klasy ERP, najprościej rzecz ujmując, wydatnie pomaga w podejmowaniu trafnych decyzji, bo można w nim analizować mnóstwo zawsze aktualnych danych. Jest to główna, najogólniej wyrażona zaleta ERP. Zanim jednak firma entuzjastycznie sięgnie po pierwszy z brzegu produkt dostępny na rynku, powinna mieć świadomość, że system systemowi nierówny. Istnieją bowiem na rynku systemy nazwane ERP, które co prawda obsługują wiele obszarów działania firmy (finanse, księgowość, produkcję, zapasy, magazyn i sprzedaż), ale nie zapewniają integracji informacji z tych działów. Nie spełniają zatem podstawowego założenia ERP! To ważne, bo tylko wtedy możemy sprawnie zarządzać dużą organizacją.

Kiedy wdrażać – małe Case Study?
System ERP należy wdrożyć przede wszystkim wtedy, gdy chcemy przygotować solidne podwaliny dalszego rozwoju naszej organizacji. Tak też postąpił Jacek Nowakowski, prezes zarządu Piekarni Nowakowski, który – chcąc zwiększyć udział firmy w rynku – szukał odpowiedniego systemu informatycznego, który ułatwiłby osiągnięcie tego celu.
„Mamy ambitne plany zwiększenia liczby punktów sprzedaży. Zdajemy sobie jednak sprawę, że brak unifikacji procesów w spółkach oraz brak przejrzystości przepływu informacji między punktami sprzedaży a centralą może utrudnić nam realizację naszych zamierzeń, a na pewno opóźnić moment osiągnięcia korzyści z ekspansji. Szukaliśmy więc rozwiązania, które pozwoli nam zarządzać siecią sprzedaży bez względu na jej rozmiar i da nam solidne podstawy do realizacji strategii długoterminowego rozwoju. Stąd decyzja o wdrożeniu oprogramowania klasy ERP” – mówi Jacek Nowakowski.

Aby wdrożyć system ERP, firma musi zdawać sobie sprawę z powagi tego wyzwania, a więc potrafić przygotować pracowników, oddelegować zespół do wsparcia projektu wdrożenia itp. Systemu ERP nie można po prostu kupić i zainstalować. Sukces wdrożenia systemu ERP zależy nie tylko od wyboru dobrego partnera i dobrego systemu. Aby system właściwie wspierał firmę w realizacji jej procesów biznesowych, należy dostarczyć partnerowi wdrożeniowemu wiedzę na temat sposobu jej funkcjonowania, celów strategicznych itp. Nikt nie zrobi tego lepiej niż pracownicy, którzy przez kilka, a nawet kilkanaście miesięcy będą musieli dzielić swój czas pracy na obowiązki związane z codziennymi czynnościami na swoich stanowiskach oraz na te związane z pracami projektowymi. Dlatego też trzeba mieć świadomość, że całe przedsięwzięcie nie jest proste. Firma powinna oddelegować do projektu minimum po jednej osobie z działu objętego wdrożeniem, kilka osób z działu IT oraz wybrać kierownika projektu. Razem jest to często kilkanaście osób. Zdarza się więc, że powoduje to okresowe obniżenie efektywności działania przedsiębiorstwa. Spółki notowane na warszawskiej giełdzie często tłumaczą spadek przychodów i wzrost kosztów właśnie tym, że wdrażają system ERP. Jednak niedługo potem chwalą jego działanie i wpływ na zwiększenie rentowności, gdyż następują obniżenie kosztów działalności i wzrost przychodów, wynikające z większej wiedzy i lepszej kontroli przebiegu procesów biznesowych.

Koszty
Za całą operację trzeba będzie zapłacić od kilkuset tysięcy do nawet – w przypadkach bardzo dużych firm i bardzo złożonych projektów – kilku milionów złotych. Taka cena bierze się m.in. z tego, że system ERP jest systemem na lata. Im jest lepszy, bardziej elastyczny i prorozwojowy, tym dłużej będzie firmie służył. Nie należy zapominać także o kosztach związanych z utrzymaniem systemu, jego aktualizacją, zakupem serwerów, szkoleniem pracowników, wsparciem użytkowników w rozwiązywaniu problemów z obsługą itp. Firma gotowa na wdrożenie systemu ERP musi być świadoma tych kosztów. Są jednak pewne sposoby na ich obniżenie.

Można taniej?
Jednym ze sposobów na niewyzbywanie się zasobów pieniężnych od razu jest podzielenie wdrożenia systemu ERP na etapy. To bardzo często stosowana praktyka. Na początek uruchamiane są moduły związane z finansami, księgowością i kontrolingiem, a potem, w miarę jak pracownicy zaczynają się z nimi oswajać, dochodzą kolejne rozwiązania pomagające zarządzać magazynem czy dostawami. Oczywiście, każdy moduł automatyzuje sporo procesów zachodzących w firmie. Innym sposobem finansowania jest skorzystanie z oferty leasingu systemu. Mimo wysokich kosztów sprawny system ERP jest nieoceniony, kiedy trzeba zarządzać sporymi zasobami.