Karty przedpłacone – potrzeba matką wynalazku

Karty biznesowe i korporacyjne jako instrument płatniczy wykorzystywane są przez polskie firmy w obrocie gospodarczym już od prawie dwudziestu lat. W chwili obecnej praktycznie każdy bank świadczący usługi na rzecz przedsiębiorstw posiada w swojej ofercie karty płatnicze. Dla banków „zwykłe” karty płatnicze są już produktem standardowym, dobrze rozpoznanym i obudowanym sporym know-how. Z drugiej strony znakomita większość klientów instytucjonalnych posiada już znaczną wiedzę i doświadczenie w obszarze kart płatniczych – jak funkcjonują, do czego mogą być wykorzystywane oraz jakie są ich zalety i wady. Coraz częściej mamy do czynienia z sytuacją, w której po jednej stronie znajduje się bank znający swoje obecne oraz potencjalne możliwości, a z drugiej klient świadomy oferty banku i zgłaszającego mu swoje pytania, uwagi, sugestie, a nierzadko propozycje rozwiązań. To właśnie potrzeby klientów i świadomość tych potrzeb po stronie banków spowodowały powstanie produktu, jakim są karty przedpłacone.

W czym karty przedpłacone są lepsze od „zwykłych” kart płatniczych?

Nie można stwierdzić, że karty przedpłacone są lepsze od zwykłych kart płatniczych. Natomiast można z pewnością powiedzieć, że karty przedpłacone są doskonałym narzędziem, które – właściwie wykorzystane – może usprawnić, uprościć i uczynić zarządzanie środkami firmy tańszym. Zalety kart przedpłaconych najłatwiej uzmysłowić sobie poprzez porównanie procesów wydania i użytkowania karty zwykłej i przedpłaconej.

Proces wydania „zwykłej” biznesowej karty płatniczej, co do zasady, realizowany jest przez banki w ten sam sposób. Najpierw klient (firma) musi zawrzeć z bankiem umowę, a następnie złożyć wniosek o wydanie karty. We wniosku klient wskazuje użytkownika karty i upoważnia go do dysponowania za pomocą tej karty środkami zgromadzonymi na rachunku klienta lub środkami w ramach limitu karty. Klient zobowiązany jest do podania danych osobowych użytkowników i uzyskania ich zgody na przetwarzanie tych danych przez bank. Bank, stosując się do zapisów Ustawy o elektronicznych instrumentach płatniczych, wymaga również złożenia przez użytkownika jego odręcznego wzoru podpisu. W dalszej kolejności bank przekazuje kartę i kopertę z PIN klientowi i/lub użytkownikowi. Wszystko to sprawia, że użytkownik może rozpocząć posługiwanie się kartą po kilku, kilkunastu dniach od złożenia wniosku. W tym miejscu pojawiają się pytania klientów: Dlaczego musimy podpisywać wiele wniosków? Dlaczego każdorazowo wniosek musimy wysyłać do banku? Dlaczego musimy podawać dane osobowe użytkowników? Dlaczego użytkownik musi podpisać wniosek/formularz? Czy możemy wnioskować o kartę nie znając danych użytkownika? Czy użytkownik będzie miał dostęp do całości środków zgromadzonych na rachunku powiązanym z kartą? Dlaczego tak długo trwa dostarczenie karty wysłanej pocztą? Czy istnieje prostszy sposób dystrybucji kopert z PIN i powiązania go z odpowiednią kartą i użytkownikiem? Jeżeli użytkownik karty przestaje być naszym pracownikiem, a na jego miejsce zatrudniamy nową osobę, to dlaczego musimy informować bank o rezygnacji ze „starej” karty i wnioskować o nową? Powyższe pytania są tym częstsze i bardziej ważkie, im więcej kart użytkuje dany klient, a w istocie rzeczy sprowadzają się do jednej generalnej kwestii – czy bank może zaoferować produkt, który jest osiągalny przy minimum formalności, szybko – najlepiej od ręki, a co za tym idzie tanio.

W dużej mierze odpowiedzią na powyższe pytania są niespersonalizowane karty przedpłacone. Po zawarciu umowy klient może zamówić dowolną, nawet „hurtową” liczbę kart niezawierających danych użytkowników.

Atrakcyjność kart przedpłaconych polega głównie na tym, że karty, które klient ma „na biurku”, może wykorzystać na wiele różnych sposobów, przekazując je dowolnym użytkownikom. Takie karty z powodzeniem mogą być wykorzystane do wypłacania/opłacania za ich pośrednictwem:
• wynagrodzeń/świadczeń/zasiłków – pracownikom, którzy nie mają własnych rachunków bankowych lub też zatrudnionym okresowo, na umowę zlecenie/o dzieło lub pracujących w zespołach o dużej rotacji zatrudnienia;
• zaliczek na poczet delegacji/wydatków realizowanych w trakcie podróży służbowych – pracownikom, którzy sporadycznie
odbywają podróże służbowe lub z innych przyczyn nie posiadają imiennych, służbowych kart płatniczych;
• premii, dodatków czy świadczeń – jeżeli pracodawca chce odseparować te świadczenia na rzecz pracowników od ich dochodów ze stosunku pracy;
• bonów świątecznych, nagród okolicznościowych, upominków;
• płatności na rzecz kontrahentów/dostawców – w szczególności jako instrument w ramach programów lojalnościowych czy motywacyjnych;
• wydatków: niskokwotowych, incydentalnych, niespodziewanych (karta w pogotowiu, na wszelki wypadek).
Po przekazaniu karty użytkownikowi i jej zasileniu (przedpłaceniu) przez klienta użytkownik może rozpocząć posługiwanie się kartą przedpłaconą, która może posiadać pełną funkcjonalność karty płatniczej.
Dla przykładu – wdrażając karty przedpłacone w Banku Millennium kierowaliśmy się jedną, nadrzędną zasadą – produkt musi spełniać znane nam wymagania klientów.

Dlatego też karty przedpłacone Millennium są:
• odbiurokratyzowane (minimum dokumentów i formalności),
• łatwe w obsłudze logistycznej (brak kopert z PIN, PIN ustanawiany przez użytkownika w automatycznym serwisie telefonicznym),
• szybkie (karta wydana użytkownikowi działa natychmiast, zasilenie i wycofanie zasilenia karty przez klienta jest realizowane online),
• proste i komfortowe w obsłudze zarówno przez klienta (zasilanie i wycofanie zasileń z rachunków kart, zmiany parametrów i zastrzeganie kart realizowane online za pośrednictwem systemu bankowości internetowej Millenet), jak i użytkownika (zmiana parametrów karty, sprawdzanie salda i historii transakcji za pośrednictwem automatycznego serwisu telefonicznego, w bankomatach banku lub via SMS),
• bezpieczne – każda karta wydawana jest z mikroprocesorem, posiada swój własny rachunek niepowiązany z rachunkiem klienta, transakcje potwierdzane są kodem PIN,
• funkcjonalne – karta umożliwia dokonywanie w Polsce i za granicą transakcji bezgotówkowych (w tym internetowych) oraz gotówkowych (w tym cash back),
• uniwersalne (w zależności od decyzji klienta: jego karty mogą obsługiwać wszystkie rodzaje operacji lub też jedynie transakcje bezgotówkowe lub gotówkowe, karty mogą być zasilane przez dowolną osobę lub wyłącznie przez klienta, raportowanie danych kart i transakcji może być standardowe, rozszerzone lub wg indywidualnych wymagań klienta),
• elastyczne cenowo – w zależności od liczby kart i obrotu transakcyjnego opłaty za karty i transakcje mogą być modyfikowane i dopasowywane do potrzeb indywidualnych klienta zarówno jeżeli chodzi o stawki, jak i sposób ich pobierania (w ciężar rachunków kart i/lub rachunków klienta, w postaci skumulowanej lub analitycznej),
• elastyczne marketingowo – karty mogą być wydawane ze standardową szatą graficzną banku, jak i z wykorzystaniem indywidualnego projektu graficznego oraz nadruku wskazanego przez klienta.
Karty przedpłacone są narzędziem, dla którego można znaleźć mnóstwo najróżniejszych zastosowań, i jak pokazuje praktyka, firmy potrafią je twórczo i efektywnie wykorzystywać – czasami w sposób, który bankowcom nie mógłby się nawet przyśnić.